Kleinbetragsrechnung

Sie tanken, kaufen einen Kugelschreiber oder schreiben einen Scheck aus? Beträgt die Gesamtsumme unter 250 Euro, müssen Sie nicht sämtliche buchhalterischen Anforderungen wie bei höheren Beträgen erfüllen: Nämlich dank der Regelung zur Kleinbetragsrechnung. Dennoch gibt es einiges zu beachten.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Im Gesetz sind Art und Umfang von Geschäftsrechnungen genauestens geregelt. Danach müssen grundsätzliche Mindestanforderungen und darüber hinaus in Einzelfällen weitere Vorgaben erfüllt sein. Der Verwaltungsaufwand für Ihr Buchhaltungsbüro ist damit vergleichsweise hoch. Handelt es sich jedoch um Beträge unter der Kleinbetragsrechnungs-Grenze von 250 Euro, dürfen Sie auf sonst obligatorische Angaben verzichten.

Wozu Kleinbetragsrechnung?

Zu Rechnungen zählen auch Quittungen oder Kassenbons. Doch wie gering auch der Betrag sein mag, selbst, wenn es sich um eine Kleinstbetragsrechnung von unter einem Euro handelt: Im Geschäftsverkehr zählt jeder Cent, und die korrekte Rechnungsablage kommt auch Ihnen zugute. Denn auch kleine Beträge summieren sich in der Bilanz: Nur mit ihrer sachgemäßen Bearbeitung erhalten Sie jederzeit einen präzisen Überblick über ihr Betriebsvermögen. Darüber hinaus lohnt eine Aufbewahrung von Kleinbetragsrechnungen als Garantiebeleg, zudem bleiben durch die relativ einfache Erstellung mögliche Fehlerquellen minimiert.

Was muss auf einer Kleinbetragsrechnung alles stehen?

Zum Vermeiden eines unverhältnismäßigen Buchungsaufwands müssen nicht auf jeden einzelnen Bon sämtliche normalerweise erforderlichen Rechnungsbestandteile notiert sein. Doch auch für Rechnungen mit Gesamtbeträgen von unter 250 Euro muss Ihre Buchhaltung Vorschriften einhalten. Unter anderem haben Sie die folgenden Angaben auf diesen zu vermerken:

• Name, Anschrift des Leistenden
• Liefer- oder Leistungsbezeichnung
• Ausstellungsdatum
• Bruttopreis
• Umsatzsteuersatz beispielsweise Hinweise zur Umsatzsteuerbefreiung

Damit entfallen gegenüber herkömmlichen Rechnungen personenbezogene Daten des Leistungsempfängers, Steuer- und Rechnungsnummer.

Präzise Buchhaltung ist wichtig

Dennoch gilt es auch hier Fehler in der Buchhaltung zu vermieden. Neben einem erhöhten Verwaltungsaufwand können sich andernfalls Komplikationen mit dem Finanzamt ergeben.

• Kleinbetragsrechnung UstG
  Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt: Sie dürfen als Leistungsempfänger auch bei Kleinbetragsrechnungen Ihre Vorsteuer kalkulieren und in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung angeben. Allerdings muss Ihre Buchhaltung hierfür den Gesamtrechnungsbetrag in Nettosumme und Umsatzsteuer aufteilen.
• Den Überblick behalten
  Das korrekte Kontieren von Belegen auch geringster Summen ist ebenfalls bedeutend. Nur so behalten Sie den Überblick über geschäftliche Einnahmen und Ausgaben. So können Sie sich jederzeit von Ihrer Buchhaltung Ihre Saldenliste zeigen lassen und alle Kontobewegungen und Bilanzpositionen einsehen.
• Keine Splittung hoher Beträge
  Die Regelung für Kleinbetragsrechnungen entstand ausschließlich für abgeschlossene Geschäftsvorfälle: Teilleistungen sind nicht berücksichtigt, hohe Gesamtsummen dürfen nicht in mehrere Kleinstbetragsrechnungen aufgeteilt werden.