Der Jahresabschluss

Sie arbeiten als Freiberufler, sind selbstständig oder leiten ein Unternehmen? Dann müssen Sie einen Jahresabschluss erstellen, sobald ein neues Geschäftsjahr beginnt. Wie Sie Ihren Jahresabschluss erstellen sollten und was genau dieser enthalten muss, lässt sich jedoch nicht pauschal beantworten. Das gilt auch für mögliche Fristen oder eine im Einzelfall erforderliche Offenlegung. Im Folgenden erfahren Sie alles rund um die korrekte Ausarbeitung Ihres Jahresabschlusses. Außerdem Informieren wir Sie über die rechtlichen Grundlagen und die Vorteile einer externen Buchführung.

Definition: Was Ist ein Jahresabschluss?

Von Kleinunternehmern über Betriebsinhaber bis hin zu Kapitalgesellschaften müssen juristische Personen des Privatrechts sämtliche Geschäftsvorfälle belegen. Das heißt: Das zuständige Finanzamt verlangt von Ihnen eine permanente Buchführung mit einem aussagekräftigen Jahresabschluss am Jahresende. Dieser Abschlussbilanz lassen sich Informationen zu Ihrer gesamtwirtschaftlichen Situation, der Ertragslage, aber auch möglichen Schulden entnehmen.

Geregelt und definiert ist der Jahresabschluss im HGB – dem Handelsgesetzbuch. Nach § 242 Abs. 3 HGB setzt sich der Jahresabschluss immer aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen:

1. Die GuV ist Teil der doppelten Buchführung. Mit ihr ermitteln Sie den Unternehmensgewinn des abgelaufenen Jahres. Zur Durchführung der Berechnung stehen Ihnen Softwareprogramme wie beispielsweise DATEV zur Verfügung. Als Sonderbereich Ihres Eigenkapitalkontos steht die GuV in engem Zusammenhang mit Ihrer Bilanz.
2. Die Bilanz besteht aus Aktiva und Passiva. Dabei zeigt die passive Seite die Herkunft des Familienvermögens und die aktive Seite dessen Verwendung.

Hinweis: Hinter den Bilanzierungsgrundsätzen verstecken sich vier Richtlinien, die Sie bei Ihrer Jahresabschluss-Erstellung in Deutschland von Gesetzes wegen beachten müssen. Dabei handelt es sich um den Grundsatz der

• Wahrheit
• Klarheit
• Vorsicht
• Wirtschaftlichkeit

Für international tätige Unternehmen sind darüber hinaus die internationalen Bilanzierungsgrundsätze von Bedeutung. Die Vorschriften der „International Financial Reporting Standards“ (IFRS) sind allerdings rechtlich selten bindend. Ein weiterer Unterschied liegt im Schwerpunkt der jeweiligen Regularien:

1. Das HGB möchte primär Gläubiger insolventer Unternehmen schützen.
2. Die IFRS fokussieren sich auf einen fairen Vergleich der Ertragslagen weltweit operierender Unternehmen.

Wichtig: Als Bestandteil Ihrer Rechnungslegung muss Ihr Jahresabschluss für eine Akzeptanz durch das Finanzamt frei von erheblichen Mängeln sein.

Begriffserklärung

Mit dem Jahresabschluss schließen Sie das kaufmännische Geschäftsjahr und all ihre Finanzierungsgeschäfte ab. Sie selbst, Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltung sammeln und prüfen die erforderlichen Dokumente auf Ihre Richtigkeit hin.

Konsolidierter und testierter Jahresabschluss

Es gibt viele Rechtsformen für Unternehmen. Je nach Art des Unternehmens unterscheiden sich auch die Anforderungen, die der Jahresabschluss erfüllen muss. Allgemein lässt sich ein Jahresabschluss in zwei Kategorien einteilen:

1. Ein konsolidierter Jahresabschluss fasst bei Bedarf die Finanzlagen miteinander verbundener Unternehmen zusammen. Sämtliche Positionen der Bilanz, Gewinne und Verluste beteiligter Tochterunternehmen fließen vollständig in den Jahresabschluss des Mutterkonzerns mit ein.
2. Ein testierter Jahresabschluss wird in Deutschland von Kapital- sowie Personenhandelsgesellschaften ab einer mittleren Größe verlangt. Die gesetzlich vorgeschriebene Testierung des Jahresabschlusses sowie eines Lageberichts muss dabei von unabhängigen, ausgebildeten Abschlussprüfern durchgeführt werden.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Grundsätzlich richtet sich die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses an sämtliche Unternehmen, die auch eine doppelte Buchführung vornehmen müssen. Zu ihnen gehören

