Lohnsteuer

Arbeitnehmer in Deutschland müssen mit der Lohnsteuer einen Teil ihres Gehalts an den Staat überweisen. Zur Gewährleistung reibungsloser Abläufe übernehmen Sie als Arbeitgeber diese Aufgabe für Ihre Angestellten.

Definition: Was ist die Lohnsteuer?

Mit wenigen Ausnahmen müssen Arbeitnehmer in Deutschland von ihrem Bruttogehalt Abgaben an den Staat abführen. Hierunter fällt auch die so genannte Lohnsteuer. Diese eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer, die wiederum auf Kapitalerträge und selbstständige Tätigkeiten entrichtet wird. Als Arbeitgeber leiten Sie die Lohnsteuer Ihrer Angestellten monatlich direkt an das Finanzamt weiter.

Führen Sie einen Betrieb mit mehreren Angestellten, kümmert sich wahrscheinlich Ihre Lohnbuchhaltung um alle erforderlichen Maßnahmen. Diese umfassen

die Lohnsteueranmeldung neuer Mitarbeiter.
Angaben zu latenten Steuern innerhalb der Bilanz (Auflistung in den Aktiva und Passiva).
den Jahresabschluss.

Als Arbeitgeber sind Sie für die korrekte Besteuerung verantwortlich. Mit einer betriebswirtschaftlichen Auswertung können Sie Ihre Steuervorauszahlungen planen und am Jahresende den Saldo des Lohnsteuerjahresausgleichs berechnen.

Was früher auf den klassischen Lohnsteuerkarten vermerkt war, wird mittlerweile digital über das ELStAM-Verfahren beim Finanzamt hinterlegt. Der Lohnsteuerabzug erfolgt anhand bestimmter Lohnsteuerabzugsmerkmale. Diese enthalten unter anderem Angaben zur Beschäftigungsart sowie die Lohnsteuer-ID.

Wann muss man eine Lohnsteuererklärung abgeben?

Arbeitnehmer müssen nur in Ausnahmefällen eigene Steuererklärungen einreichen. Freiwillige Antragsveranlagungen lohnen sich bei erwarteten Steuererstattungen. Als Selbstständiger sind Sie wiederum zu einer jährlichen Steuererklärung verpflichtet. Ohne Ausnahmegenehmigung endet die Abgabefrist jeweils am 31. Juli des Folgejahres.

Wie wird die Lohnsteuer berechnet?

Im Rahmen einer Bilanzanalyse bzw. Einnahmenüberschussrechnung ermittelt die Gehaltsbuchhaltung den steuerlichen Firmengewinn. Sie muss dabei auch die Höhe der Lohnsteuer für jeden Angestellten separat kalkulieren. Als eine der wichtigsten Berechnungsgrundlagen gilt die Einkommenshöhe. Der aktuelle Lohnsteuer-Satz liegt zwischen 14 und 45 Prozent. Weitere Einflussfaktoren sind beispielsweise

Kinderfreibeträge
Vorsorgeaufwendungen
Lohnsteuermäßigungen
sowie die individuelle Steuerklasse.

Für die Berechnung der Lohnsteuer gelten in Deutschland fünf mathematische Formeln, basierend auf den Tarifzonen des Einkommensteuergesetzes. Sie werden jährlich angepasst und berücksichtigen das zu versteuernde Einkommen nach Abzug von Freibeträgen und Werbungskosten.

Bis zum Grundfreibetrag (2025: 12.096 Euro) fällt keine Lohnsteuer an.
Formel: Lohnsteuer = 0
Für das Einkommen ab dem Grundfreibetrag bis ca. 17.443 Euro:
Formel: Lohnsteuer = (932,30 × Y + 1.400) × Y
Y ist ein Zehntausendstel des den Grundfreibetrag übersteigenden Teils des zu versteuernden Einkommens.
Einkommen von ca. 17.444 Euro bis 68.480 Euro:
Formel: Lohnsteuer = (176,64 × Z + 2.397) × Z + 1.015,13
Z ist ein Zehntausendstel des 15.999 Euro übersteigenden Teils des zu versteuernden Einkommens.
Einkommen von ca. 68.481 Euro bis 277.825 Euro:
Formel: Lohnsteuer = 0,42 × X – 10.911,92
X ist das zu versteuernde Einkommen.
Einkommen über 277.826 Euro:
Formel: Lohnsteuer = 0,45 × X – 19.246,67
X ist das zu versteuernde Einkommen.

