Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung nennt man auch Doppik. Wenn man die doppelte Buchführung einfach erklärt, handelt es sich um eine Methode der Buchhaltung, bei der man einen bestimmten Geschäftsvorfall doppelt bucht. Hierfür verwendet man ein Konto und ein Gegenkonto. Man kann diesen Prozess auch als Soll- und Haben-Buchung bezeichnen. Besonders hilfreich ist die Doppik für Unternehmen, die Buch führen müssen. Entsprechende Unternehmen nutzen sie daher beim zweiteiligen Jahresabschluss, wo sie die Bilanz und die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) aufstellen. Die doppelte Buchführung also ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, für die die Buchführungspflicht gilt.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf Konto und Gegenkonto verbucht (Soll und Haben)
• Ziel ist der zweiteilige Jahresabschluss: Bilanz und GuV
• Buchführungspflichtig sind u. a. GmbH, OHG, KG, AG sowie Einzelunternehmen ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn
• Zur einheitlichen Kontenführung kommen Standardkontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04 zum Einsatz
• Unterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden

Was ist der Unterschied zwischen doppelter Buchführung und EÜR?

Das Gegenstück zur doppelten Buchführung ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Bei der EÜR werden lediglich die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt: das Ergebnis ist der Gewinn oder Verlust. Sie ist deutlich einfacher und kann oft ohne Steuerberater erstellt werden. Die doppelte Buchführung dagegen ordnet jeden Geschäftsvorfall einem Konto und einem Gegenkonto zu und ermöglicht so eine wesentlich umfangreichere Auswertung der Unternehmenszahlen.

Soll und Haben: Ein Buchungsbeispiel 

Bei jedem Geschäftsvorfall sind immer mindestens zwei Konten betroffen: eines im Soll (linke Seite) und eines im Haben (rechte Seite). Ein einfaches Beispiel: 

Geschäftsvorfall: Ein Unternehmen überweist die Miete in Höhe von 1.000 € an den Vermieter. 

Der Mietaufwand wird im Soll auf dem Aufwandskonto verbucht, während der Zahlungsabgang im Haben auf dem Bankkonto (Aktivkonto) erfasst wird. So bleiben Aktiv- und Passivseite stets im Gleichgewicht.

Bilanz und GuV im Vergleich 

Aktiva und Passiva sind die zentralen Größen der Bilanz. Zu den Aktiva gehören sämtliche Arten von Vermögen: zum Beispiel Anlagevermögen oder Umlaufvermögen. Das Kapital bezeichnet man dagegen als Passiva, wobei es sich unter anderem um Rückstellungen oder Verbindlichkeiten handelt. Auch der Saldo, also die Differenz zwischen Ausgaben und Einnahmen, spielt hier eine große Rolle.

Bilanz und GuV unterscheiden sich dabei in einem wichtigen Punkt: 

Buchführungspflicht: Für wen gilt sie?

Die Regelungen der Buchführungspflicht findet man im Handelsgesetzbuch. Grundsätzlich gilt die doppelte Buchführungspflicht nicht für jedes Unternehmen. Dabei kommt es vor allem auf die Unternehmensform und die Umsätze an. So gilt die Pflicht zum Beispiel für die Unternehmensformen GmbH, GmbH & CO. KG, KG, OHG und AG. Diese Unternehmensformen muss man in das Handelsregister eintragen, was schließlich in der Buchführungspflicht resultiert. Das bringt eine Besonderheit mit sich: Auch Kleinunternehmer sind buchführungspflichtig, wenn sie sich um einen Eintrag in das Handelsregister kümmern. Tun sie das nicht, bleibt auch die Buchführungspflicht aus.

Ebenso wirken sich der Jahresumsatz und der Jahresgewinn darauf aus, ab wann die doppelte Buchführung verpflichtend ist. Jedes Unternehmen, das pro Jahr mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn erzielt, muss doppelt Buch führen. Von dieser Regelung sind lediglich landwirtschaftliche Betriebe ausgenommen: Diese müssen außerdem eine Nutzfläche im Wert von mehr als 25.000 Euro besitzen, um die Doppik anwenden zu müssen.

Ausgeschlossen sind unter anderem außerdem Freiberufler und Selbstständige, sofern kein Eintrag im Handelsregister existiert.

Standardkontenrahmen: SKR 03 und SKR 04 

Um die Konten der doppelten Buchführung einheitlich zu strukturieren, kommt ein sogenannter Standardkontenrahmen (SKR) zum Einsatz. Die zwei gängigsten Varianten: 

• SKR 03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut und orientiert sich an den betrieblichen Abläufen eines Unternehmens.
• SKR 04 orientiert sich am Aufbau des Jahresabschlusses gemäß §266 und §275 HGB. Die Kontenreihenfolge entspricht hier direkt der Reihenfolge in Bilanz und GuV, was die Erstellung des Jahresabschlusses erleichtert.

Daneben gibt es branchenspezifische Kontenrahmen, etwa für Hotels und Gaststätten (SKR 70) oder den Einzelhandel (SKR 30). 

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Alle Unterlagen der doppelten Buchführung unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wichtige Unterlagen müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden, in der Praxis empfiehlt sich aber eine Aufbewahrung von zwölf Jahren. Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, sofern die Vorgaben der GoBD eingehalten werden.

Welche Vor- und Nachteile hat die doppelte Buchführung?

Grundsätzlich bringt die Doppik einige Vorteile mit sich. So kann die doppelte Buchführung zum Beispiel dabei helfen, tiefere Einblicke in das eigene Unternehmen zu erhalten. Das ist wiederum nützlich, um eine besonders aussagekräftige Cash-Flow-Analyse durchführen zu können. Somit können Unternehmen bessere Entscheidungen treffen, um den Erfolg auch in Zukunft sicherzustellen. Aus diesem Grund entscheiden sich auch viele Unternehmen, die nicht dazu verpflichtet sind, für die doppelte Buchführung. Ein Nachteil ist allerdings der deutlich höhere Aufwand im Vergleich zur Einnahmenüberschussrechnung. Außerdem benötigt man ein Konto und eine Kasse als physisches Pendant, was ebenfalls etwas zeitintensiver ist.