Als Gründer die Buchhaltung und Lohnabrechnung selbst erstellen?

vom 11. August 2021

Für viele Gründer stellt sich die Frage: soll ich die Buchhaltung und Lohnabrechnung selbst erstellen oder lieber von einem Buchhalter erstellen lassen?

Vielen Selbstständigen fällt das Buchhaltungs- und Lohnwesen auch deshalb schwer, weil sie bis jetzt noch nie mit diesem Thema zu tun hatten. Wenn man sich also aus verschiedensten Quellen Informationen besorgt hat, zum Beispiel im Internet, Büchern oder Broschüren, so stellt man schnell fest, dass die Buchhaltung und die Lohnabrechnung sehr komplexe Aufgaben darstellen. Und so kann es sein, dass die Arbeit an der Lohnbuchhaltung einem unendlich lang erscheint und darüber hinaus auch noch sehr kompliziert ist.

Lohnabrechnung selbst machen: Lohnt sich das?

In der Gründungsphase, möchte ein Unternehmer in der Regel die meisten Aufgaben selbst erledigen und nicht darauf angewiesen sein, andere etwas erledigen zu lassen. Das ist verständlich, denn in der Gründungsphase möchte man so wenig Geld wie möglich an externe Dienstleister abgeben. Wenn Sie jedoch schon in der Gründungsphase Mitarbeiter anstellen, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie Ihre wertvolle Zeit mit Ihrer Buchhaltung sowie der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufwenden möchten, oder die Zeit sinnvoll in Ihr Business zu investieren.

Ob es eine gewinnbringende Idee ist, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung selbst zu machen, hängt zudem immer von der ganz persönlichen Lebenssituation ab. Es muss dabei also zunächst einmal geklärt werden, wie hoch die Einnahmen sind und was Ihre Ansprüche im Hinblick auf Ihren Lebensstandard sind. Neben der Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft und deren Entwicklung aufwenden sollten, haben Sie natürlich auch noch ein Privatleben. Wenn Sie das Geld für einen Lohnbuchhalter aufbringen, bleibt Ihnen die übrige Zeit für Ihre Familie und die Freizeit, was Ihren Lebensstandard aufwertet.

Die Lohnabrechnung an einen Buchhalter outsourcen

Die Themen Lohnabrechnung und Buchhaltung sind für viele Gründer ein Buch mit sieben Siegeln. Und somit fragen sich viele Gründer, ob sie die Buchhaltung selbst erstellen sollen? Arbeite ich mit einem Buchhalter oder/und einem Steuerberater zusammen? Oder kaufe ich ein Buchhaltungsprogramm? Hier erfahren Sie, warum es sinnvoll ist die Lohnabrechnung und Buchhaltung an einen externen Dienstleister abzugeben. Natürlich macht man sich Gedanken um die Gebühren, die ein Steuerberater oder auch ein Buchhalter verlangt. Und doch kommen bei vielen Gründern, die sich das erste Mal mit der allgemeinen Buchhaltung beschäftigen die Erkenntnis, dass es dennoch sinnvoll ist, die Buchhaltung abzugeben. Diese Erfahrung teilen viele Gründer. Und deshalb ist es lohnenswert, die Buchhaltung an einen Fachmann zu übergeben, der dann auch für genaue Abschlussrechnungen im Jahresabschluss sorgt.

Ein Buchhalter übernimmt für Sie die Buchführung und die Lohnabrechnung und Sie können so Fehler bei der Steuererklärung, im Geschäftsbescheid, der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der allgemeinen Buchhaltung vermeiden.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit und Nerven. Außerdem vermeiden Sie Fehlerquellen und können sicher sein, dass Ihre Finanzen immer richtig und korrekt verbucht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie nicht einen Buchhalter bzw. ein Lohnbüro vor Ort beauftragen müssen. Dank der Digitalisierung stehen wir Ihnen von Buchhaltung.de natürlich Deutschlandweit gerne zur Verfügung. 

Gehört die Lohnabrechnung zur Buchhaltung?

