Beleg

Was ist ein Beleg?

„Keine Buchung ohne Beleg" ist einer der bekanntesten Grundsätze in der Buchhaltung – und trotzdem sorgt das Thema Belege im Unternehmensalltag regelmäßig für Fragen. Was zählt überhaupt als Beleg? Was muss draufstehen? Und was passiert, wenn ein Beleg verloren geht? Im Folgenden beantworten wir alle wichtigen Fragen rund um Belegarten, Pflichtangaben, Aufbewahrungsfristen und die digitale Belegverarbeitung.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis eines Geschäftsvorfalls und bildet die unverzichtbare Grundlage jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung.
• Man unterscheidet zwischen internen Belegen (z. B. Ausgangsrechnungen) und externen Belegen (z. B. Eingangsrechnungen, Kontoauszüge).
• Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt je nach Dokument 6 oder 10 Jahre – geregelt in § 257 HGB und § 147 AO.
• Belege müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie buchhalterisch und steuerlich anerkannt werden.
• Fehlt ein Beleg, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Eigenbeleg ausgestellt werden.
• Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland eine Belegausgabepflicht: Jede Transaktion an einer elektronischen Kasse muss mit einem Kassenbon quittiert werden.
• Digitale Belege sind papierhaften Belegen gleichgestellt – sofern die Vorgaben der GoBD eingehalten werden.

Definition: Was ist ein Beleg?

Ereignisse in einem Unternehmen müssen dokumentiert werden, um sie im Rahmen der Finanzbuchhaltung zu verarbeiten und beispielsweise Umsatz oder Gewinn und Verlust zu ermitteln. Unter dem Begriff „Beleg" fasst man solche Nachweise zusammen – mit ihnen belegen (beweisen) Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle.

Der Großteil der Belege im unternehmerischen Alltag umfasst Nachweise über Einnahmen und Ausgaben. Es gibt jedoch auch weitere Dokumente, die als Beleg gelten – etwa Kontoauszüge, Lohnabrechnungen oder Steuerbescheide. Sie alle bilden die Grundlage für die Buchhaltung und die Arbeit von Buchhaltern. Im Zweifel lässt sich jeder Vorgang im Unternehmen lückenlos nachvollziehen.

Belege erfüllen damit eine Doppelfunktion: Sie dienen einerseits der internen Kontrolle und andererseits dem Nachweis gegenüber externen Stellen – insbesondere dem Finanzamt. Nicht ohne Grund greift der Prüfer bei einer Betriebsprüfung als Erstes zu den Belegen.

Rechtliche Grundlagen

Die Belegpflicht ist in Deutschland gesetzlich verankert. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen sind:

• § 238 Handelsgesetzbuch (HGB): Verpflichtet Kaufleute zur Buchführung und damit mittelbar zur Belegsicherung.
• § 257 HGB: Regelt Aufbewahrungsfristen für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege – grundsätzlich zehn Jahre.
• § 147 AO (Abgabenordnung): Entsprechende steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht; hier gelten je nach Dokumenttyp sechs oder zehn Jahre.
• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Das BMF-Schreiben definiert, wie digitale Belege aufzubewahren und zu verarbeiten sind.

Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung, dass das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft und Hinzuschätzungen vornimmt – sprich: höhere Einnahmen unterstellt, als tatsächlich erzielt wurden.

Beleg vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

Diese beiden Begriffe werden im Alltag häufig gleichgesetzt, bezeichnen aber nicht dasselbe. Eine Rechnung ist ein spezifisches Dokument, das ein Unternehmen für eine erbrachte Lieferung oder Leistung ausstellt. Sie ist also eine bestimmte Art von Beleg – aber eben nur eine unter vielen.

Der Begriff Beleg ist der Oberbegriff: Er umfasst alle Dokumente, die einen Geschäftsvorfall nachweisen. Dazu zählen neben Rechnungen auch Quittungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Steuerbescheide und viele weitere Dokumente. Umgekehrt gilt: Jede Rechnung ist ein Beleg, aber nicht jeder Beleg ist eine Rechnung.

Für den Vorsteuerabzug ist diese Unterscheidung besonders relevant: Nur eine Rechnung mit allen gesetzlichen Pflichtangaben (§ 14 UStG) berechtigt zum Abzug der ausgewiesenen Umsatzsteuer. Eine einfache Quittung ohne Steuerausweis reicht dafür in der Regel nicht aus.

Belegarten: intern und extern

Bei Belegen unterscheidet man grundsätzlich zwischen solchen, die ein Unternehmen selbst ausgestellt hat, und solchen, die von außen kommen.

