Proforma-Rechnung in der Buchhaltung

Eine Proforma-Rechnung ist ein Beleg, der wie eine gewöhnliche Rechnung aufgebaut sein kann, jedoch grundsätzlich keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie kommt insbesondere im internationalen Warenverkehr zum Einsatz, beispielsweise wenn der Wert einer kostenlosen Warenlieferung für Zollzwecke dokumentiert werden muss. Darüber hinaus kann eine Proformarechnung in bestimmten Geschäftssituationen als vorläufiges Dokument verwendet werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Proforma-Rechnung stellt grundsätzlich keine Zahlungsaufforderung dar.
• Sie wird häufig für Zollzwecke bei Warenlieferungen ohne Berechnung verwendet.
• Typische Anwendungsfälle sind kostenlose Muster, Ersatzlieferungen oder Waren zur vorübergehenden Verwendung im Ausland.
• Das Dokument sollte eindeutig als „Proforma-Rechnung“ beziehungsweise „Proforma Invoice“ gekennzeichnet sein.
• Ob und wie eine Proforma-Rechnung buchhalterisch zu berücksichtigen ist, hängt vom zugrunde liegenden Geschäftsvorgang ab.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung, auch Proformarechnung genannt, ist ein Dokument, das äußerlich einer normalen Rechnung ähnelt. Im Unterschied zu einer Handelsrechnung dient sie jedoch grundsätzlich nicht als Zahlungsgrundlage.

Sie kann beispielsweise den Wert einer Warenlieferung dokumentieren, obwohl der Empfänger für die Ware nichts bezahlen muss. Das ist insbesondere bei grenzüberschreitenden Lieferungen relevant, da für Zollzwecke dennoch ein Warenwert angegeben werden kann.

Die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ beziehungsweise im internationalen Geschäftsverkehr „Proforma Invoice“ sollte auf dem Dokument deutlich erkennbar sein.

Wann wird eine Proforma-Rechnung benötigt?

Eine Proforma-Rechnung wird vor allem bei Warenbewegungen eingesetzt, bei denen keine reguläre Handelsrechnung als Zahlungsgrundlage erforderlich ist. Typische Anwendungsfälle sind:

• kostenlose Waren- und Mustersendungen,
• kostenlose Ersatzlieferungen im Rahmen von Garantie oder Kulanz,
• Waren, die nur vorübergehend ins Ausland gebracht werden,
• Lieferungen für Messen oder Ausstellungen,
• weitere Warenlieferungen ohne Berechnung.

Insbesondere bei Lieferungen in Drittländer kann die Proforma-Rechnung für die Zollabwicklung erforderlich sein. Obwohl keine Zahlung verlangt wird, benötigt der Zoll Angaben zum Warenwert und zur Sendung.

In einigen Ländern kann eine Proforma-Rechnung außerdem beispielsweise für die Beantragung einer Importlizenz oder die Eröffnung eines Akkreditivs verlangt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?

Der entscheidende Unterschied liegt im Zweck der Dokumente. Eine gewöhnliche Rechnung dient der Abrechnung einer Lieferung oder Leistung und enthält regelmäßig eine entsprechende Zahlungsforderung.

Eine Proforma-Rechnung löst dagegen grundsätzlich keine Zahlung aus und gilt nicht als Zahlungsgrundlage. Sie kann beispielsweise dazu dienen, den Wert kostenlos versendeter Waren gegenüber den Zollbehörden zu dokumentieren.

Trotz ihres ähnlichen Aufbaus sollte die Proforma-Rechnung deshalb nicht mit einer gewöhnlichen Rechnung verwechselt werden.

Welche Angaben gehören auf eine Proforma-Rechnung?

Für Proforma-Rechnungen gibt es nicht dieselben allgemeinen umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben wie für eine reguläre Rechnung. Welche Informationen benötigt werden, hängt insbesondere vom Verwendungszweck und bei Auslandslieferungen von den Anforderungen des jeweiligen Ziellandes ab.

Typischerweise enthält eine Proforma-Rechnung unter anderem:

• die eindeutige Kennzeichnung „Proforma-Rechnung“ beziehungsweise „Proforma Invoice“,
• Name und Anschrift von Absender und Empfänger,
• Ausstellungsdatum und gegebenenfalls eine Dokumentennummer,
• genaue Bezeichnung und Menge der Waren,
• Einzel- und Gesamtwert der Waren,
• Liefer- und Versandbedingungen,
• Ursprungsland der Waren,
• gegebenenfalls Zolltarifnummern und weitere für die Einfuhr erforderliche Angaben.

Bei kostenlosen Sendungen sollte außerdem deutlich werden, dass die Lieferung ohne Berechnung erfolgt und der angegebene Wert lediglich für Zollzwecke dient.

Wie wird eine Proforma-Rechnung gebucht?

Eine Proforma-Rechnung wird nicht allein deshalb wie eine normale Eingangs- oder Ausgangsrechnung gebucht, weil sie äußerlich einer Rechnung ähnelt. Entscheidend ist der tatsächliche Geschäftsvorgang.

Dient das Dokument beispielsweise lediglich dazu, den Warenwert einer kostenlosen Mustersendung für den Zoll anzugeben, entsteht daraus keine Forderung gegenüber dem Empfänger. Die Proforma-Rechnung selbst stellt in diesem Fall keine gewöhnliche Ausgangsrechnung mit Zahlungsanspruch dar.

Wird später eine tatsächliche Lieferung oder Leistung gegen Bezahlung abgerechnet, ist hierfür grundsätzlich die entsprechende ordnungsgemäße Rechnung maßgeblich. Die buchhalterische Behandlung richtet sich daher nach dem zugrunde liegenden Geschäft und nicht allein nach der Bezeichnung „Proforma-Rechnung“.

Ist bei einer Proforma-Rechnung ein Vorsteuerabzug möglich?

Für den Vorsteuerabzug gelten die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für Rechnungen. Eine Proforma-Rechnung, die lediglich zu Informations- oder Zollzwecken ausgestellt wurde und keine ordnungsgemäße Rechnung über eine tatsächlich abgerechnete Leistung darstellt, berechtigt daher nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung oder ihres rechnungsähnlichen Aufbaus zum Vorsteuerabzug.

Für Unternehmen ist deshalb entscheidend, ob ein ordnungsgemäßer Rechnungsbeleg für die betreffende Leistung vorliegt.

Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?

Aus einer Proforma-Rechnung ergibt sich grundsätzlich keine eigenständige Zahlungsaufforderung. Das bedeutet jedoch nicht, dass der zugrunde liegende Geschäftsvorgang generell unverbindlich ist.

Ob zwischen den beteiligten Parteien bereits vertragliche Verpflichtungen bestehen, hängt von den jeweiligen Vereinbarungen und dem konkreten Geschäft ab. Die Bezeichnung eines Dokuments als Proforma-Rechnung entscheidet darüber nicht allein.