Ja, die Lohnabrechnung gehört zur Buchhaltung. Der Begriff Buchhaltung umfasst alle Tätigkeiten, die sich mit der Wirtschafts- und Rechnungsabwicklung eines Unternehmens befassen. Die laufenden Kosten werden in Handels-, Fabrikations- oder Dienstleistungsbüchern erfasst und später aufsummiert. Diese werden dem Ertrag gegenübergestellt und ergeben so die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Lohnabrechnung umfasst alle Zahlungsverpflichtungen eines Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern. In der Regel werden die Lohnabrechnung und damit auch die laufende Kostenberechnung von der Finanzbuchhaltung festgelegt.

Besonderheiten und Sonderfälle in der Lohnabrechnung

Der Arbeitgeber- bzw. Unternehmeranteil an Sozialversicherungsbeiträgen ist über ein Jahr verteilt in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und nicht alles auf einen Schlag als Vorauszahlung anzusetzen. Der Arbeitgeber- bzw. Unternehmeranteil für die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung muss anteilig vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Berechnung des Arbeitgeber- bzw. Unternehmeranteils erfolgt nach dem Sozialversicherungsgesetz (SVG).

Wie setzt sich das Gehalt bzw. der Lohn zusammen?

Beim Gehalt handelt es sich im Prinzip um „Entgelt“, also um die Gegenleistung für eine Arbeitsleistung. Auf diese Weise wird in der Regel aber auch der Lohn bezeichnet. Der Lohn ist dabei die Vergütung für geleistete Arbeit (auch jede andere Art von Geldzuwendung stellt einen Lohn dar). Bei Mitarbeitern handelt es sich außerdem meistens um Löhne, weshalb diese Form des Begriffs in der Praxis als Synonym für Lohn missverstanden wird. Weitere Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung finden Sie unter folgendem Link…zum Content Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Buchhaltung in der Gründerzeit

Da Gründer sich in der Anfangszeit vor allem um ihr Startup selbst kümmern müssen, machen sie sich über die Buchhaltung zu Beginn wahrscheinlich eher weniger Gedanken. Gründer erledigen häufig noch andere Aufgaben, wie das Marketing, um das Geschäft bekannt zu machen oder die Einarbeitung in eine neue Software. Nehmen Sie sich die Zeit unbedingt für Ihr Unternehmen und überlassen Sie die Buchhaltung dem Profi.

Was bedeutet eigentlich Buchhaltung?

Buchhaltung bezeichnet das kontinuierliche Erfassen und Systematisieren von Geschäftsdaten, um z. B. den Vermögens- und Ertragszustand eines Unternehmens zu dokumentieren oder die Gründe für periodische Überschüsse (Gewinn) oder Fehlbeträge (Verlust) festzustellen. Buchhaltung ist ein Buchführungssystem, das die Buchungen von finanziellen Transaktionen ermöglicht und Buchungsfehler aufspürt. Buchführung umfasst u. a. die Führung der Bücher für Abschreibung, Buchgewinn/Buchverlust-Rechnung, Buchrückläufer, Eigenkapitalerhöhungen (Kapitalherabsetzung), Lagerwertansatzgruppe sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Buchhaltung bezeichnet die Buchführung eines Unternehmens, sie verwendet Buchungssysteme zur Buchführung und betreibt Buchprüfung. Die Buchhaltung ist eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen. Buchhalter sind geschulte Fachkräfte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsprozesse effizient zu gestalten.

Buchführung für Selbstständige: ein wichtiges Thema

Schon vor dem ersten Buchungstag muss der Gründer einige wichtige Punkte berücksichtigen. Eine Buchhaltung ist anfangs nur ein grobes Register, das die notwendigsten Informationen aufzeichnet und die Vielfalt der Buchungen abbildet.

  • Wie sehen meine Bilanzen aus?
  • Sind Buchungen in Ordnung?
  • Wo liegen Fehlerquellen (zum Beispiel: Werbe- oder Urlaubsfehlbeträge)?
  • Was muss ich besser machen?

Im Laufe der Jahre wird die Buchhaltung anspruchsvoller. Buchungen müssen in jedem Fall immer korrekt sein, daher sollten Sie Ihre Buchungen auch den Experten überlassen, um im Falle eines Betriebsprüfungsverfahrens keine Nachteile zu haben. Buchungen sind die Grundlage für alle finanzwirtschaftlichen Informationen eines Unternehmens. Daher ist es wichtig, Buchhaltung und Lohnabrechnung von Anfang an professionell zu erledigen, damit keine Fehler gemacht werden und eventuelle Schäden vermieden werden können.

