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Finanzbuchhaltung

Definition Finanzbuchhaltung – was ist unter Finanzbuchhaltung zu verstehen?

Die Finanzbuchhaltung, auch als Finanzbuchführung oder unter der Abkürzung Fibu bekannt, zählt zum betrieblichen Rechnungswesen. Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, Ihre aktuellen Kapitalbestände abzurufen, mögliche Schwankungen zu erkennen und Ihre Unternehmenssituation realistisch einzuschätzen. Die Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Baustein des Rechnungswesens in einem Unternehmen. Das sogenannte betriebliche Rechnungswesen dient der Erfassung von allen Geldströmen in einem Unternehmen. Mit der Fibu erfassen Sie alle Aufwendungen und Erträge und dokumentieren Vermögensverhältnisse präzise über lange Perioden. Durch die Finanzbuchhaltung erhält ein Unternehmen auch einen Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten sowie über alle Zahlungsvorgänge und Buchungen. Sie garantiert auch die reibungslosen Abläufe bei unangekündigten Steuerprüfungen und der jährlichen Steuererklärung.

Ist eine Finanzbuchhaltung Pflicht?

Zu einer strukturierten Buchhaltung ist jeder Kaufmann gesetzlich verpflichtet. Darin müssen alle Vorgänge, wie Kontobewegungen, Handelsgeschäfte und die Darlegung des Vermögens im Zuge der Finanzbuchhaltung ersichtlich werden. Da in der Finanzbuchhaltung alle Geschäftsvorfälle erfasst werden, bildet sie die Grundlagen aller Buchungen und dient zur Überwachung aller Ausgaben und Einnahmen. Je nach Unternehmensform kann die Durchführung der Buchhaltung jedoch variieren.

Konkret gehören hierzu Unternehmen, die über eine bestimmte Rechtsform verfügen, wie etwa Personenhandelsgesellschaften (GmbH & Co. KG, offene Handelsgesellschaften oHG) und Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaft AG, GmbH). Auch gewerbetreibende Landwirte müssten unter bestimmten Voraussetzungen die doppelte Buchführung vornehmen.

Einzelunternehmer, die in einem Kalenderjahr einen Umsatz von 600.000 Euro oder mehr erwirtschaften oder Unternehmen, die einen Jahresgewinn von über 60.000 Euro erwirtschaften, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Nicht verpflichtet zur Finanzbuchhaltung sind Einzelunternehmer, die diese Summen nicht erzielen, sowie Freiberufler und Kleinbetriebe. Hier ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollkommen ausreichend.

Abhängig von Ihrer Unternehmensform sind Sie im Zuge des Rechnungswesens möglicherweise zu einer aufwendigen doppelten Buchführung verpflichtet. Dabei müssen Sie sämtliche Geschäftsvorgänge zweifach erfassen. Auf einem Aktiva-Konto und einem Passiva-Konto werden die Zahlen wie in einer Waagschale gegenübergestellt. Sie sollten daher gleich aus mehrfachen Gründen Experten mit Ihrer Finanzbuchhaltung beauftragen.

Funktionen der Finanzbuchhaltung

  1. Alle kaufmännischen Tätigkeiten müssen schriftlich oder digital festgehalten werden: Im Rahmen des § 239 HGB hat die Finanzbuchhaltung eine Belegfunktion. Alle Geschäftsvorfälle müssen akribisch aufgezeichnet werden. Belege dienen dazu, einzelne Geschäftsvorfälle und Buchungen nachzuweisen.
  2. Bestandsermittlung (Bilanzerstellung): während der gesamten Finanzbuchhaltung werden die aktuellen Bestände an Schulden und Vermögenswerten erfasst. Am Bilanzstichtag wird der Vergleich durchgeführt. Die Bilanz ist eine wertvolle Informationsquelle für Aktionäre, Kreditgeber und andere interessierte Parteien.
  3. Bestandsveränderungen werden ermittelt: Was ist mit den Vermögenswerten und eigenen oder fremden Forderungen geschehen? Diese Fragen werden im Rahmen der Untersuchung der Bestandsänderung behandelt.
  4. Die Gewinnermittlung (GuV): dieser Vorgang ist eng mit der Bestandsaufnahme aus Position 2 verbunden. Mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung kann das Ergebnis ermittelt werden, sobald alle Kosten den Einnahmen gegenübergestellt werden.
  5. Besteuerung: Als Besteuerungsgrundlagen kommen Größen wie Einnahmen und Ausgaben, Kapitalerträge, Werbungskosten, Erlöse und Gewinne in Betracht. Sie bilden gem. § 157 Abs. 2 AO einen „unselbstständigen, nicht gesondert anfechtbaren Bestandteil eines Steuerbescheides“, d. h. man kann keinen Widerspruch gegen die Besteuerungsgrundlage, sondern nur gegen den Steuerbescheid als Ganzes einlegen.