Überblick über die verschiedenen Lohnsteuerklassen

Ab wann Lohnsteuer zu zahlen ist, hängt von der Steuerklasseneinstufung und dem individuellen Einkommen ab. In Deutschland gibt es sechs Steuerklassen:

Lohnsteuerklasse I: Alleinstehende, ledige, getrenntlebende oder geschiedene Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
Lohnsteuerklasse II: Alleinerziehende mit Anspruch auf den Entlastungsbetrag für Kinder
Lohnsteuerklasse III: Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner, wenn der Partner die Steuerklasse V gewählt hat und ein deutlich höheres Einkommen erzielt
Lohnsteuerklasse IV: Ehepaare oder eingetragene Lebenspartner mit ähnlich hohem Einkommen
Lohnsteuerklasse V: Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner, für den Fall, dass der andere Partner die Steuerklasse III gewählt hat und das eigene Einkommen geringer ist
Lohnsteuerklasse VI: Arbeitnehmer mit mehreren Arbeitsverhältnissen (ab dem zweiten Job oder Lohnsteuerabzugsmerkmalen bei mehreren Arbeitgebern)

Der allgemeine Grundfreibetrag, bis zu dem keine Lohnsteuer gezahlt werden muss, liegt im Jahr 2025 für alle Steuerpflichtigen bei 12.096 Euro jährlich. Für Alleinerziehende in Steuerklasse II kommt ein zusätzlicher Entlastungsbetrag von 4.260 Euro pro Jahr hinzu.

Es gibt für Geringverdiener keinen eigenen Lohnsteuerfreibetrag – maßgeblich sind die pauschalen Freibeträge und steuerlichen Abzugsbeträge aus dem Einkommensteuergesetz. Die Begriffe „Besserverdiener“, „Gleichverdiener“ und „Geringverdiener“ werden nicht als offizielle Einteilung genutzt. Änderungen zu den Steuerklassen III und V sind für 2030 geplant; bis dahin bleiben die bisherigen Regelungen bestehen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Im deutschen Lohnsteuerrecht bestehen verschiedene Ausnahmen von der grundsätzlichen Pflicht zur Lohnsteuerabführung durch Unternehmen:

Eine wichtige Ausnahme ist die pauschale Lohnsteuer bei kurzfristig Beschäftigten oder geringfügigen Aushilfen. Hierbei kann das Unternehmen vereinfacht eine Pauschalsteuer abführen und muss kein individuelles ElStAM-Verfahren nutzen.
Für ausländische Arbeitnehmer, Diplomaten, Mitarbeiter internationaler Organisationen sowie Angehörige ausländischer Streitkräfte oder EU-Einrichtungen besteht unter bestimmten Bedingungen eine Lohnsteuerbefreiung.
Auch für bestimmte geldwerte Vorteile wie Zuschüsse zur betrieblichen Gesundheitsförderung, Sachbezüge oder Gutscheine gelten Freibeträge oder Steuerfreistellungen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen nach § 3 Nr. 34 oder § 8 EStG eingehalten werden.
Beim Lohnsteuerjahresausgleich gibt es ebenfalls Ausnahmen. Der Arbeitgeber muss keinen Jahresausgleich vornehmen für Mitarbeitende mit beschränkter Steuerpflicht, bei Ausscheiden vor Jahresende, bei mehreren Dienstverhältnissen oder wenn atypische Einkunftssituationen vorlagen (etwa Auslandsaufenthalte).
In Fällen von Entsendungen und internationalen Montageeinsätzen kann eine Lohnsteuerpflicht entfallen, wenn die Beschäftigungsdauer gemäß Doppelbesteuerungsabkommen bestimmte Grenzen unterschreitet.

Insgesamt sind Unternehmen verpflichtet, anhand der konkreten Beschäftigungssituation zu prüfen, ob eine reguläre Lohnsteuerabführung, Pauschalierung oder Steuerbefreiung greift und die Nachweise sorgfältig zu dokumentieren.

Worauf müssen Unternehmen achten?

Unternehmen müssen bei der Lohnsteuer alle gesetzlichen Pflichten und Fristen einhalten. Unternehmer müssen für alle Arbeitnehmer die Lohnsteuer sowie Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag direkt vom Arbeitslohn einbehalten und elektronisch an das Finanzamt abführen. Grundlage dafür ist das Einkommensteuergesetz, das die korrekte Berechnung der Steuer nach Steuerklasse, Freibeträgen und Kirchensteuerpflicht vorschreibt. Die Anmeldung und Abführung erfolgt online über das ELSTER-Verfahren – je nach Höhe der Jahreslohnsumme monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

Jeder Arbeitgeber muss ab dem ersten Arbeitnehmer eine Lohnsteueranmeldung machen; diese Pflicht endet erst beim Ausscheiden des Mitarbeiters. Für die korrekte Lohnsteuerberechnung müssen die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgerufen und eingepflegt werden. Unternehmen sind verantwortlich für die lückenlose Vorlage von Lohnunterlagen, Abrechnungen und Lohnkonten bei Steuerprüfungen durch das Finanzamt. Die Lohnsteuerjahresausgleichspflicht besteht ab zehn Mitarbeitenden und erfordert nach Ablauf des Kalenderjahres einen Ausgleich der einbehaltenen Steuern.

Verstöße gegen die Abführungspflicht führen zu Nachforderungen oder im gravierenden Fall zu Steuerhaftung für Unternehmer und Geschäftsführer. Bei pauschaler Lohnsteuer, etwa für Minijobs, gelten abweichende Regelungen: Die Anmeldung erfolgt bei der Minijob-Zentrale, nicht beim Finanzamt. Für alle Beschäftigungsarten muss das Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben einhalten und pünktlich sowie vollständig berichten. Eine enge Abstimmung mit Lohnbuchhaltung und Steuerberatung unterstützt Unternehmen, alle Anforderungen rechtssicher umzusetzen.

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