Externe Belege

Externe Belege stammen von anderen Unternehmen, Personen oder Institutionen. Sie dokumentieren Vorgänge, an denen ein externer Geschäftspartner beteiligt ist. Zu den externen Belegen gehören unter anderem:

• Eingangsrechnungen
• Quittungen
• Kontoauszüge
• Eingangsgutschriften
• Schecks
• Steuerbescheide
• Zolldokumente
• Lieferscheine (sofern rechnungsersetzend)

Interne Belege

Interne Belege – auch Eigenbelege genannt – erstellt das Unternehmen selbst. Sie dokumentieren Vorgänge, die intern ausgelöst wurden, oder ersetzen in Ausnahmefällen einen fehlenden externen Beleg. Zu den internen Belegen gehören zum Beispiel:

• Ausgangsrechnungen
• Ausgangsgutschriften
• Lohn- und Gehaltslisten
• Kassenberichte
• Entnahmebelege
• Kopien von Quittungen
• Belege über Umbuchungen und Stornos
• abgesandte Handelsbriefe

Pflichtangaben auf einem Beleg

Damit ein Beleg buchhalterisch und steuerlich anerkannt wird, muss er bestimmte Mindestangaben enthalten. Diese sind zwar nicht für jeden Belegtyp identisch, für den Großteil der Buchungsbelege gelten jedoch folgende Grundvoraussetzungen:

• Datum des Vorgangs (nicht zwingend identisch mit dem Rechnungsdatum)
• Betrag in Euro, bei Fremdwährung zusätzlich der Umrechnungskurs
• Beschreibung des Vorgangs: Was wurde geliefert, geleistet oder gezahlt?
• Name und Anschrift der beteiligten Parteien (Aussteller und Empfänger)
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers (bei Rechnungen zwingend)
• Ausgewiesener Steuersatz und Steuerbetrag (für den Vorsteuerabzug unerlässlich)
• Rechnungsnummer (bei Rechnungen als Beleg)

Belege ohne diese Angaben kann das Finanzamt im Zweifelsfall nicht anerkennen – mit der Folge, dass der Vorsteuerabzug entfällt oder Betriebsausgaben nicht absetzbar sind.

Verbuchung von Belegen: Schritt für Schritt

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg" regelt nicht nur die Pflicht zur Belegsicherung, sondern auch den konkreten Ablauf der Belegverarbeitung im Unternehmen. Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachvollziehbar sein – und erst wenn dieser vorliegt, darf gebucht werden.

1. Belegprüfung

Bereits bei Eingang wird der Beleg geprüft. Dabei unterscheidet man zwischen zwei Prüfebenen:

• Sachliche Prüfung: Stimmt der Beleg inhaltlich? Wurde die Leistung tatsächlich erbracht, die Ware geliefert? Sind Menge, Art und Preis korrekt?
• Rechnerische Prüfung: Stimmen die Zahlen? Ist die Umsatzsteuer richtig ausgewiesen und korrekt berechnet? Ergibt der Bruttobetrag aus Netto und Mehrwertsteuer?

Fehler, die hier nicht auffallen, können später teuer werden – entweder durch falsch gebuchte Beträge oder durch einen zu Unrecht geltend gemachten Vorsteuerabzug.

2. Kontierung

Nach der Prüfung wird der Beleg kontiert: Das bedeutet, er erhält einen Kontierungsvermerk, der angibt, auf welchem Konto der Vorgang gebucht wird. Im Buchungssatz wird festgehalten, welches Konto im Soll und welches im Haben angesprochen wird. Dieser Schritt stellt sicher, dass der Beleg korrekt in der Finanzbuchhaltung verarbeitet wird.

Beispiel: Eine Eingangsrechnung über Büromaterial (119 Euro brutto) wird wie folgt kontiert:

• Bürobedarf (Aufwandskonto) im Soll: 100 Euro
• Vorsteuer im Soll: 19 Euro
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im Haben: 119 Euro

3. Archivierung

Nach der Verbuchung wird der Beleg archiviert. Er muss für mindestens zehn Jahre aufbewahrt und dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Aufbewahrung in Papierform oder digital erfolgt – entscheidend ist die Lesbarkeit und Unveränderlichkeit des Dokuments.

Der Eigenbeleg: Was tun, wenn der Beleg fehlt?

Es passiert schneller als gedacht: Ein Kassenbon geht verloren, eine Quittung wurde nie ausgestellt, oder ein Originalbeleg ist unleserlich geworden. In solchen Fällen kann ein Eigenbeleg (auch Notbeleg genannt) ausgestellt werden.