Grundlagen und gesetzliche Regelungen für die Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ist durch gesetzliche und steuerliche Vorschriften geregelt. Sie muss transparent und nachvollziehbar sein und für die Steuer spielt sie eine große Rolle. Selbstständige und Gewerbetreibende fallen unter diese Vorschriften. Für Freiberufler sowie kleine Unternehmen gelten sie nicht in vollem Umfang, sie können aber als Orientierungshilfe für kleinere Unternehmen dienen. Grundlegend sollte man die Finanzbuchhaltung auch nicht als lästige Pflicht sehen, sondern gewissermaßen auch als Sicherheit, um Zahlungsverpflichtungen und Kosten im Blick zu haben.

Ermittlung aller Aufwendungen – Das externe Rechnungswesen

Die Buchhaltung ist die Basis für das externe Rechnungswesen. Hier werden alle Bewegungen der Aktiva und Passiva eines Unternehmens erfasst. Damit liefert sie Daten, die auch für die Steuerbehörden wichtig sind. Denn die Besteuerung eines Unternehmens wird durch diese Zahlen bestimmt. Die Bilanz, der Jahresabschluss und die Gewinn- und Verlustrechnung sind dabei die drei wichtigsten Säulen. Das externe Rechnungswesen ist die Basis für alle Entscheidungen und Investitionsfragen, die im Geschäftsjahr in einem Unternehmen anstehen. Deswegen ist die Finanzbuchhaltung für die nicht gesetzlich geregelten Buchhalter von entscheidender Bedeutung.

Alle Finanzunterlagen werden in ihrer zeitlichen Reihenfolge geführt und die Daten nach Art des Geschäftsvorfalls aufgezeichnet. Durch die Verwendung definierter Konten wird sichergestellt, dass die Ereignisse in der richtigen Reihenfolge erfasst werden. Je nach Wirtschaftszweig und Branche können unterschiedliche Rechnungslegungsstandards verwendet werden. Die Kontenrahmen wurden entsprechend entwickelt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Welches Ziel hat eine Finanzbuchhaltung

Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, ein vollständiges Bild von der Leistung eines Unternehmens zu erhalten, um die Entwicklung der Bestände und der Vermögenslage zu dokumentieren. Was war das Gesamtergebnis des Unternehmens im Berichtszeitraum? Die Antwort auf diese Frage ist nicht nur für das eigene Unternehmen, sondern auch für die Aktionäre und Gläubiger von entscheidender Bedeutung. Dank Ihrer Finanzbuchhaltung bleiben Sie stets über die Wirtschaftlichkeit einzelner Unternehmensbereiche informiert. Durch die betriebswirtschaftliche Prüfung können Sie sich am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen. Basierend darauf lässt sich mit einer Gewinn- und Verlustrechnung die Gesamtlage Ihres Betriebes detailliert anzeigen. Sie sind zudem in der Lage, aus den laufenden Buchhaltungsdaten einzelne Bereiche wie Marketing oder Bürobedarf herauszufiltern. Dies hilft, künftige Strategien für höhere Umsätze zu entwickeln. Die Finanzbuchhaltung ist ein bedeutender Teil, bei der Erfassung für alle Belege.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebsbuchhaltung und Finanzbuchhaltung?

Fibu Finanzbuchhaltung

Die Fibu befasst sich mit dem Thema Unternehmensvermögen und dessen Entwicklungsverlauf. Eine lückenlose vollständige Belegerfassung aller Konten ist Voraussetzung für ordnungsgemäße Buchungen. Sie dient mehr die externen Interessenten, wie etwa Kreditgeber. Diese möchten in der Regel über aktuelle Zahlen informiert werden. Daher sind praktisch alle Geschäftsvorfälle und Ergebnisse der Finanzbuchhaltung auf die externen Geschäftspartner ausgerichtet. Daher ergibt sich auch der Begriff externe Buchhaltung.

Die Betriebsbuchhaltung

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung befasst sich die Betriebsbuchhaltung (betriebliches Rechnungswesen) weitgehend mit der Koordinierung der Tätigkeiten einer Firma und der Überwachung ihrer Entwicklung. Sie ist auf die Unternehmensleitung und andere interne Abteilungen ausgerichtet, daher der Name „internes Rechnungswesen“. Die Betriebsbuchhaltung unterliegt nur selten rechtlichen Zwängen und kann nach Belieben aufgebaut werden.

