Die Kreditorenbuchhaltung: Aufgaben und Teilbereiche

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und beschäftigt sich mit den Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören die Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, die Verwaltung offener Verbindlichkeiten sowie die fristgerechte Veranlassung von Zahlungen.

Eine gut organisierte Kreditorenbuchhaltung hilft Unternehmen außerdem dabei, Zahlungsfristen einzuhalten, Skonti zu nutzen und die eigene Liquidität im Blick zu behalten.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern.
• Sie ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung.
• Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Prüfung, Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen.
• Außerdem werden offene Posten sowie Zahlungs- und Skontofristen überwacht.
• Eine aktuelle Kreditorenbuchhaltung unterstützt die Liquiditätsplanung und hilft, verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten, Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern. Ein Kreditor ist dabei ein Gläubiger, gegenüber dem das Unternehmen aufgrund einer Lieferung oder Leistung eine Zahlungsverpflichtung besitzt.

Die Kreditorenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, die damit verbundenen Geschäftsvorfälle zu erfassen, zu überwachen und zu verwalten. Dazu gehören insbesondere Eingangsrechnungen und die daraus entstehenden offenen Verbindlichkeiten.

Gemeinsam mit der Debitorenbuchhaltung bildet sie einen wichtigen Bereich der Finanzbuchhaltung. Während die Kreditorenbuchhaltung Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten verwaltet, beschäftigt sich die Debitorenbuchhaltung mit Forderungen gegenüber Kunden.

Welche Aufgaben hat die Kreditorenbuchhaltung?

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung reichen von der Erfassung eines Lieferanten über die Bearbeitung seiner Rechnungen bis zur Zahlung und Archivierung. Dabei lassen sich mehrere zentrale Bereiche unterscheiden.

Kreditorenstammdaten pflegen

Für Lieferanten und Dienstleister werden sogenannte Kreditorenstammdaten angelegt und regelmäßig aktualisiert. Dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, Bankverbindung und vereinbarte Zahlungsbedingungen. Über eine Kreditorennummer können Rechnungen und weitere Geschäftsvorfälle dem jeweiligen Geschäftspartner zugeordnet werden.

Eingangsrechnungen prüfen, kontieren und buchen

Eingehende Rechnungen müssen vor der Buchung geprüft werden. Dabei wird unter anderem kontrolliert, ob die Rechnung dem richtigen Geschäftsvorgang zugeordnet werden kann und ob die Angaben mit der Bestellung, Lieferung oder erbrachten Leistung übereinstimmen.

Anschließend erfolgt die Kontierung und Buchung. Dabei werden die Aufwendungen den entsprechenden Konten und gegebenenfalls Kostenstellen zugeordnet. Durch die Buchung der Eingangsrechnung entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor.

Offene Posten und Zahlungsfristen verwalten

Solange eine gebuchte Eingangsrechnung noch nicht bezahlt wurde, besteht ein offener Posten. Die Kreditorenbuchhaltung überwacht diese offenen Verbindlichkeiten sowie die jeweiligen Zahlungsziele.

Eine aktuelle Offene-Posten-Liste (OPL) hilft dabei, anstehende Zahlungen rechtzeitig zu erkennen. Gleichzeitig können vereinbarte Skontofristen berücksichtigt und zusätzliche Kosten durch verspätete Zahlungen vermieden werden. Die offenen Verbindlichkeiten liefern außerdem wichtige Informationen für die kurzfristige Liquiditätsplanung.

Zahlungen veranlassen

Die Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass geprüfte und freigegebene Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Dabei müssen sowohl das Zahlungsziel als auch mögliche Skontofristen berücksichtigt werden.

Nach erfolgter Zahlung wird der offene Posten ausgeglichen. Bei Unstimmigkeiten, beispielsweise aufgrund eines falschen Rechnungsbetrags oder einer Gutschrift, kann außerdem eine Abstimmung mit dem jeweiligen Lieferanten notwendig sein.

Eingangsrechnungen archivieren

Auch die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Eingangsrechnungen gehört zur Kreditorenbuchhaltung. Rechnungen und entsprechende Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Dadurch stehen die relevanten Unterlagen beispielsweise auch für spätere Prüfungen zur Verfügung.

Warum ist die Kreditorenbuchhaltung wichtig?

Die Kreditorenbuchhaltung schafft einen Überblick darüber, welche Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten bestehen und wann diese bezahlt werden müssen. Dadurch ist sie unter anderem für die Liquiditätsplanung eines Unternehmens relevant.

Gleichzeitig lassen sich Zahlungsfristen besser überwachen und angebotene Skonti gezielt nutzen. Pünktliche Zahlungen helfen zudem dabei, Mahnkosten zu vermeiden und zuverlässige Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten aufrechtzuerhalten.

Eine sorgfältig geführte Kreditorenbuchhaltung sorgt somit für Transparenz über bestehende Zahlungsverpflichtungen und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Zahlungsausgänge vorausschauend zu planen.

Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zwei Teilbereiche der Finanzbuchhaltung, betrachten jedoch unterschiedliche Geschäftsvorfälle.

Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit Lieferanten und Dienstleistern. Sie erfasst Eingangsrechnungen, verwaltet daraus entstehende Verbindlichkeiten und überwacht die entsprechenden Zahlungsausgänge.

Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich dagegen mit den Kunden eines Unternehmens. Sie erfasst insbesondere Ausgangsrechnungen und die daraus entstehenden Forderungen sowie die dazugehörigen Zahlungseingänge.

Vereinfacht ausgedrückt: Bei Kreditoren schuldet das Unternehmen Geld, bei Debitoren schulden Kunden dem Unternehmen Geld.