Buchhaltung und Lohnabrechnung

Die Buchhaltung ist immer ein wichtiger Teil eines jeden Unternehmens. Denn um die Buchhaltung selbst machen zu können, müssen Buchhaltungs- oder Buchführungskenntnisse vorhanden sein. Sie müssten sich gut in die Materie und zeitgleich auch noch in eine Buchhaltungssoftware einarbeiten. Daher sollten sich gerade Gründer und Selbstständige an ein Lohnbüro wenden. Benötige ich nach der Gründung die doppelte Buchführung?

Eine wichtige Frage, die Sie unbedingt beachten sollten. Denn ohne richtige Buchführung lässt es sich doch schwerlich ausrechnen, was woanders fehlt – oder ob man mit dem Umsatz- und Ertrag doch mehr hätte erwirtschaften können.

Die doppelte Buchführung ist essenziell. Denn diese setzt alle Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste genau dokumentiert auf. Und das ist wichtig für größere Unternehmen und gerade bei Steuervorauszahlungen. Doch was ist mit kleineren Unternehmen? Sollen diese auch die doppelte Buchführung anwenden? Nun, eigentlich nicht. Denn oft reicht die sogenannte Einnahme-Überschussrechnung und Gewinnermittlung zur doppelten Buchführung vollkommen.

Doppelte Buchhaltung ist eigentlich für Unternehmen sinnvoll, die steuerrechtliche Vorauszahlungen leisten müssen. Das heißt: Für größere Firmen, Dienstleister und Selbstständige in der Freiberuflichkeit doppelte Buchführung benötigen. Als Grundlage dafür dient die doppelte Buchführung. Außerdem ist diese notwendig, wenn ein Steuerberater oder Buchhalter mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragt ist. In diesem Fall dokumentiert doppelte Buchführung alle Einnahmen und Ausgaben genau – damit es keine Probleme wegen fehlender Unterlagen gibt.

Sobald ein Unternehmen einen festen Standort und mehr als drei Angestellte beschäftigt, sind doppelte Buchführung (Gesamtrechnung) und doppelte Anmeldung der Umsatzsteuer beim Finanzamt Pflicht. Grundsätzlich ist die doppelte Buchführung über die Personengesellschaft (GmbH, AG etc.) möglich.

Das bedeutet für den Startup-Gründer: In der Gründungsphase sollten lediglich Einnahmen dokumentiert werden, sodass keine doppelten Buchführungen notwendig sind.

„Einnahmen dokumentieren“ bedeutet: Automatische Übernahme von Zahlungseingängen aus Belegen (z.B. Onlineshops) in das Finanzbuch des Unternehmens mit Vermerk und Hinweis auf die Gutschrift im jeweiligen Konto der Kasse bzw. sonstiger Bank-Kontobereiche. Dies sollte mindestens einmal pro Woche mit Stand vom Anfang des Geschäftstages erfolgen. Nicht dokumentiert werden sollten Einnahmen aus Stundenlöhnen (z. B. doppelte Anmeldung der Umsatzsteuer). Doppelte Buchführung ist nicht erforderlich, solange diese Zahlungen vom eigenen Konto entgeltet werden (Ein-Kontobereich).

Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung?

Bei Bilanzen wird der Gesamtwert des Unternehmens mit dem Bilanzwert aufsummiert. Bilanzen sind für die „Werthaltigkeit“ des Unternehmens wichtig. Die Aufgliederung in Aktiva und Passiva ermöglichen zudem Einblicke in das Verhältnis von Geldmitteln (Liquidität) zu finanziellen Ressourcen (Forderungen und Verbindlichkeiten). Bilanzen basieren auf Bilanzierungsregeln, die den Bilanzwert errechnen.

Allgemeines zum Thema Steuern – nützliche Informationen

Steuergesetze und Steuerfachbegriffe sind kompliziert und oft schwer verständlich. Daher überlassen die meisten Selbstständigen und Gründer diesen Geschäftsbereich einem Buchhaltungsbüro. Die stetigen Änderungen der Steuergesetze machen es vor allem Gründern schwer, den Überblick zu behalten. Steuern und Lohnabrechnungen verlangen Unternehmern viel ab und rauben Zeit.

Neben den steuerlichen Aspekten gilt es jedoch auch die verschiedensten (Finanz-) Rechnungen zu erstellen. Diese Aufgaben sind in den meisten Fällen die Aufgaben eines Buchhalters oder Steuerexperten. Deshalb lohnt es sich, Buchhalter und Steuerfachleute bei der Buchhaltung einzusetzen.