• Personengesellschaften wie eine Kommanditgesellschaft, Offene Handelsgesellschaft oder Gesellschaft des bürgerlichen Rechts.
• Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Unternehmensgesellschaften – jeweils mit und ohne den Zusatz der „& Co. KG“

Ob Einzelkaufleute einen Jahresabschluss erstellen müssen, hängt von ihrer individuellen Situation ab. Freiberufler und Betreiber eines Kleingewerbes müssen ebenfalls einen Jahresabschluss vorlegen, sich dabei aber nicht an alle Vorgaben des HGB halten. So müssen sie lediglich eine einfache Buchführung vornehmen sowie eine lückenlose Einnahmen-Überschuss-Rechnung einreichen.

Jahresabschluss für Unternehmen: Beispiele aus der Praxis

Einen „Muster-Jahresabschluss“ mit stets gleichem Inhalt gibt es also nicht. Folgende Beispiele zeigen deutlich, wie ein Jahresabschluss im Detail aussehen kann.

Jahresabschluss für eine GbR / Jahresabschluss als Freiberufler und Kleinunternehmer

Unabhängig von Ihrem Gewinn und Umsatz: Sie unterliegen als Freiberufler oder GbR keiner Bilanzierungspflicht. Stattdessen können Sie Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Jahresabschluss einreichen. Umsatz, Gewinn und Verlust müssen jedoch transparent, vollständig und fehlerlos dargestellt sein.

Eingetragene Kaufleute

Eingetragene Kaufleute müssen nur dann einen umfangreichen Jahresabschluss nach dem HGB erstellen,

• wenn der Umsatz mehr als 600.000 Euro
• oder der Gewinn mehr als 60.000 Euro beträgt.

Die Angaben beziehen sich jeweils auf das vorherige, bereits abgeschlossene Geschäftsjahr. Unterschreitet einer der Posten die angegebene Summe, ist auch hier eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend.

Jahresabschluss für eine Unternehmergesellschaft

Eine UG muss immer einen Jahresabschluss anfertigen. Wie auch bei anderen Kapitalgesellschaften müssen Sie hier zudem einen Anhang und unter Umständen einen Lagebericht beifügen.

Jahresabschluss für eine GmbH

An den Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft werden abhängig von ihrer Größe nach §§ 264 ff. HGB zusätzliche Anforderungen gestellt. Der üblichen Bilanz und GuV müssen Sie einen Anhang beifügen. Dieser soll einen Einblick in die gegenwärtige sowie erwartete finanzielle Situation geben. Durch die so genannte Rückstellung werden wahrscheinliche Zahlungsverpflichtungen aus dem alten Geschäftsjahr geschätzt und in den Passiva der Bilanz ausgewiesen. Die Jahresabschluss-Rückstellungen dienen dazu, mögliche künftige Finanzierungsengpässe aufzufangen.

Jahresabschluss für eine GmbH & Co. KG

Für eine GmbH & Co. KG ohne natürliche Person als vollhaftenden Gesellschafter gelten weitere Regeln für die Buchhaltung. Diese Unternehmen müssen nicht nur einen Jahresabschluss erstellen, diesen dem Finanzamt zusammen mit der Steuererklärung übersenden und eine Bilanzanalyse durchführen. Vielmehr sind sie dazu verpflichtet, den Jahresabschluss ebenfalls im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen.

Besonderheit: Jahresabschluss nach IFRS

Auch der Jahresabschluss gemäß IFRS soll die Lage von Vermögen, Finanzen und Erträgen eines internationalen Unternehmens möglichst realitätsnah abbilden. Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften mit Pflicht zur Konzernrechnungslegung sind gemäß § 315e HGB zu einem IFRS-Jahresabschluss verpflichtet.

Bestandteile: Was gehört zum Jahresabschluss?

Mit einer Checkliste für den Jahresabschluss stellen Sie sicher, dass Sie alle entscheidenden Aspekte berücksichtigen. Wie bereits erwähnt, muss der Jahresbericht stets Ihre Bilanz sowie Ihre GuV umfassen. Außerdem ist es möglich, dass Kapitalgesellschaften als weitere Bestandteile des Jahresabschlusses einen Anhang oder ein Lagebericht beifügen müssen.

