Aufbewahrungspflicht

Der Gesetzgeber schreibt eine Aufbewahrungspflicht für verschiedene Dokumente vor. Unternehmer und Kaufleute müssen die jeweiligen Unterlagen mindestens so lange vorhalten, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorgeben - andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt, der zu einer Kürzung des Betriebsausgabenabzugs oder sogar einer Gewinnschätzung führen kann.

Das Wichtigste in Kürze

• Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmer, Kaufleute, Freiberufler und Land-/Forstwirte
• Es gibt drei Fristen: 10 Jahre (z. B. Bilanzen, Jahresabschlüsse), 8 Jahre (z. B. Buchungsbelege, Rechnungen – seit Oktober 2024) und 6 Jahre (z. B. Geschäftsbriefe, Angebote)
• Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde
• Aufbewahrung ist in Papier- oder digitaler Form möglich (GoBD-konform)
• Verstöße können zu Steuernachzahlungen und Gewinnschätzungen führen

Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet? 

Die Aufbewahrungspflicht gilt grundsätzlich für:

• Kaufleute im Sinne des HGB (§ 257 HGB)
• Unternehmer im Sinne des Steuerrechts (§ 147 AO)
• Freiberufler, sofern sie umsatzsteuerpflichtig sind oder Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielen
• Land- und Forstwirte, die zur Buchführung verpflichtet sind

Privatpersonen unterliegen deutlich kürzeren oder gar keinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten: hier empfehlen sich jedoch freiwillige Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel für Handwerkerrechnungen (2 Jahre, § 14b UStG) oder Kontoauszüge. 

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV, das im Oktober 2024 in Kraft trat, gibt es drei relevante Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre, 8 Jahre und 6 Jahre.

10-jährige Aufbewahrungspflicht 

• Warenein- und -ausgangsbuch
• Kontenpläne
• Aufzeichnungen zu Debitoren und Kreditoren
• Buchungsunterlagen
• Auftragsbücher
• Bilanzen
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Inventar-Listen
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
• Aufzeichnungen zur Ermittlung von Vorsteuer und Umsatzsteuer
• Wechsel- und Scheckbuch 

8-jährige Aufbewahrungspflicht

• Buchungsbelege (z. B. Kassenbelege, Kontoauszüge, Quittungen)
• Rechnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Steuerunterlagen

Hinweis: Die Absenkung gilt für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen war. Für ältere Unterlagen gilt noch die 10-Jahres-Frist.

6-jährige Aufbewahrungspflicht

• Aktenvermerke zu Buchungsunterlagen
• Angebote
• Bankbürgschaften
• Abrechnungsunterlagen
• Mahnbescheide
• Regestrierkassenstreifen
• Abtretungserklärungen
• Betriebskostenrechnung
• Bewertungsunterlagen
• Geschäftsberichte, Brief und E-Mail
• Geschenknachweise
• Arbeitsanweisungen für die EDV-Buchhaltung
• Jahresabschlusserläuterungen

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Bilanz und Inventur erstellt, Geschäftspost empfangen oder versendet wurde oder letzte Eintragungen in die Geschäftsbücher gemacht wurden.

Beispiel: Ein Jahresabschluss wird am 15. März 2024 erstellt. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2034. Der Beleg darf frühestens ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden. 

Die Unterlagen können nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Eine weitere Aufbewahrung ist jedoch in Sonderfällen nötig, etwa bei einem anhängigen Steuerverfahren, einer laufenden Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit.

Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht 

Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen ist in mehreren Gesetzen geregelt. § 14 b UStG regelt dabei die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, § 147 AO enthält Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen und § 257 HGB die Aufbewahrungspflichten für Kaufleute.  

Bei den Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht ist außerdem die korrekte Form der Dokumente zu beachten: Die Unterlagen müssen lesbar sein, das heißt nicht verblasst oder sonst wie beschädigt. Im schlimmsten Fall kann das zuständige Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung sogar den Abzug als Betriebsausgabe untersagen. 

Was tun bei verlorenen Belegen?

Ist ein Beleg abhandengekommen, haben Kaufleute und Unternehmer verschiedene Möglichkeiten, um trotzdem ihren Aufbewahrungspflichten nachzukommen: Der Nachweis über einen Bankbeleg ist die einfachste Lösung. Eventuell kann auch der Rechnungsaussteller eine Kopie bereitstellen. Manchmal bleibt aber nur das Ausstellen eines Eigenbelegs, idealerweise mit Zeugen.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen? 

Wer seine Aufbewahrungspflichten verletzt, riskiert ernsthafte steuerliche Konsequenzen: 

• Das Finanzamt kann die Buchführung verwerfen und den Gewinn nach § 162 AO schätzen,meist zuungunsten des Unternehmens
• Betriebsausgaben können nicht anerkannt werden
• Steuernachzahlungen inkl. Zinsen sind möglich
• Bei vorsätzlicher Vernichtung relevanter Unterlagen droht strafrechtliche Verfolgung wegen Steuerhinterziehung

Ausnahme: Bei höherer Gewalt (z. B. Hochwasser, Brand) kann die Vernichtung von Unterlagen entschuldigt werden, vorausgesetzt, der Verlust wird dem Finanzamt unverzüglich gemeldet und glaubhaft nachgewiesen.