Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung, auch als Finanzbuchführung oder Fibu bekannt, zählt zum betrieblichen Rechnungswesen und dient der Erfassung von allen Geldströmen in einem Unternehmen. Unternehmer haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, Ihre aktuellen Kapitalbestände abzurufen, mögliche Schwankungen zu erkennen und Ihre Unternehmenssituation realistisch einzuschätzen.

Was ist Finanzbuchhaltung und wofür wird sie benötigt?

Mit der Finanzbuchhaltung erfasst ein Finanzbuchhalter alle Aufwendungen und Erträge und dokumentiert Vermögensverhältnisse präzise über lange Perioden. Durch die Finanzbuchhaltung erhält ein Unternehmen einen lückenlosen Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten sowie über alle Zahlungsvorgänge und Buchungen. Sie garantiert die reibungslosen Abläufe bei der jährlichen Steuererklärung und unangekündigten Steuerprüfungen.

Ist eine Finanzbuchhaltung Pflicht?

Zu einer strukturierten Buchhaltung ist jeder Kaufmann gemäß Handelsgesetzbuch §238 gesetzlich verpflichtet. Darin müssen alle Vorgänge, wie Kontobewegungen, Handelsgeschäfte und die Darlegung des Vermögens im Zuge der Finanzbuchhaltung ersichtlich werden. Da in der Finanzbuchhaltung alle Geschäftsvorfälle erfasst werden, bildet sie die Grundlagen aller Buchungen und dient zur Überwachung aller Ausgaben und Einnahmen. Je nach Unternehmensform kann die Durchführung der Buchhaltung jedoch variieren.

Welche Unternehmen müssen eine Fibu erstellen?

• Unternehmen, die über eine bestimmte Rechtsform verfügen:
• Personenhandelsgesellschaften (GmbH & Co. KG, offene Handelsgesellschaften oHG)
• Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaft AG, GmbH)
• gewerbetreibende Landwirte müssen unter bestimmten Voraussetzungen die doppelte Buchführung vornehmen.
• Einzelunternehmer, die in einem Kalenderjahr einen Umsatz von 600.000 Euro oder mehr erwirtschaften oder Unternehmen, die einen Jahresgewinn von über 60.000 Euro erwirtschaften, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Nicht verpflichtet zur Finanzbuchhaltung sind Einzelunternehmer, die diese Summen nicht erzielen, sowie Freiberufler und Kleinbetriebe. Hier ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung  ausreichend.

Abhängig von Ihrer Unternehmensform sind Sie im Zuge des Rechnungswesens möglicherweise zu einer aufwendigen doppelten Buchführung verpflichtet. Dabei müssen Sie sämtliche Geschäftsvorgänge zweifach erfassen. Auf einem Aktiva-Konto und einem Passiva-Konto werden die Zahlen wie in einer Waagschale gegenübergestellt. Sie sollten daher gleich aus mehrfachen Gründen nur Experten mit Ihrer Finanzbuchhaltung beauftragen.

Diese Aufgaben umfasst die Finanzbuchhaltung

1. Alle kaufmännischen Tätigkeiten müssen schriftlich oder digital festgehalten werden: Im Rahmen des § 239 HGB hat die Finanzbuchhaltung eine Belegfunktion. Alle Geschäftsvorfälle müssen akribisch aufgezeichnet werden. Belege dienen dazu, einzelne Geschäftsvorfälle und Buchungen nachzuweisen.
2. Bestandsermittlung (Bilanzerstellung): Während der gesamten Finanzbuchhaltung werden die aktuellen Bestände an Schulden und Vermögenswerten erfasst. Am Bilanzstichtag wird der Vergleich durchgeführt. Die Bilanz ist eine wertvolle Informationsquelle für Aktionäre, Kreditgeber und andere interessierte Parteien.
3. Bestandsveränderungen werden ermittelt: Was ist mit den Vermögenswerten und eigenen oder fremden Forderungen geschehen?
4. Die Gewinnermittlung (GuV): Dieser Vorgang ist eng mit der Bestandsaufnahme (Punkt 2) verbunden. Mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung kann das Ergebnis ermittelt werden, sobald alle Kosten den Einnahmen gegenübergestellt werden.
5. Besteuerung: Als Besteuerungsgrundlagen kommen Größen wie Einnahmen und Ausgaben, Kapitalerträge, Werbungskosten, Erlöse und Gewinne in Betracht. Sie bilden gem. § 157 Abs. 2 AO einen „unselbstständigen, nicht gesondert anfechtbaren Bestandteil eines Steuerbescheides“, d. h. man kann keinen Widerspruch gegen die Besteuerungsgrundlage, sondern nur gegen den Steuerbescheid als Ganzes einlegen.