Was sind Rechnungsperioden und was ist zu beachten?

Nach einer geschlossenen Rechnungsperiode dürfen Buchungen nicht mehr geändert werden

Nach jedem Abrechnungszeitraum wie zum Beispiel nach einem Quartal werden die gesamten Konten festgeschrieben. Alle Konten werden nun am Ende jeder Abrechnungsperiode abgeschlossen, was auch bedeutet, dass frühere Buchungen nicht mehr geändert werden können. Falls erforderlich, können Buchungen korrigiert werden. Dies kann zwischen zwei Rechnungsperioden erfolgen, etwa zwischen zwei Quartalen.

Geschäftsvorfälle

Alle Geschäftsvorfälle müssen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (einer Periode) verbucht werden. Alle geschäftlichen Aktivitäten werden in der Buchhaltung innerhalb eines Zeitraums erfasst. Ein Geschäftsvorfall ist eine Buchung, insbesondere eine Einnahme oder eine Ausgabe, die das Budget des Unternehmens beeinflusst. Die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge des Unternehmens ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern hilft auch bei der Ermittlung und Einordnung des finanziellen Erfolgs.

Fristen bei der Übermittlung

Sobald eine Rechnungsperiode abgeschlossen ist wird die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt. Es gibt bestimmte Fristen, die eingehalten werden müssen. So muss der Jahresabschluss spätestens am 10. des folgenden Monats bei der Steuerbehörde vorliegen. Es sei denn, Sie haben eine Verlängerung der Frist um einen Monat beantragt.

Kosten- und Leistungsrechnung – die Unterscheidung zur Fibu

Eine Finanzbuchhaltung ist nicht gleichzusetzen mit der Kosten- und Leistungsrechnung. Eine Finanzbuchhaltung befasst sich mit dem Gesamtergebnis eines Unternehmens und nicht mit Bewertungen. Sie erfasst lediglich die tatsächlichen Fakten und Zahlen, die durch Kosten und Erträge ermittelt wurden. Die Kosten- und Leistungsrechnung demgegenüber ermöglicht klare Äußerungen über die Rentabilität eines Unternehmens. Es wird detailliert untersucht, wo die Kosten anfallen und von wem sie verursacht wurden. Um später Einsparungen oder Gewinnmöglichkeiten zu erkennen, werden die Kosten auf die verschiedenen Leistungen umgelegt.

Die Finanzbuchhaltung muss richtig durchgeführt werden

Eine Finanzbuchhaltung umfasst neben der Erfassung der Belege und der Beobachtung der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge noch viel mehr. Die Finanzbuchhaltung kennt die finanzielle Situation des Unternehmens und kann über die Angemessenheit und Rentabilität von Beschaffungen und Investitionen beraten. Es ist jedoch wichtig, dass alle rechtlichen Angelegenheiten eingehalten werden.

Was macht ein Finanzbuchhalter? Ein wichtiger Posten im Unternehmen

Das Betätigungsfeld eines Finanzbuchhalters ist spannend, aber umfangreich und mit viel Verantwortung verbunden. Unter anderem obliegen Ihrer Finanzbuchhaltung Aufgaben wie die folgenden:

  • Das Planen, Steuern und Kontrollieren der Unternehmensausgaben
  • Systematische, chronologische und inhaltlich geordnete Dokumentationen von Buchungsvorgängen
  • Debitorenbuchhaltung: Verbindlichkeiten, die Debitoren Ihrer Firma noch schulden
  • Kreditorenbuchhaltung: Verbindlichkeiten, die Ihre Firma als Kreditor noch zu begleichen hat
  • Das Zusammenstellen und Registrieren aller Geldanlagen wie Wertpapiere und Devisenbestände

Dabei erweist sich die Arbeit eines Finanzbuchhalters nicht nur als relevant, sondern auch hochkomplex. So obliegt ihm auch die Kostenstellenrechnung, bei denen es finanzielle Leistungen auf einzelne Betriebsbereiche zu verteilen gilt. Spätestens bei der Splittung von Miete oder Energie ist dies keine leichte Aufgabe.

Wenn Sie Fragen zur Finanzbuchhaltung haben, stehen wir Ihnen im Raum Baden-Württemberg und auch bundesweit jederzeit gerne zur Verfügung.

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