Der Eigenbeleg ist ein vom Unternehmen selbst erstelltes Dokument, das den fehlenden Originalbeleg ersetzt. Er sollte folgende Angaben enthalten:

• Datum und Art des Vorgangs
• bezahlter Betrag (möglichst mit Angabe des Steuersatzes)
• Zahlungsempfänger und Zahlungsgrund
• Unterschrift der ausstellenden Person

Wichtig: Der Eigenbeleg ist immer nur die zweitbeste Lösung. Das Finanzamt akzeptiert ihn, allerdings mit Einschränkungen – insbesondere der Vorsteuerabzug ist auf Basis eines Eigenbelegs in der Regel nicht möglich. Wer regelmäßig auf Eigenbelege angewiesen ist, riskiert zudem, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellt.

Aufbewahrungsfristen: 6 oder 10 Jahre?

Nicht alle Belege müssen gleich lang aufbewahrt werden. Das Gesetz unterscheidet:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht gelten laut § 147 Abs. 1 AO und § 257 Abs. 1 HGB für:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Inventare
• Buchungsbelege (also auch Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
• Eröffnungsbilanzen

6 Jahre Aufbewahrungspflicht gelten für:

• empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe
• sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, aber nicht als Buchungsbelege zählen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2024 muss also bis mindestens Ende 2034 aufbewahrt werden.

Digitale Belege und die GoBD

Papierbelege sind längst nicht mehr der Standard. Viele Unternehmen arbeiten heute vollständig papierlos – Rechnungen kommen per E-Mail, Kontoauszüge werden online abgerufen, Kassenzettel per App erfasst. Digitale Belege sind papierhaften Belegen grundsätzlich gleichgestellt, allerdings nur unter bestimmten Bedingungen.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) des Bundesfinanzministeriums legen fest, wie digitale Belege aufzubewahren sind:

• Unveränderlichkeit: Ein digitaler Beleg darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden. Wer eine PDF-Rechnung in einem normalen Ordner ablegt, erfüllt diese Anforderung nicht automatisch.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen des Originalbelegs müssen erhalten bleiben – auch Metadaten wie Empfangsdatum oder E-Mail-Absender.
• Lesbarkeit: Der Beleg muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell lesbar sein.
• Zeitnahe Erfassung: Belege sollten möglichst zeitnah nach Entstehung digital erfasst und archiviert werden.

Das Einscannen von Papierbelegen und anschließende Vernichten des Originals ist unter dem Stichwort „ersetzenden Scannen" zulässig – allerdings nur, wenn ein entsprechendes, dokumentiertes Scanning-Verfahren eingesetzt wird und das Scanprodukt dem Original entspricht. Für bestimmte Originaldokumente (z. B. Urkunden) gilt diese Erleichterung nicht.

Spezielle Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder sevDesk unterstützt die GoBD-konforme Belegerfassung und -archivierung und nimmt Unternehmen hier einen Großteil der Arbeit ab.

Kassenbonpflicht seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland eine gesetzliche Belegausgabepflicht gemäß § 146a AO. Jedes Unternehmen, das ein elektronisches Kassensystem verwendet, ist verpflichtet, seinen Kunden unmittelbar nach dem Kauf einen Beleg auszuhändigen – auch wenn der Kunde ihn gar nicht haben möchte.

Der Kassenbon muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Datum und Uhrzeit der Transaktion
• Menge und Art der gekauften Waren oder Leistungen
• Transaktionsnummer
• Betrag, Zahlungsart und Steuersatz

Der Bon kann als Papierausdruck oder – mit Einwilligung des Kunden – auch digital übermittelt werden, zum Beispiel per E-Mail oder QR-Code. Unternehmen, die gegen die Belegausgabepflicht verstoßen, riskieren Bußgelder.

Häufige Fehler beim Umgang mit Belegen

In der Praxis schleichen sich immer wieder dieselben Fehler ein – besonders bei Gründern und kleineren Unternehmen:

• Belege nicht aufbewahren: Der Kassenbon landet im Papierkorb, die E-Mail-Rechnung wird gelöscht. Ohne Beleg keine Buchung – und kein Vorsteuerabzug.
• Unleserliche Belege: Thermopapier verblasst mit der Zeit. Wer Kassenbons langfristig aufbewahren will, sollte sie einscannen oder kopieren.
• Eigenbelege als Dauerlösung: Gelegentlich ist ein Eigenbeleg akzeptabel, als Dauerzustand jedoch nicht.
• Fehlende Pflichtangaben: Ein Beleg ohne Steuernummer, ohne Leistungsbeschreibung oder ohne Datum ist steuerrechtlich wertlos.
• Zu späte Verarbeitung: Belege, die wochenlang im Stapel liegen, erschweren die zeitnahe Buchhaltung.
• Falsche Archivierung digitaler Belege: Eine Rechnung, die einfach im E-Mail-Postfach liegt oder als normale Datei gespeichert wird, erfüllt die GoBD-Anforderungen in der Regel nicht.

FAQ – häufig gestellte Fragen