Aufbewahrungspflicht

Der Gesetzgeber schreibt eine Aufbewahrungspflicht für verschiedene Dokumente vor. Unternehmer und Kaufleute müssen die jeweiligen Unterlagen mindestens so lange vorhalten, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorgeben - andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt, der zu einer Kürzung des Betriebsausgabenabzugs oder sogar einer Gewinnschätzung führen kann.

Aufbewahrungsfrist: Die Fristen im Überblick 

Die Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente beträgt ganze zehn Jahre. In diese Kategorie fallen zum Beispiel: 

10-jährige Aufbewahrungspflicht 

• Warenein- und -ausgangsbuch
• Kontenpläne
• Aufzeichnungen zu Debitoren und Kreditoren
• Buchungsunterlagen
• Auftragsbücher
• Bilanzen
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Inventar-Listen
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
• Aufzeichnungen zur Ermittlung von Vorsteuer und Umsatzsteuer
• Wechsel- und Scheckbuch 

Besonders häufig wird nach der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und der Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen gefragt; sie betragen ebenfalls zehn Jahre. Eine weitere Gruppe bildet die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Sie gilt unter anderem für folgende Dokumente: 

6-jährige Aufbewahrungspflicht

• Aktenvermerke zu Buchungsunterlagen
• Angebote
• Bankbürgschaften
• Abrechnungsunterlagen
• Mahnbescheide
• Regestrierkassenstreifen
• Abtretungserklärungen
• Betriebskostenrechnung
• Bewertungsunterlagen
• Geschäftsberichte, Brief und E-Mail
• Geschenknachweise
• Arbeitsanweisungen für die EDV-Buchhaltung
• Jahresabschlusserläuterungen

Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht 

Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen ist in mehreren Gesetzen geregelt. § 14 b UStG regelt dabei die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, § 147 AO enthält Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen und § 257 HGB die Aufbewahrungspflichten für Kaufleute.  

Bei den Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht ist außerdem die korrekte Form der Dokumente zu beachten: Die Unterlagen müssen lesbar sein, das heißt nicht verblasst oder sonst wie beschädigt. Im schlimmsten Fall kann das zuständige Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung sogar den Abzug als Betriebsausgabe untersagen. 

Ist ein Beleg abhandengekommen, haben Kaufleute und Unternehmer verschiedene Möglichkeiten, um trotzdem ihren Aufbewahrungspflichten nachzukommen: Der Nachweis über einen Bankbeleg ist die einfachste Lösung. Eventuell kann auch der Rechnungsaussteller eine Kopie bereitstellen. Manchmal bleibt aber nur das Ausstellen eines „Eigenbelegs“ (idealerweise mit Zeugen). 

Aufbewahrungspflicht für Unternehmen - Worauf achten?

Beachten Sie bei der Berechnung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unbedingt das korrekte Startdatum. Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bilanz und Inventur erstellt, Geschäftspost empfangen oder versendet wurde oder letzte Eintragungen in die Geschäftsbücher gemacht wurden. 

Die Unterlage können nach dem Ende des Kalenderjahres, in das der Ablauf der Aufbewahrungsfrist fällt, vernichtet werden. Eine weitere Aufbewahrung ist jedoch in Sonderfällen, wie etwa einem anhängigen Verfahren, weiterhin nötig. Die Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen weichen davon ab und sind meist deutlich kürzer.