OCR (Optical Character Recognition)

Wer Belege und Rechnungen nicht mehr mühsam von Hand erfassen möchte, setzt auf OCR. Die Technologie macht es möglich, gedruckte Texte und Zahlen direkt aus Scans oder Fotos zu übernehmen und digital weiterzuverarbeiten. Gerade in der Buchhaltung, wo tagtäglich eine Vielzahl an Dokumenten anfällt, sorgt OCR für eine erhebliche Zeitersparnis. Anstatt Daten manuell abzutippen, können sie automatisiert ausgelesen, durchsucht und ins System übernommen werden. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch Fehlerquellen.

Was versteht man unter OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition (auf Deutsch: Texterkennung). Darunter versteht man eine Technologie, die gedruckte oder handgeschriebene Texte in digitalen Dokumenten oder Bildern automatisch erkennt und in bearbeitbaren Text umwandelt. So können Inhalte, die ursprünglich nur als Bilddatei oder Scan vorlagen, weiterverarbeitet, durchsucht und gespeichert werden.

Wie funktioniert OCR?

Bei der OCR-Erkennung werden zunächst die visuellen Strukturen einer Vorlage – etwa Buchstaben, Zahlen oder Symbole – analysiert. Anschließend ordnet die Software diese Zeichen bekannten Mustern in ihrer Datenbank zu. Moderne Systeme nutzen dabei oft Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um auch komplexe Layouts oder schwer lesbare Handschriften zuverlässig zu erkennen.

Was sind Vorteile von OCR in der Buchhaltung?

Gerade in der Buchhaltung bietet OCR erhebliche Vorteile:

• Zeitersparnis: Rechnungen, Belege oder Kontoauszüge müssen nicht mehr manuell abgetippt werden.
• Fehlerreduktion: Automatische Erkennung verringert das Risiko von Tippfehlern.
• Such- und Archivierungsfunktionen: Dokumente können schneller durchsucht und digital archiviert werden.
• Integration in Systeme: OCR-Software lässt sich oft direkt mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verbinden, wodurch ein automatisierter Datenfluss entsteht.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für OCR?

Beim Einsatz von OCR in der Buchhaltung müssen Unternehmen sicherstellen, dass die erfassten Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Besonders relevant sind hier die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese schreiben vor, dass Belege unveränderbar archiviert werden müssen und jederzeit nachvollziehbar sein sollen. OCR hilft dabei, Dokumente digital zu erfassen und revisionssicher zu speichern.

Wichtig ist jedoch: Die Technologie ersetzt nicht die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Unternehmen sollten daher darauf achten, dass ihre OCR-Software mit entsprechenden Archivierungs- und Sicherheitsfunktionen kombiniert wird.

Praxisbeispiele

Ein typisches Anwendungsfeld ist die automatische Belegerfassung: Eingescannte Rechnungen werden per OCR erkannt, die relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Datum ausgelesen und direkt ins Buchhaltungssystem übernommen. Auch bei der Digitalisierung von Verträgen oder beim Abgleich von Kontoauszügen kommt die Technologie zum Einsatz.