Grundlagen und gesetzliche Vorschriften für die Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ist durch gesetzliche und steuerliche Vorschriften geregelt. Sie muss transparent und nachvollziehbar sein, und für die Steuer spielt sie eine große Rolle. Selbstständige und Gewerbetreibende fallen unter diese Vorschriften. Für Freiberufler sowie kleine Unternehmen gelten sie nicht in vollem Umfang, sie können aber als Orientierungshilfe für kleinere Unternehmen dienen. Grundlegend sollte man die Finanzbuchhaltung nicht als lästige Pflicht sehen, sondern als Sicherheit, um Zahlungsverpflichtungen und Kosten im Blick zu haben.

Ermittlung aller Aufwendungen – das externe Rechnungswesen

Die Buchhaltung ist die Basis für das externe Rechnungswesen. Hier werden alle Bewegungen der Aktiva und Passiva eines Unternehmens erfasst. Damit liefert sie Daten, die auch für die Steuerbehörden wichtig sind. Denn die Besteuerung eines Unternehmens wird durch diese Zahlen bestimmt. Die Bilanz, der Jahresabschluss und die Gewinn- und Verlustrechnung sind dabei die drei wichtigsten Säulen.

Vorteile des externen Rechnungswesens

• Alle Finanzunterlagen werden in ihrer zeitlichen Reihenfolge geführt und die Daten nach Art des Geschäftsvorfalls aufgezeichnet.
• Durch die Verwendung definierter Konten wird sichergestellt, dass die Ereignisse in der richtigen Reihenfolge erfasst werden.
• Je nach Wirtschaftszweig und Branche können unterschiedliche Rechnungslegungsstandards verwendet werden. Die Kontenrahmen wurden entsprechend entwickelt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
• Das externe Rechnungswesen ist die Basis für alle Entscheidungen und Investitionsfragen, die im Geschäftsjahr in einem Unternehmen anstehen.

Welches Hauptziel hat die Finanzbuchhaltung?

Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, ein vollständiges Bild von der Leistung eines Unternehmens zu erhalten, um die Entwicklung der Bestände und der Vermögenslage zu dokumentieren. Was war das Gesamtergebnis des Unternehmens im Berichtszeitraum? Die Antwort auf diese Frage ist nicht nur für das eigene Unternehmen, sondern auch für die Aktionäre und Gläubiger von entscheidender Bedeutung.

Ziele der Finanzbuchhaltung

• Dank Ihrer Finanzbuchhaltung bleiben Sie stets über die Wirtschaftlichkeit einzelner Unternehmensbereiche informiert.
• Durch die betriebswirtschaftliche Prüfung können Sie sich am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen.
• Basierend auf der Bilanz lässt sich mit einer Gewinn- und Verlustrechnung die Gesamtlage Ihres Betriebes detailliert anzeigen.
• Sie sind zudem in der Lage, aus den laufenden Buchhaltungsdaten einzelne Bereiche wie Marketing oder Bürobedarf herauszufiltern. Dies hilft, künftige Strategien für höhere Umsätze zu entwickeln.
• Die Finanzbuchhaltung ist ein bedeutender Teil bei der Erfassung für alle Belege.

Was ist der Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung ist gesetzlich vorschrieben, extern ausgerichtet und soll den Gesamterfolg für Steuerbehörden und Gläubiger ermitteln. Die freiwillige Betriebsbuchhaltung ist intern ausgerichtet und dient der Kosten- und Leistungsrechnung, um die eigene Wirtschaftlichkeit und Rentabilität zu analysieren.

Finanzbuchhaltung

Die gesetzlich vorgeschriebene Finanzbuchhaltung dokumentiert alle externen Geschäftsvorfälle und Ergebnisse und richtet sich an externe Interessenten wie Finanzamt und Kreditgeber. Sie befasst sich mit dem Thema Unternehmensvermögen und dessen Entwicklungsverlauf. Eine lückenlose vollständige Belegerfassung aller Konten ist Voraussetzung für ordnungsgemäße Buchungen.