Die Buchhaltung an einen Fachmann outsourcen – so erleichtern sich Gründer das Leben

Wer seine Buchhaltung und Lohnabrechnung immer gleich selbst erledigt, wird feststellen, dass er in Sachen Buchhaltung nach den ersten Jahren an die Grenzen der Buchführung kommt. Sobald Sie dann expandieren, ist es schwer, geschäftliche Buchführung und Buchhaltung mit persönlicher Buchführung zu verbinden. Buchhaltung ist Buchführung. Hier muss Buch geführt werden. Buchführung dagegen bezieht sich auf die Buchhaltung, also den Nachweis der Buchguthaben und Buchschulden im Handels- oder Genossenschaftsregister.

Ein Buchhalter überprüft das kleinste Detail, Details an die Sie als Gründer und Unternehmer Anfangs vielleicht gar nicht denken. Er führt konkret die Bücher legt, diese Buchungen Jahr für Jahr in Ordnern oder elektronischen Archiven ab. Als Ihr professionelles Buchhaltungsbüro freuen wir uns Ihre Ansprechpartner zu sein.

Digitalisierung des Rechnungswesens eine Erleichterung für Gründer

Digitalisierung des Rechnungswesens dient dem Neugründer, da sie effizient und kosteneffektiv ist. So viel ist sicher!

Wer ein Unternehmen gründet, muss viele technische Digitalisierungsprozesse meistern. Digitalisierung des Rechnungswesens kommt nicht von ungefähr. Das Rechnungswesen ist aufgrund der Digitalisierung nahezu überall automatisiert. Unabhängig davon müssen Sie sich in die Prozesse einarbeiten und auch das kostet Sie wiederum viel Zeit. Was Sie allerdings nicht vergessen dürfen: Die Zuarbeit an den Buchhalter oder Steuerberater Ihrerseits ist unbedingt notwendig. So können Digitalisierung und Rechnungswesen Hand in Hand gehen. Daher ist wichtig, dass Sie Ihre steuerliche Ablage im Unternehmen sorgfältig durchführen und ablegen. Die Übermittlung kann dann voll automatisiert an Ihr Lohnbüro durchgeführt werden.

Digitalisierung im Rechnungswesen ist auch innovativ, weil kein Geld verschwendet wird. Digitalisierung steigert die Produktivität, weil Digitalisierung Vorsprung darstellt. Im Rechnungswesen ist die Digitalisierung außerdem eine Form von Digitalisierungsprozessen zur Gewinnmaximierung im Unternehmen.

Arbeitserleichterung durch ein Buchhaltungsbüro?

Als Start-up-Unternehmer ist man oftmals auf viele Dinge gleichzeitig konzentriert. Auf die Steuern, den Neukundenauftrag, die Einarbeitung der Mitarbeiter und natürlich die eigentliche Aufgabe des Unternehmens. Da bleibt der Buchhaltung oft schlichtweg keine Zeit. Doch was geschieht im Falle einer Buchführungspflicht in Deutschland? Sollte man nicht zumindest fällige Rechnungen schnellstmöglich begleichen oder aber die Umsatzsteuervoranmeldungen rechtzeitig erstellen? Hier gibt es für jeden dieser Aufgabengebiete spezialisierte Fachleute, die schnell und zügig handeln. Das Buchhaltungsbüro hat eine klare Vorgabe: effizient arbeiten und nur das tun, was der Gründer vorher beschrieben hat. Die Arbeitserleichterung liegt hier ganz klar auf der Hand.

  • Buchungen, die ein Buchhalter übernehmen kann
  • Die Tätigkeit des Buchhalters ist sehr breit gefächert: vom Vorbereiten der Buchhaltung, über das Erstellen des Jahresabschlusses bis hin zur Lohnbuchhaltung. Diese Aufgaben sind nicht leicht für jemanden, der keine Fachkenntnis besitzt. Ein erfolgreiches Start-up hat den Anspruch, dass all diese Punkte professionell und vor allem fachgerecht umgesetzt werden. Es geht schließlich um Ihr eigenes Geld!

