Fakturierung

Die Fakturierung galt lange als Routine: Rechnung schreiben, versenden, ablegen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das anders. Die E-Rechnungspflicht hat die Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend verändert.

Wer 2026 noch mit PDF per E-Mail arbeitet, nutzt eine Übergangsregelung, die bald endet. Für viele Unternehmen wird der 1. Januar 2027 zum Stichtag, der strukturelle Umstellungen verlangt.

Definition: Was ist Fakturierung?

Fakturierung bezeichnet den gesamten Prozess der Rechnungsstellung an Kunden für gelieferte Waren und erbrachte Dienstleistungen. Der Begriff stammt vom lateinischen „factura“, was die Herstellung oder Rechnung bedeutet.

Die Fakturierung bildet die Schnittstelle zwischen dem Vertrieb, der Buchhaltung und dem Steuerrecht. Sie liefert die Grundlage für Umsatzerlöse, Umsatzsteuervoranmeldung, Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen.

Das Herzstück ist die Rechnung selbst. Sie dokumentiert eine abgeschlossene Leistung, verpflichtet den Empfänger zur Zahlung und schafft die Basis für den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger.

Wichtig für die Begrifflichkeit: In Deutschland heißt die Steuer korrekt Umsatzsteuer, geregelt im Umsatzsteuergesetz (UstG). Der oft verwendete Begriff „Mehrwertsteuer“ stammt aus der volkswirtschaftlichen Sichtweise und ist zwar umgangssprachlich etabliert, aber steuerrechtlich unpräzise.

Die rechtlichen Grundlagen auf einen Blick

Die Fakturierung in Deutschland ist dicht geregelt. Die zentralen Vorschriften:

• § 14 UstG: Ausstellung von Rechnungen, Pflichtangaben, E-Rechnungspflicht
• § 14a UstG: Zusatzangaben bei besonderen Umsätzen (Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Leistungen)
• § 14b UStG: Aufbewahrungspflichten
• § 15 UstG: Vorsteuerabzug (abhängig von der ordnungsgemäßen Rechnung)
• § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• § 238 HGB und § 146 AO: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
• GoBD: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung elektronischer Bücher

Ohne saubere Fakturierung keine ordnungsgemäße Buchführung. Und ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug für Ihren Kunden: ein Punkt, den Betriebsprüfer regelmäßig prüfen.

Das zentrale Thema 2026: Die E-Rechnungspflicht

Mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat der Gesetzgeber § 14 UStG neu gefasst. Seitdem gilt im Business-to-Business-Verkehr (B2B) in Deutschland schrittweise die E-Rechnungspflicht.

Der Stufenplan im Überblick

Ab August 2026 heißt das konkret:

• Sie müssen E-Rechnungen bereits empfangen und archivieren können.
• Sie dürfen bis Jahresende noch Papier oder PDF versenden – PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 2027 müssen alle Betriebe mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz versandfähig sein.
• Spätestens zum Jahreswechsel 2027/2028 müssen alle Betriebe E-Rechnungen ausstellen.

Was eine echte E-Rechnung ausmacht

Nicht jede elektronische Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Entscheidend ist das strukturierte, maschinenlesbare Format nach der europäischen Norm EN 16931.

Die beiden in Deutschland etablierten Formate:

• XRechnung – reines XML-Format, von der öffentlichen Verwaltung verpflichtend verlangt, nicht ohne Viewer lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN16931) – hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML. Menschen- und maschinenlesbar zugleich – deshalb im Mittelstand besonders beliebt.

Was keine E-Rechnung ist:

• PDF per E-Mail (ohne strukturierten XML-Anteil)
• Papierrechnung, auch wenn eingescannt
• Word- oder Excel-Dokumente
• Reine Bilddateien (JPG, PNG)

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss künftig elektronisch sein. Außen vor bleiben:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG

Für diese Fälle bleiben Papier und PDF uneingeschränkt zulässig.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält zwingend diese zehn Angaben:

1. vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
3. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
4. fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (sofern nicht identisch mit dem Rechnungsdatum)
7. nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
8. im Voraus vereinbarte Minderungen (Rabatte, Skonti, Boni)
9. anzuwendender Steuersatz sowie Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
10. ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Werklieferungen für Privatpersonen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG)

Fehlt auch nur eine dieser Angaben, verweigert das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug. Das ist der häufigste Streitpunkt bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen.