Betriebsbuchhaltung

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung befasst sich die Betriebsbuchhaltung weitgehend mit der Koordinierung der Tätigkeiten einer Firma und der Überwachung ihrer Entwicklung. Das betriebliche Rechnungswesen, auch Kostenrechnung genannt, ist auf die Unternehmensleitung und andere interne Abteilungen ausgerichtet, daher der Name „internes Rechnungswesen“. Die Betriebsbuchhaltung unterliegt nur selten rechtlichen Zwängen und kann nach Belieben aufgebaut werden.

Was sind Rechnungsperioden und was ist zu beachten?

Eine Rechnungsperiode ist der festgelegte Abrechnungszeitraum, für den Geschäftsvorfälle, Leistungen oder Verbräuche erfasst und abgerechnet werden.

Alle Konten werden am Ende jeder Abrechnungsperiode zum Beispiel nach einem Quartal festgeschrieben und abgeschlossen, was bedeutet, dass frühere Buchungen nicht mehr geändert werden können. Falls erforderlich, können Buchungen korrigiert werden. Dies kann zwischen zwei Rechnungsperioden erfolgen, etwa zwischen zwei Quartalen.

Geschäftsvorfälle

Ein Geschäftsvorfall ist eine Buchung, insbesondere eine Einnahme oder eine Ausgabe, die das Budget des Unternehmens beeinflusst. Alle Geschäftsvorfälle müssen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (einer Periode) aufgezeichnet und verbucht werden.

Fristen bei der Übermittlung

Sobald eine Rechnungsperiode abgeschlossen ist, muss die Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht an das Finanzamt übermittelt werden. So muss z.B. der Monatsabschluss spätestens am 10. des folgenden Monats bei der Steuerbehörde vorliegen. Es sei denn, Sie haben eine Verlängerung der Frist um einen Monat beantragt.

Unterschied Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung

• Die Finanzbuchhaltung befasst sich mit dem Gesamtergebnis eines Unternehmens und nicht mit Bewertungen. Sie erfasst lediglich die tatsächlichen Fakten und Zahlen, die durch Kosten und Erträge ermittelt wurden.
• Die Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht klare Äußerungen über die Rentabilität eines Unternehmens. Es wird detailliert untersucht, wo die Kosten anfallen und von wem sie verursacht wurden. Um später Einsparungen oder Gewinnmöglichkeiten zu erkennen, werden die Kosten auf die verschiedenen Leistungen umgelegt.

Was macht ein Finanzbuchhalter?

Das Betätigungsfeld eines Finanzbuchhalters ist umfangreich und mit viel Verantwortung verbunden. Unter anderem hat der Finanzbuchhalter folgende Aufgaben:

• Das Planen, Steuern und Kontrollieren der Unternehmensausgaben
• Systematische, chronologische und inhaltlich geordnete Dokumentationen von Buchungsvorgängen
• Debitorenbuchhaltung: Verbindlichkeiten, die Debitoren Ihrer Firma noch schulden
• Kreditorenbuchhaltung: Verbindlichkeiten, die Ihre Firma als Kreditor noch zu begleichen hat
• Das Zusammenstellen und Registrieren aller Geldanlagen wie Wertpapiere und Devisenbestände

Dabei erweist sich die Arbeit eines Finanzbuchhalters nicht nur als relevant, sondern auch hochkomplex. So obliegt ihm auch die Kostenstellenrechnung, bei denen es finanzielle Leistungen auf einzelne Betriebsbereiche zu verteilen gilt. Spätestens bei der Splittung von Miete oder Energie ist dies keine leichte Aufgabe.

Wie kann ich die Finanzbuchhaltung outsourcen?

Die Finanzbuchhaltung muss absolut gewissenhaft und korrekt durchgeführt werden. Das meistert nur ein Fachdienstleister, der alle rechtlichen Angelegenheiten kennt und immer auf dem aktuellsten steuerlichen Stand ist.

Wir sind der kompetente Ansprechpartner, wenn es um die Finanzbuchhaltung in Unternehmen geht. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie die Finanzbuchhaltung outsourcen möchten – wir beraten Sie umfassend.