Als Unternehmer und Arbeitgeber tragen Sie für Ihre Mitarbeiter Verantwortung

Der Lohn Ihrer Mitarbeiter muss monatlich ausbezahlt werden. Die entsprechende Lohnabrechnung muss unbedingt korrekt erfolgen. Dies ist etwas, das Ihnen Ihr Buchhalter ganz klar sagen wird. Buchhalter sind nicht nur darin geübt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen, sondern auch darin, Sie darauf hinzuweisen, dass diese korrekt, pünktlich und jeden Monat durchgeführt werden muss. Wenn Sie diese Dinge nicht tun, kann das zu Geldstrafen für Ihr Unternehmen führen und dazu, dass die Mitarbeiter mit ihren Löhnen und dem System am Arbeitsplatz unzufrieden sind.

Als Gründer eines kleinen Unternehmens gibt es viele Aufgaben, Sie übernehmen müssen. Dazu gehören personelle Aufgaben wie Mitarbeiterschulung und die, Einstellung neuer Mitarbeiter. Auch wenn die Beauftragung eines Gehaltsabrechnungsdienstes eine der besten Investitionen sein kann, die Sie für Ihr Unternehmen tätigen, ist es bedeutungsvoll, dass Sie mit allen Aspekten davon aktiv bleiben.

Die Löhne Ihrer Mitarbeiter werden vom Bankkonto des Unternehmens bezahlt, was bedeutet, dass Sie die volle Kontrolle darüber haben müssen. Hier sollten Sie den Überblick nicht verlieren, ansonsten kann es schwerwiegende Folgen haben. Sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in der Beziehung zu Ihren Mitarbeitern. Als Geschäftsinhaber müssen Sie die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter übernehmen. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Löhne pünktlich ausbezahlt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie wissen, ob etwas geändert oder korrigiert werden muss.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es notwendig werden, ein Lohnbüro zu beauftragen. Ein Unternehmen, das mehr Mitarbeiter beschäftigt und schon länger als ein Jahr in Betrieb ist, sollte diese Option auf jeden Fall in Betracht ziehen. Aber auch wenn der Gehaltsabrechnungsdienstleister sich darum kümmert, sollten Sie immer noch ein Auge auf alles haben, was in Ihren Büchern und Gehaltsabrechnungen steht. Ein großer Unterschied zwischen den Gründern eines solchen Unternehmens, die ihre Buchhaltung selbst erledigen, und diesen Aufgaben, die von einer externen Agentur erledigt werden, ist das gesparte Geld und die gesparte Zeit bei der Korrespondenz mit der Buchhaltung

Mit anderen Worten, es ist sinnvoll, Ihre Buchhaltung und Lohnabrechnung extern erstellen zu lassen. Der richtige Umgang mit der Buchhaltung und der Gehaltsabrechnung geht Hand in Hand. Auf diese Weise können Sie eine positive Beziehung aufbauen, die auf gegenseitigem Vertrauen basiert.

Buchhaltung und Lohnabrechnung erstellen lassen durch ein Buchhaltungsbüro

Wie viel Kopfzerbrechen bereitet die Buchhaltung? Und die häufigsten Probleme und Fragen treten bei der Lohnabrechnung auf. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind komplex und erfordern jahrelange Erfahrung. Um Fehlerquellen zu vermeiden ist es besser, die Buchführung auszulagern.

Buchhaltung und Gehaltsabrechnung – die Wissensgrundlage der Buchhaltung eines Unternehmens

Die Bedeutung von Buchhaltung und Gehaltsabrechnung kann nicht genug betont werden. Ohne sie können wesentliche Teile Ihres Unternehmens nicht ordnungsgemäß betrieben werden. Die Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt im Finanzmanagement, der letztlich in die Finanzverwaltung und -kontrolle einfließt. Mit der Unterstützung eines effizienten Systems ist es einfach, Aspekte zu identifizieren, an denen Ausgaben eingespart werden können, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Es geht auch darum, den Betrag zu ermitteln, der für Sozialleistungen wie Krankenversicherung, Arbeiterunfallversicherung usw. aufgewendet werden muss.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Sie erhalten von uns ein unverbindliches Angebot.

Ihr Team von Buchhaltung.de – Dipl.-Kfm. Sven Gründemann

(0 79 57) 4 11 05 24 | info@buchhaltung.de
Erbracht werden ausschließlich Leistungen gem. § 6 Nr. 3 und 4 des StBerG, ohne Rechts- und Steuerberatung.
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