Jahresabschluss erstellen: So geht's

Für die Buchhaltung ist es enorm wichtig, dass Sie sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentieren und die dazugehörigen Belege sorgfältig aufbewahren.

Die richtige Vorbereitung

Sammeln Sie vor der konkreten Ausführung Ihres Jahresabschlusses zunächst alle erforderlichen Unterlagen. Zu ihnen zählen

• Verträge: Der Handelsregistereintrag oder Gesellschaftsvertrag, Verträge über Raummieten oder geleaste Fahrzeuge sowie Versicherungspolicen oder Kreditvereinbarungen.
• Betriebsinventar: Legen Sie sich hierfür ein Bestandsverzeichnis an, in das Sie Ihre Vermögensgegenstände, aber auch mögliche Schulden eintragen.
• Abschreibungen für Maschinen, Geräte oder Gebäudeteile. Durch die jährliche Wertminderung dieser und anderer Betriebsmittel reduziert sich auch Ihr Anlagevermögen.

Des Weiteren sollten Sie offene Forderungen angeben und jede Rechnung oder Spendenquittung berücksichtigen.

Jahresabschluss richtig erstellen: Schritt für Schritt

Statt querbeet alle Zahlen aus den erforderlichen Unterlagen zusammenzutragen, hat sich bei der Erstellung des Jahresabschlusses die folgende Vorgehensweise bewährt.

1. Schritt

Beim Buchen laufender Geschäftsvorfälle legen Sie für eine bessere Übersicht Unterkonten für unterschiedliche Geschäftsvorfälle an. Bei Ihrem Jahresabschluss führen Sie diese wieder mit ihren zugehörigen Hauptkonten zusammen. Die Salden übernehmen Sie dann in Ihre Bilanz.

2. Schritt

Haben Sie alle Zahlen eingetragen, erstellen Sie eine Abschlussübersicht mit sämtlichen Anfangs- und Endbeständen. Für eine bessere Übersicht sollten Sie zwischen Bestands- und Erfolgskonten unterscheiden. Möglicherweise möchte Ihr Finanzamt nicht nur Bilanz und GuV, sondern auch Ihren Abschlussbericht einsehen.

3. Schritt

Den letzten Schritt delegieren Sie. Abhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens muss Ihr Jahresabschluss durch Gesellschafter, Aufsichtsrat oder einen anderen gesellschaftlichen Vertreter genehmigt werden.

Jahresabschluss: Diese Fristen gilt es zu beachten

Wie auch bei Ihrer Steuererklärung gibt es auch für den Jahresabschluss eine Frist. Erneut lässt sich hier kein pauschaler Zeitraum nennen. Vielmehr sind wieder einmal die Rechtsform sowie die Größe Ihres Unternehmens ausschlaggebend.

Zwar finden Sie in § 243 HBG einen allgemeingültigen Absatz. Doch der Gesetzgeber lässt hierbei viel Spielraum. Jedoch haben sich für Einzelunternehmen und Personengesellschaften Richtwerte etabliert. Demnach müssen Unternehmen den Jahresabschluss spätestens neun Monate nach Ende des Geschäftsjahres abgegeben.

Hinweis: Möchten Sie Ihren Jahresabschluss gemeinsam mit Ihrer Steuererklärung einreichen, gilt deren offizieller Stichtag vom 31. Juli eines Jahres als Abgabefrist.

Für Kapitalgesellschaften sind die §§ 264 ff. HGB einschlägig. Hier bestimmt sich die genau festgelegte Frist anhand von vier Aspekten:

1. Unternehmensgröße
2. Anzahl der Beschäftigten
3. Bilanzsumme
4. Umsatzhöhe

Kleinstkapitalgesellschaften

• Unternehmensgröße: Kleinstkapitalgesellschaft
• Anzahl der Beschäftigten: unter zehn
• Bilanzsumme: unter 350.000 Euro
• Umsatzhöhe: unter 700.000 Euro
• Frist: sechs Monate (30. Juni)

Kleine Kapitalgesellschaften

• Unternehmensgröße: Kleine Kapitalgesellschaft
• Anzahl der Beschäftigten: zehn bis 50
• Bilanzsumme: 350.000 bis sechs Millionen Euro
• Umsatzhöhe: 700.000 bis zwölf Millionen Euro
• Frist: sechs Monate (30. Juni)