Zusatzangaben nach § 14a UStG

In bestimmten Fällen reicht die Standardliste nicht aus:

• Reverse-Charge: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Hinweis auf die Steuerbefreiung, USt-ID beider Parteien
• Differenzbesteuerung: Hinweis nach § 25a UStG
• Reiseleistungen: Hinweis nach § 25 UStG
• Gutschriften: Hinweis „Gutschrift"

Fehlen diese Zusatzangaben, drohen Probleme beim Vorsteuerabzug. Im schlimmsten Fall sogar eine Nachversteuerung.

Kleinbetragsrechnungen: Weniger Pflicht, weniger Risiko

Bei Rechnungen bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Rechnungsnummer, Empfängerangabe und USt-ID entfallen. Das vereinfacht den Alltag im Einzelhandel und bei schnellen Dienstleistungen deutlich.

Wichtig: Die 250-€-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag, nicht auf den Nettobetrag. Ein Bon über 249 € brutto fällt noch darunter, über 251 € brutto nicht mehr.

Rechnungsarten in der Praxis

Die klassische Ausgangsrechnung ist nur eine von mehreren Fakturierungsformen. Für die Buchhaltung sind die Unterschiede entscheidend.

• Anzahlungsrechnung: vor Leistungserbringung ausgestellt, verlangt Vorauszahlung. Umsatzsteuer wird fällig, sobald die Zahlung eingeht (Istversteuerung) bzw. die Rechnung gestellt wird (Sollversteuerung).
• Abschlagsrechnung: bei langlaufenden Projekten (Bau, Software, Werkverträge). Teilrechnung über bereits erbrachte Leistungen.
• Schlussrechnung: fasst alle Teilrechnungen zusammen, zieht geleistete Zahlungen und bereits abgerechnete Beträge ab. Weist die gesamte Umsatzsteuer aus.
• Dauerrechnung: bei wiederkehrenden Leistungen (Miete, Wartung, Abo). Einmal erstellt, mehrfach verwendet – mit Angabe der Zahlungstermine.
• Gutschrift: zwei verschiedene Bedeutungen! Umsatzsteuerlich meint § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt (z. B. im Vermittlergeschäft). Umgangssprachlich meint „Gutschrift“ oft eine Rechnungskorrektur, wofür „Stornorechnung“ oder „korrigierte Rechnung“ korrekt wäre.
• Stornorechnung: macht eine fehlerhafte Rechnung rückgängig. Rechnungsnummer der Originalrechnung angeben, Beträge negativ ausweisen.

Zahlungsziele, Skonto und Verzugszinsen

Die Fakturierung endet nicht mit dem Rechnungsversand. Sie steuert über Zahlungsbedingungen auch den Geldeingang.

Übliche Zahlungsziele:

• „zahlbar innerhalb 14 Tagen rein netto“
• „7 Tage mit 2 % Skonto, 30 Tage rein netto“
• „zahlbar sofort ohne Abzug“

Fehlt eine Vereinbarung, gilt die gesetzliche Regel: Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Rechnungsstellung und Fälligkeit automatisch ein (§ 286 Abs. 3 BGB).

Verzugszinsen 2026:

• bei B2B-Geschäften: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB)
• bei B2C-Geschäften: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
• zusätzlich pauschal 40 € Verzugsschadenpauschale bei B2B (§ 288 Abs. 5 BGB)

Diese Beträge können Sie ohne weiteren Nachweis geltend machen. Weitergehende Mahnkosten müssen Sie konkret belegen.

Rechnungsstellungsfrist: Wie lange darf ich mir Zeit lassen?

