Was ist ein Beleg?

“Keine Buchung ohne Beleg” ist bekannter Grundsatz in der Buchhaltung. Aber was ist eigentlich ein Beleg und warum ist die Erfassung von Belegen für ein Unternehmen so wichtig?

Definition: Was ist ein Beleg?

Ereignisse in einem Unternehmen müssen dokumentiert werden, um sie im Rahmen der Finanzbuchhaltung zu verarbeiten und zum Beispiel Umsätze oder Gewinn und Verlust zu ermitteln. Unter dem Begriff “Beleg” fasst man solche Nachweise zusammen - mit ihnen belegen (beweisen) Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle.

Der Großteil an Belegen im unternehmerischen Alltag umfasst Nachweise über Einnahmen und Ausgaben. Es gibt jedoch auch einige andere Dokumente, die als Beleg gelten. Sie alle bilden die Grundlage für die Buchhaltung und die Arbeit von Buchhaltern. Im Zweifel können durch einen Blick auf die Belege alle Vorgänge im Unternehmen überprüft werden.

Belege haben also eine hohe Bedeutung, die sich zum Beispiel im Sprichwort “Keine Buchung ohne Beleg” widerspiegelt. Für die Steuererklärung sind Belege ebenfalls sehr wichtig. Nicht ohne Grund besteht für Belege in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Für viele Unternehmen ist die Aufbewahrung all dieser Dokumente mit einem enormen Aufwand verbunden. Daher hat sich in diesem Zusammenhang die Nutzung spezieller Buchhaltungssoftware, wie zum Beispiel DATEV bewährt. Diese ermöglicht eine einfache Erfassung und Archivierung der Belege.

Belegarten

Bei den Belegen unterscheidet man zwischen solchen, die ein Unternehmen selbst ausgestellt hat (interne Belege oder Eigenbelege genannt) und Belegen, die von einem anderen Unternehmen, Personen oder Institutionen erstellt wurden (externe Belege).

Zu den externen Belegen gehören unter anderem:

• Eingangsgutschriften
• Quittungen
• Steuerbescheide
• Schecks
• Eingangsrechnungen
• Kontoauszüge

Zu den internen Belegen gehören zum Beispiel:

• Ausgangsrechnungen
• abgesandte Handelsbriefe
• Entnahmebelege
• Lohn- und Gehaltslisten
• Ausgangsgutschriften
• Kopien von Quittungen
• Belege über Umbuchungen und Stornos

Verbuchung von Belegen

Der Grundsatz “Keine Buchung ohne Beleg” regelt auch die praktische Verarbeitung von Belegen im Unternehmen. Denn jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachvollziehbar sein. Es werden also nur Buchungen vorgenommen, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt.

Die typische Vorgehensweise ist:

• Prüfung des Belegs schon bei Eingang. Sind alle wichtigen Informationen enthalten und die Angaben korrekt? Ist insbesondere die Umsatzsteuer richtig ausgewiesen?
• Nun wird der Beleg kontiert und gebucht. Der Vorgang wird in einem Buchungssatz festgehalten.
• Zuletzt erfolgt die Archivierung der Belege. Sie müssen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt und dem Finanzamt auf Verlangen vorgelegt werden.