Rechnungsprüfung

Warum ist die Rechnungsprüfung wichtig für die Buchhaltung und Finanzkontrolle?

Gehen Rechnungen ein, gilt es diese vor der Zahlung zu überprüfen. Andernfalls besteht die Gefahr von Betrug und Verlusten. Zu einer Rechnungsprüfung gehören die formelle Rechnungsprüfung und die sachliche Rechnungsprüfung.

Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können nicht nur zu finanziellen Verlusten führen, sondern auch dazu, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug aberkennt. Das kann im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt erhebliche Nachzahlungen zur Folge haben.

Mit der Rechnungsprüfung werden sowohl formelle als auch inhaltliche Aspekte kontrolliert: Es wird geprüft, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sind und ob die abgerechneten Leistungen tatsächlich erbracht wurden. Die Rechnungsprüfung trägt maßgeblich dazu bei, die finanzielle Integrität und Zuverlässigkeit der Unternehmensdaten zu gewährleisten. So können Investoren, Geschäftspartner und Behörden den Finanzberichte Vertrauen schenken.

Eine sorgfältige Rechnungsprüfung dient außerdem der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Compliance-Anforderungen. Insgesamt bildet sie das Fundament einer transparenten, korrekten und effizienten Buchhaltung.

Wie läuft eine Rechnungsprüfung ab?

Der Ablauf der Rechnungsprüfung ist klar strukturiert:

Zunächst wird jede eingehende Rechnung im Unternehmen erfasst und einem zuständigen Mitarbeiter oder einer Abteilung zugeordnet. Im ersten Schritt erfolgt die formelle Prüfung: Hier wird kontrolliert, ob alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer, vollständige Adressen und das Leistungsdatum vorhanden sind. Auch die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben nach § 14 UStG wird geprüft.

Im nächsten Schritt folgt die sachliche Prüfung. Dabei wird abgeglichen, ob die berechneten Leistungen tatsächlich erbracht wurden, ob Menge, Preis und Konditionen mit Bestellung und Lieferschein übereinstimmen und ob eventuelle Rabatte oder Skonti korrekt berücksichtigt wurden. Im Anschluss erfolgt die rechnerische Prüfung, bei der alle Beträge, Summen und Steuersätze auf Richtigkeit überprüft werden. Auch die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer und die Endsumme werden kontrolliert.

Sind alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, wird die Rechnung zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet. Die Freigabe erfolgt meist durch eine verantwortliche Person oder eine vordefinierte Freigabekette. Abschließend wird die geprüfte Rechnung ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert, sodass sie jederzeit nachvollziehbar ist. Moderne Unternehmen nutzen hierfür oft digitale Workflows, die den gesamten Prozess transparenter, schneller und sicherer machen.

Die formelle Rechnungsprüfung

Die formelle Prüfung ist wichtig, um beispielsweise bei Großbeträgen (über 150,00 Euro) den Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen zu können. Für diesen geht ein Unternehmen nämlich in Vorleistung.

Das wesentliche Ziel einer formellen Rechnungsprüfung liegt darin, das Einhalten formeller Vorschriften zu überprüfen. Und zwar gemäß § 14 UStG „Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer“ und § 33 UstDV „Erleichterungen für Kleinbetragsrechnung bis EUR 150,00“.

Ist eine Rechnung falsch gestellt, können Dienstleistende eine berichtigte Rechnung anfordern. Die weitere Bearbeitung verzögert sich bis zum Erhalt einer korrekt gestellten Rechnung.

Die sachliche Rechnungsprüfung

Die sachliche Rechnungsprüfung beschäftigt sich mit dem Inhalt der Rechnung. Die Rechnung prüfen sollten immer diejenigen Stellen oder Sachbearbeitenden, die auch für das Erteilen des Auftrages zuständig waren. Denn sie tragen die sachliche Verantwortung. Diese Aufgabe obliegt also nicht bloß der Buchhaltung. Und können somit die Angaben in der Rechnung mit den Angaben im Auftrag und den erfolgten Leistungen am besten abgleichen.

Das Zuteilen und Überprüfen von Rechnungen können sowohl analog als auch digital von statten gehen. Nur für wenige Rechnungen ist das analoge Zuteilen und Prüfen von Eingangsrechnungen vollkommen ausreichend.

Gehen jedoch viele Rechnungen ein, oder sind mehrere Mitarbeitende mit den Bereichen Beauftragung und Rechnungsprüfung betraut: Dann kann ein entsprechendes Softwaresystem von Vorteil sein. Softwaresysteme zur Rechnungsprüfung leiten Eingangsrechnungen automatisch an die zuständigen Stellen weiter und sparen somit Zeit in der Verwaltung.

Herausforderungen und typische Fehlerquellen

Die Rechnungsprüfung ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden, die den Prozess aufwendig und fehleranfällig machen können. Häufig führen unklare Zuständigkeiten oder fehlende Standardprozesse zu Verzögerungen bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen. Gerade bei hohem Belegaufkommen besteht die Gefahr, dass Rechnungen übersehen, doppelt geprüft oder nicht rechtzeitig bearbeitet werden.

Zu den typischen Fehlerquellen zählen auch unvollständige oder fehlerhafte Rechnungsangaben, die eine korrekte Prüfung erschweren. Manuelle Übertragungsfehler, etwa beim Abgleich von Beträgen, Bestellungen oder Lieferungen, können zu falschen Zahlungen führen. Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Dubletten nicht erkannt oder unberechtigte Rechnungen versehentlich freigegeben werden. Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien ist im Alltag nicht immer gewährleistet, was zu Problemen bei Betriebsprüfungen oder beim Vorsteuerabzug führen kann.

Möglichkeiten zur Automatisierung und Prozessoptimierung

Um die Herausforderungen der Rechnungsprüfung zu bewältigen, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen und automatisierte Workflows. Moderne Rechnungsmanagement-Systeme erfassen und prüfen eingehende Rechnungen elektronisch, sodass Pflichtangaben, Beträge und Steuersätze automatisch kontrolliert werden. Durch den Einsatz von Texterkennung (OCR) und Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen können Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen werden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.

Automatisierte Prüfregeln sorgen dafür, dass Dubletten erkannt und fehlerhafte Rechnungen direkt aussortiert werden. Digitale Freigabeprozesse mit klar definierten Zuständigkeiten beschleunigen die Bearbeitung und reduzieren das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen. Die lückenlose Dokumentation und Archivierung aller Schritte erleichtert zudem die Nachvollziehbarkeit und erfüllt gesetzliche Anforderungen. Insgesamt führen Automatisierung und Prozessoptimierung zu mehr Transparenz, höherer Effizienz und einer deutlichen Entlastung der Buchhaltungsmitarbeiter.

Rechnungsprüfung Checkliste

Zu einer korrekt gestellten Rechnung gehören:

• vollständiger Name und Anschrift von Dienstleister und Leistungsempfänger
• Die Steuernummer oder die Ust.-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Dienstleisters
• Das Rechnungsdatum
• Die Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten/ausgeführten Gegenstände/Leistung(en)
• Lieferdatum
• Das Entgelt, das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen für die Lieferung/Leistung aufgeschlüsselt ist. Ebenso jede zuvor vereinbarte Entgeltminderung, insofern sie nicht im Entgelt berücksichtigt wurde.
• Der auf das Entgelt erhobene Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz. Sollte die Lieferung/Leistung steuerbefreit sein, muss stattdessen der Hinweis auf die Steuerbefreiung an dieser Stelle stehen.
• Ein Hinweis bezüglich der Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5.