Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)

Das Aufwendungsausgleichsgesetz, regelt den Ausgleich bestimmter Kosten, die kleinen und mittleren Unternehmen entstehen und diese benachteiligen beziehungsweise gefährden können. Es ist auch als „Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlungen“ bekannt sowie unter dem Kürzel AAG. Diese Kosten entsprechen der Entgeltabrechnung im Krankheitsfall und Mutterschutz-Leistungen.

Das Aufwendungsausgleichsgesetz soll kleine und mittlere Betriebe entlasten und über diesen Weg die berufliche Gleichstellung von Mann und Frau fördern. Lange galt das AAG jedoch nicht für Aufwendungen durch eine Schwangerschaft, wenn ein Unternehmen mehr als 20 beziehungsweise 30 Angestellte beschäftigte.

Das bedeute nach Auffassung des Bundesverfassungsgerichts aber gegebenenfalls eine Benachteiligung von Frauen in Einstellungsverfahren. Dies wiederum verstoße gegen den Artikel 3 Absatz 2 Grundgesetz.

Anwendungsbereich und Zielsetzung des AAG

Das Aufwendungsausgleichsgesetz richtet sich in erster Linie an kleinere und mittlere Arbeitgeber mit begrenzten finanziellen Spielräumen. Hintergrund ist, dass Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall oder Aufwendungen bei Schwangerschaft gerade kleinere Betriebe wirtschaftlich stärker treffen können.
Über die Umlageverfahren U1 und U2 sollen diese Belastungen verteilt und einzelne Unternehmen vor unverhältnismäßigen Risiken geschützt werden. Gleichzeitig verfolgt das AAG das Ziel, betriebswirtschaftliche Hürden abzubauen, die die Gleichbehandlung von Frauen und Männern im Berufsleben beeinträchtigen könnten.

Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz

Es gibt zwei Umlagen, die nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz geltend gemacht werden können:

1. Die U1-Umlage, die sich auf Kosten für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall bezieht. Der Arbeitgeber bekommt den Lohn bei der Erkrankung von Angestellten und Arbeitern erstattet.
2. Die U2-Umlage, die sich auf das Ausgleichsverfahren für Personalaufwendungen aufgrund von Schwangerschaften bezieht.

Umlagepflicht

Die zuständige Krankenkasse stellt zum Beginn jedes Kalenderjahres die U1-Umlagepflicht eines Unternehmens nach § 2 Absatz 2 Satz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz fest. Ihnen als Arbeitgeber obliegt dabei das Ermitteln der Beschäftigten-Anzahl und damit die Beurteilung einer Teilnahme-Verpflichtung am U1-Umlageverfahren.

Dabei entsteht für die Umlagepflicht nach dem AAG-Gesetz zumindest in diesem Punkt keine Mehrarbeit für Sie. Denn es gilt ohnehin, jede Aufwendung fürs Controlling zu vermerken. Achtung ist aber geboten, da einige Personengruppen bei der Zählung der Beschäftigten-Anzahl ausgeklammert sind.

Welche Arbeitgeber unterliegen der Umlagepflicht?

Ob ein Unternehmen an der U1-Umlage teilnimmt, hängt von der regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmerzahl ab. Bei der Ermittlung dieser Beschäftigten-Anzahl werden bestimmte Personengruppen nur anteilig oder gar nicht berücksichtigt.
Für die U2-Umlage gilt: Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber unabhängig von der Unternehmensgröße beteiligt. Der Gesetzgeber möchte so sicherstellen, dass Mutterschaftsaufwendungen nicht einzelne Betriebe übermäßig treffen, sondern gesamtwirtschaftlich getragen werden.

Erstattungshöhe und Wahl des Umlagesatzes

Die konkrete Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz hängt vom gewählten Umlagesatz der jeweiligen Krankenkasse ab. Die Kassen stellen dafür in der Regel verschiedene Umlageklassen mit unterschiedlichen Beitragssätzen und Erstattungsquoten zur Verfügung.
Ein höherer Umlagesatz bedeutet für den Arbeitgeber zwar höhere laufende Umlagebeträge, dafür aber eine höhere Erstattung im Leistungsfall. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob der gewählte Umlagesatz zur eigenen Personalstruktur und Krankheitsquote passt.

Typische Anwendungsfälle in der Praxis

In der betrieblichen Praxis greift das AAG vor allem bei längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten von Beschäftigten. Der Arbeitgeber zahlt zunächst die Entgeltfortzahlung weiter und beantragt anschließend eine Erstattung über das Umlageverfahren.
Gleiches gilt für Mutterschaftsleistungen, die über die U2-Umlage ganz oder teilweise ausgeglichen werden. Eine saubere Dokumentation in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist Voraussetzung dafür, dass die zuständige Krankenkasse die Aufwendungen anerkennt.

Fristen, Angaben und häufige Fehler

Für Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz gelten gesetzlich vorgegebene Fristen. Werden diese Fristen versäumt, kann dies den vollständigen oder teilweisen Verlust des Erstattungsanspruchs bedeuten.
Typische Fehler sind unvollständige Angaben im Antrag, falsch ermittelte Entgeltfortzahlungsbeträge oder nicht korrekt angegebene Zeiträume. Es empfiehlt sich daher, interne Prozesse zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Controlling klar zu strukturieren.

Bedeutung des AAG für Planung und Controlling

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das AAG ein wichtiger Faktor für die Planung der Liquidität. Entgeltfortzahlungen und Mutterschaftsaufwendungen müssen nicht vollständig als endgültige Kosten verbucht werden, sondern werden teilweise wieder ausgeglichen.
Im Controlling sollten Umlagezahlungen und Erstattungen aus dem AAG getrennt ausgewiesen werden, um die tatsächliche Kostenbelastung richtig einzuordnen. So lässt sich besser beurteilen, welche finanziellen Auswirkungen krankheitsbedingte Ausfälle und Mutterschutzfälle im Betrieb tatsächlich haben.

Wichtig für die Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz

Umlageverfahren und Erstattungsleistungen erfolgen über die Krankenkasse. Zuständig ist nach § 2 Absatz 1 Satz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz AAG diejenige Kasse bei der die Beschäftigten des Unternehmens versichert sind.

Für privatversicherte Beschäftigte gilt: Die Umlagebeträge sind an diejenige Krankenkasse zu leisten, an die Sie als Arbeitgeber bereits die Beiträge zur Rentenversicherung entrichten. Für geringfügig Beschäftigte gilt eine Ausnahmeregelung.

Der Arbeitgeber muss nach § 2 Absatz 2 Satz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz in Vorleistung treten und die Erstattung bei der zuständigen Krankenkasse beantragen.

Übermittelt dieser im Erstattungsantrag nicht alle erforderlichen Angaben, kann die Krankenkasse die Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen ablehnen. Geregelt ist dies in § 4 Absatz 1 Aufwendungsausgleichsgesetz.

Seit Anfang 2011 sind Arbeitgeber verpflichtet den maschinellen Datenaustausch für das Erstattungsverfahren nach dem AAG Gesetz zu nutzen. § 2 Absatz 3 Aufwendungsausgleichsgesetz in Verbindung mit § 28a Absatz 3 und 4 Sozialgesetzbuch IV.