Bei B2B-Umsätzen und Werkleistungen an Privatpersonen gilt eine Pflicht zur Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung (§ 14 Abs. 2 UStG).

Verstöße sind nach § 26a UStG mit Bußgeld bis 5.000 € bewehrt. Praktisch wird selten geprüft. Wirtschaftlich schadet eine späte Rechnung ohnehin vor allem Ihnen selbst, weil der Geldeingang auf sich warten lässt.

Praxistipp: Rechnungen sollten unmittelbar nach Leistungserbringung erstellt werden. Jeder Tag Verzögerung verlängert den Zahlungszeitpunkt und belastet Ihre Liquidität.

Fakturierungssoftware: Was 2026 wirklich zählt

Ein handschriftlicher Rechnungsblock reicht in Zeiten der E-Rechnungspflicht längst nicht mehr aus. Moderne Fakturierungssoftware muss mindestens leisten:

• E-Rechnungs-Ausstellung in XRechnung und ZUGFeRD 2.0.1+
• E-Rechnungs-Empfang mit Validierung und Visualisierung
• fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummernvergabe
• revisionssichere Archivierung nach GoBD
• Export in Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexware, Sage)
• integriertes Mahnwesen
• automatischer Abgleich von Zahlungseingängen (Bank-Match)

Verbreitete Lösungen am deutschen Markt (alphabetisch, ohne Wertung): Billomat, Easybill, Lexoffice, Papierkram, sevdesk, WISO Mein Büro.

Für die Anbindung an die Buchhaltung lohnt sich der Blick auf die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online. Fast jedes Steuerberatungsbüro arbeitet damit.

Wer kompatibel fakturiert, spart Zeit und Erfassungskosten.

Aufbewahrung: 10 Jahre, elektronisch wie analog

Alle Rechnungen (ausgehende oder eingehende) müssen Sie nach § 14b UStG zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Für E-Rechnungen gelten besondere Anforderungen:

• Aufbewahrung im ursprünglichen elektronischen Format (nicht ausgedruckt)
• Unveränderbarkeit nach GoBD muss sichergestellt sein
• Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer gewährleisten
• bei Betriebsprüfungen auf Anforderung sofort vorlegen

Eine ausgedruckte E-Rechnung erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Das maschinenlesbare Format muss erhalten bleiben, inklusive der XML-Datei bei ZUGFeRD.

Ab 2025 wurden die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen für reine Buchungsbelege auf acht Jahre gekürzt. Rechnungen bleiben steuerrechtlich bei zehn Jahren, im Zweifel orientieren Sie sich an der längeren Frist.

Typische Fehler bei der Fakturierung

Aus der Praxis von Buchhaltungsbüros wiederholen sich einige Problemfälle immer wieder.

• Lücken in der Rechnungsnummernvergabe. Die Nummern müssen fortlaufend und einmalig sein. Jede Lücke ist ein Prüfanlass. Lösung: Nummernkreise durch die Software vergeben lassen, nicht manuell.
• Unvollständige Pflichtangaben. Fehlt die Steuernummer oder der korrekte Zeitraum der Leistung, verliert der Kunde seinen Vorsteuerabzug. Das belastet die Kundenbeziehung massiv.
• Falscher Steuersatz. 19 % statt 7 %, vergessene Reverse-Charge-Angabe, falsche Behandlung bei EU-Umsätzen. Bei größeren Beträgen summieren sich die Korrekturen schnell.
• Fehlende E-Rechnungs-Empfangsstruktur. Viele Betriebe haben die Empfangspflicht seit Januar 2025 unterschätzt. Wer keine XML-Datei lesen kann, verzögert die eigene Buchhaltung.
• Ausgedruckte Archivierung. E-Rechnungen gehören digital in das Archiv, nicht in den Ordner. Papier als Archivformat ist bei E-Rechnungen GoBD-widrig.
• Keine Mahnprozesse. Rechnungen zu stellen ist nur die halbe Miete. Ohne systematisches Mahnwesen bleiben Rechnungen zu lange offen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Fakturierung