Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Selbst wenn Sie nur wenige Mitarbeiter beschäftigen, sollten Sie Ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung stets präzise durchführen. Dabei sind zahlreiche Vorschriften zu beachten und einzuhalten, die bei offiziellen Betriebsprüfungen kontrolliert werden. Eine weitere Herausforderung für Unternehmer sind die „ständigen“ Neuerungen. Das heißt: Sie müssen nicht nur das Wissen in Lohn- und Gehaltsabrechnungen haben, sondern auch immer auf dem aktuellen Stand sein.

Mitarbeiterabrechnungen: das Wichtigste in Kürze

• Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung umfasst Abrechnung, Meldungen und Zahlungen rund um Beschäftigte.
• Grundlage sind u. a. Lohnsteuerdurchführungsverordnung, Gewerbeordnung und Entgeltbescheinigungsverordnung.
• Das A und O sind korrekt geführte Lohnkonten, richtige Meldungen und fristgerechte Abgaben an Finanzamt und Sozialversicherung.
• Fehler können zu Nachzahlungen, Zuschlägen und Problemen bei Betriebsprüfungen führen.
• Viele Unternehmen lagern die Gehalts- und Lohnbuchhaltung an einen Buchhaltungsservice oder eine Steuerberatung

Was ist Lohn- und Gehaltsbuchhaltung genau?

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung umfasst sämtliche Aufgaben rund um Mitarbeitergehälter. Dabei sind Unternehmer verpflichtet, die aktuell geltenden Rechtsgrundlagen einzuhalten. Die unter anderem in der Lohnsteuerdurchführungsverordnung, Gewerbeordnung und Entgeltbescheinigungsverordnung geregelten Vorschriften werden regelmäßig angepasst (z. B. bei Steuer- und Sozialversicherungswerten).

Somit geht die Lohn- und Gehaltsbuchführung weit über das reine Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeitenden hinaus. Denn zu den Aufgaben zählen neben der Entgeltabrechnung auch Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt sowie die Pflege der Lohnkonten.

Unterschied zwischen Lohnbuchhaltung und Gehaltsbuchhaltung

Der wesentliche Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsbuchhaltung liegt in der Basis der Vergütung.

Was ist das Gehalt?

Als Gehalt wird in der Regel ein monatlich gleichbleibender Betrag bezeichnet, der unabhängig von der tatsächlich geleisteten Stundenzahl gezahlt wird. Gang und gäbe ist dies bei Angestellten.

Was bedeutet Lohn?

Ein Lohn wird in der Regel stunden- oder leistungsbezogen berechnet (Stundenlohn oder Akkordlohn). Er kann daher von Monat zu Monat schwanken, etwa bei unterschiedlichen Arbeitszeiten oder Schichtzulagen. Akkordlohn bezeichnet z. B. den Lohn pro produziertes Stück.

In der Praxis werden beide Vergütungsarten in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ähnlich verarbeitet. Dabei ist es wichtig, dass Bruttoentgelt, Abzüge und Nettobetrag korrekt ermittelt und dokumentiert werden.

Welche Aufgaben fallen in der Lohnbuchhaltung an?

Sobald ein neuer Mitarbeitender eingestellt wird, muss ein neues Lohnkonto eröffnet werden. Das Lohnkonto muss neben den persönlichen Daten auch den Lohnanspruch als Brutto- und Nettobetrag ausweisen. Zudem muss der neue Mitarbeitende bei den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden.

Typische Aufgaben der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sind:

• Anlegen und Pflege von Stammdaten und Lohnkonten
• Monatliche Abrechnung (Brutto/Netto, Abzüge, Zuschläge)
• Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung (z. B. An- und Abmeldungen)
• Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen
• Erstellung von Bescheinigungen und Unterlagen für Prüfungen

Denn mindestens ebenso wichtig wie der interne Überblick ist es, die öffentlichen Stellen stets vollumfänglich zu informieren. Sie müssen unter anderem Krankenkassenbeiträge, Lohnsteuer oder vermögenswirksame Leistungen fristgerecht abführen.

Beispiel Lohnsteueranmeldung

Ein typischer Praxisfall ist die fristgerechte Lohnsteueranmeldung. Unabhängig von Vertragsdetails, der Stundenanzahl oder Vergütungsart ist wichtig, für jeden Beschäftigten die Lohnsteuer sowie einen Solidaritätszuschlag beim Finanzamt zu melden. Ebenso eine etwaige Kirchensteuer.

Die Abgabefrist für die Lohnsteueranmeldung liegt in der Regel beim 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Bei Fristversäumnissen drohen Verspätungszuschläge oder Zwangsgelder.

Was muss ein Lohnkonto enthalten?

Unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiter als Festangestellter ein monatlich festes Gehalt von Ihnen erhält oder seinen Lohn nach Stunden berechnet: Mit Beendigung eines jeden Geschäftsjahres schließt Ihr Buchhaltungsbüro alle laufenden Lohnkonten ab.

Häufige Inhalte eines Lohnkontos sind unter anderem:

• Identifikations- und Beschäftigtendaten
• Steuermerkmale / Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Bruttoarbeitslohn, Zuschläge und Sachbezüge
• Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer)
• Sozialversicherungsdaten und -beiträge
• Auszahlungsbetrag / Nettolohn
• Zeiträume, Ein- und Austritt sowie Unterbrechungen

Aus der § 4 Lohnsteuerdurchführungsverordnung ergeben sich sämtliche Meldeerfordernisse, die Ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung dabei einzuhalten hat. Daneben sind Sie auch Ihren Mitarbeitenden gegenüber zur Abgabe transparenter Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen verpflichtet. Je nach Fall sind Meldungen an verschiedene Stellen erforderlich, z. B. an Finanzamt und Sozialversicherungsträger.

Welche Pflichtangaben muss eine Entgeltabrechnung enthalten?

Damit Ihre Mitarbeitenden die Abrechnung nachvollziehen können, muss eine Entgeltabrechnung bestimmte Angaben enthalten. Dazu zählen insbesondere:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Abrechnungszeitraum
• Zusammensetzung des Bruttoentgelts (z. B. Grundlohn, Zuschläge, Sachbezüge)
• Abzüge (z. B. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer)
• Sozialversicherungsbeiträge und relevante Merkmale
• Auszahlungsbetrag (Netto) sowie ggf. Auszahlungsdatum

Eine transparente Abrechnung ist nicht nur im Arbeitsverhältnis wichtig, sondern erleichtert auch Rückfragen und Prüfungen, etwa bei Abweichungen durch Einmalzahlungen, Zuschläge oder Unterbrechungen.

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung outsourcen

Viele kleine und mittelständische Unternehmen lagern die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung an einen Buchhaltungsservice aus, der die Expertise hat und ihnen den Rücken frei hält. Denn Geschäftsführer oder Gründer sind in ihrem Fach versiert – aber nicht in der Buchhaltung. Ausgebildete Buchhalter kennen sich mit den rechtlichen Vorschriften rund um Lohnsteuer, Sozialversicherung und Meldepflichten aus, ebenso mit Besonderheiten wie dem Aufwendungsausgleichsgesetz.