Mittelgroße Kapitalgesellschaft

• Unternehmensgröße: Mittelgroße Kapitalgesellschaft
• Anzahl der Beschäftigten: 50 bis 250
• Bilanzsumme: sechs bis 20 Millionen Euro
• Umsatzhöhe: zwölf bis 40 Millionen Euro
• Frist: drei Monate (31. März)

Große Kapitalgesellschaft

• Unternehmensgröße: Große Kapitalgesellschaft
• Anzahl Beschäftigte: über 250
• Bilanzsumme: über sechs Millionen Euro
• Umsatzhöhe: über 40 Millionen Euro
• Frist: drei Monate (31. März)

Hinweis: Zur Zuordnung der festgesetzten Frist muss nur eine der vier Anforderungen an die Kapitalgesellschaft erfüllt sein.

Die Veröffentlichung des Jahresabschlusses

Für Unternehmen bestimmter Rechtsformen besteht außerdem die Pflicht, den Jahresabschluss zu veröffentlichen. Durch die Offenlegungspflicht der Abschlussbilanz will man möglichen Gläubigern oder anderen Interessengruppen Gelegenheit der Einsichtnahme in die Unternehmensfinanzen gewähren. Den Jahresabschluss einsehen kann jeder Interessent, die Veröffentlichung erfolgt über den Bundesanzeiger.

Rechtliches: Für wen gilt die Publikationspflicht?

Per Gesetz sind die folgenden Unternehmen dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss öffentlich zugängig zu machen:

• Nach § 325 HGB Kapitalgesellschaften
• Nach § 264a HGB Personenhandelsgesellschaften ohne natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter
• Nach § 1 Publizitätsgesetz Unternehmen, auf die mindestens zwei der drei folgenden Größen zutreffen:
  • Bilanzsumme über 65 Millionen Euro
  • Umsatzerlöse über 130 Millionen Euro
  • Arbeitnehmer über 5.000

So ist auch möglich, dass ein Verein einen Jahresabschluss veröffentlichen muss oder Einzelkaufleute ihre Abschlussbilanzen offenlegen müssen. Auch Versicherungsunternehmen oder Filialen ausländischer Kapitalgesellschaften können von der Publikationspflicht betroffen sein.

Offenlegungspflicht: Wie groß ist der Umfang?

Der Umfang der publizierten Zahlen ist wiederum nicht für alle offenlegungspflichtigen Unternehmen gleich. Sie haben es geahnt: Es kommt auf die Unternehmensgröße an. Einige Betriebe profitieren von Sonderregelungen.

Eine komplette Aufführung aller Unterlagen enthält nach § 325 HGB

• Jahresabschluss mit Bilanz, GuV und Anhang
• Lagebericht
• Aufsichtsratsbericht

Hierzu verpflichtet sind große und mittelgroße Kapitalgesellschaften. Letztgenannte profitieren gegebenenfalls von in § 327 HGB festgesetzten Erleichterungen.

Vorteile für Kleinstkapitalgesellschaft

Eine gesetzliche Sonderregelung trifft Kleinstunternehmen und kleine Kapitalgesellschaften.

1. Eine Kleinstkapitalgesellschaft muss ausschließlich eine verkürzte Bilanz beim Bundesanzeiger hinterlegen. Damit sparen Sie Kosten: Eine Hinterlegung kostet nur rund ein Viertel einer Veröffentlichung.
2. Eine kleine Kapitalgesellschaft muss eine verkürzte Bilanz zur Veröffentlichung einreichen. Bei der Offenlegung darf sie sich nach § 326 HGB auf Bilanz und Anhang beschränken, die GuV muss nicht publiziert werden.

Fazit

Mit einem vollständigen und transparenten Jahresabschluss erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorschriften. Die genaue Aufstellung sämtlicher Erträge und Verluste kann Ihnen zudem wertvolle Hilfestellungen bei der künftigen Ausrichtung Ihres Unternehmens bieten. Entscheiden Sie sich für die Unterstützung durch ein externes Buchhaltungsunternehmen, sparen Sie nicht nur eine Menge Zeit. Vielmehr können sie sich auch einer lückenlosen, rechtlich sicheren Erstellung des Jahresabschlusses sicher sein.