Umsatzsteuer

Man findet sie auf Kassenzetteln genauso wie im Unternehmensalltag: Die Umsatzsteuer ist eine der bedeutendsten Einnahmequellen des Staates und gleichzeitig eine der Steuern, mit denen fast jeder täglich in Berührung kommt – ob bewusst oder nicht. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie rund um die Umsatzsteuer wissen müssen: von der rechtlichen Grundlage über die verschiedenen Steuersätze bis hin zu den praktischen Pflichten für Unternehmen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen – sie trägt immer der Endverbraucher, eingezogen wird sie vom Unternehmen.
• In Deutschland gelten zwei Steuersätze: 19 Prozent (Regelsatz) und 7 Prozent (ermäßigter Satz, z. B. für Lebensmittel, Bücher und Übernachtungen).
• Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten: Gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) lässt sich mit eingenommener Umsatzsteuer verrechnen.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 22.000 Euro können die Kleinunternehmerregelung nutzen und stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.
• Die meisten Unternehmen sind verpflichtet, monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen.
• Für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erforderlich.
• Umgangssprachlich ist die Umsatzsteuer als Mehrwertsteuer (MwSt.) bekannt – im rechtlichen und buchhalterischen Kontext gilt jedoch ausschließlich der Begriff „Umsatzsteuer".

Definition: Was ist die Umsatzsteuer?

Der Staat erhebt eine Steuer auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen. Diese sogenannte Umsatzsteuer trägt immer der Endverbraucher, also der Konsument. Sie wird von den verkaufenden Unternehmen auf den Umsatz aufgeschlagen – daher auch der Name Umsatzsteuer. Im Rahmen der jährlichen Umsatzsteuererklärung rechnen die Unternehmen die Umsatzsteuer dann mit dem Finanzamt ab.

Rechtlich geregelt ist die Umsatzsteuer im Umsatzsteuergesetz (UStG). Ergänzend dazu gibt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sowie der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) den Finanzämtern detaillierte Anweisungen zur Auslegung einzelner Regelungen. Wer sich also tiefer mit dem Thema befassen möchte oder muss, findet in diesen drei Quellen die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen.

Zu den Fällen, in denen Umsatzsteuer erhoben wird, zählen laut Umsatzsteuergesetz (§ 1 UStG):

• alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Unternehmen in Deutschland gegen Entgelt ausführen
• der Eigenverbrauch durch die Unternehmer (z. B. die private Nutzung eines Firmenwagens)
• sowie die Einfuhr von Waren aus Drittländern (also von außerhalb der EU)

Im letzteren Fall erhebt der Zoll eine sogenannte Einfuhrumsatzsteuer (EUSt), die in Höhe und Art der regulären Umsatzsteuer entspricht, jedoch über das Zollverfahren abgewickelt wird.

Für die Betriebe bildet die Umsatzsteuer einen durchlaufenden Posten: Das Unternehmen zieht die Steuer beim Kunden ein und leitet sie anschließend ans Finanzamt weiter. Dabei kann es die selbst gezahlte Umsatzsteuer – hier Vorsteuer genannt – gegenrechnen. Dadurch erzeugt die Umsatzsteuer für Unternehmen in der Regel keine echte finanzielle Belastung.

Umsatzsteuer vs. Mehrwertsteuer

Die Umsatzsteuer ist umgangssprachlich auch als Mehrwertsteuer bekannt. Im Alltag kann man beide Begriffe durchaus gleichbedeutend verwenden – auf dem Kassenzettel heißt es oft „MwSt.", auf der Rechnung eines Unternehmers steht dagegen häufig „USt.". Im professionellen Umfeld, also zum Beispiel im beruflichen Alltag eines Buchhalters, ist jedoch „Umsatzsteuer" die korrekte und gesetzlich verankerte Bezeichnung.

Der Begriff „Mehrwertsteuer" rührt daher, dass die Steuer technisch gesehen nur auf den Mehrwert in jeder Produktionsstufe erhoben wird. Ein Unternehmen, das Vorprodukte einkauft und daraus ein neues Produkt herstellt, zahlt Umsatzsteuer nur auf den Wert, den es selbst hinzugefügt hat – nicht auf den gesamten Verkaufspreis. Das Prinzip dahinter ist die Verrechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Abgrenzung zur Vorsteuer

Erwirbt ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen für seinen Betrieb, zahlt es ebenfalls Umsatzsteuer – diesmal an den verkaufenden Betrieb. In diesem Fall spricht man nicht von Umsatzsteuer, sondern von Vorsteuer. Der Unterschied liegt also nicht in der Steuer selbst, sondern in der Blickrichtung: Nimmt ein Unternehmen Umsatzsteuer ein, handelt es sich um Umsatzsteuer. Zahlt es sie, nennt man es Vorsteuer.

Unternehmen können die gezahlte Vorsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs beim Finanzamt geltend machen. Voraussetzung dafür ist eine ordnungsgemäße Eingangsrechnung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Fehlen diese, entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug – mit unter erheblichen finanziellen Konsequenzen.

Berechnungsbeispiel: Umsatzsteuer und Vorsteuer

Ein Schreiner kauft Holz für 1.000 Euro netto ein. Darauf entfallen 190 Euro Umsatzsteuer (19 %), die er als Vorsteuer geltend machen kann. Er verkauft den fertigen Schrank für 2.500 Euro netto und stellt dem Kunden 475 Euro Umsatzsteuer in Rechnung. An das Finanzamt überweist er die Differenz: 475 Euro minus 190 Euro = 285 Euro. Der Endverbraucher trägt die vollen 475 Euro, der Schreiner lediglich die Differenz.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer?

In Deutschland gibt es zwei reguläre Umsatzsteuersätze sowie zahlreiche Ausnahmen:

1. Regulärer Steuersatz: 19 Prozent

Der Standardsatz gilt für den größten Teil aller Waren und Dienstleistungen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Dazu zählen unter anderem Elektronik, Kleidung, Möbel, Beratungsleistungen und Handwerkerarbeiten.

2. Ermäßigter Steuersatz: 7 Prozent

Der ermäßigte Satz gilt gemäß § 12 Abs. 2 UStG unter anderem für:

• Lebensmittel (mit Ausnahme von Getränken, die nicht als Grundnahrungsmittel gelten)
• Bücher, Zeitschriften und Zeitungen (auch in digitaler Form seit 2020)
• den Personennahverkehr (Busse, Bahnen – bis 50 km Strecke)
• Kunstgegenstände und Sammlungsstücke
• Übernachtungen in Hotels (seit 2010)
• bestimmte landwirtschaftliche Erzeugnisse

3. Steuerbefreiungen: 0 Prozent

Für bestimmte Umsätze wird gar keine Umsatzsteuer erhoben (§ 4 UStG). Dazu gehören:

• Erbschaften und Schenkungen
• Geld- und Kreditumsätze (z. B. Bankdienstleistungen)
• ärztliche und heilberufliche Leistungen
• Krankengeld und vergleichbare Sozialleistungen
• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (mit Optionsmöglichkeit zur Steuerpflicht)
• innergemeinschaftliche Lieferungen in andere EU-Staaten
• Exporte in Drittländer (sogenannte steuerfreie Ausfuhrlieferungen)

Wie hoch die Umsatzsteuer im Einzelfall ist, hängt also immer vom konkreten Produkt oder der konkreten Dienstleistung ab. Im Zweifelsfall lohnt der Blick in die Anlage 2 des UStG, die alle ermäßigt besteuerten Waren und Leistungen auflistet.

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Nicht jedes Unternehmen muss Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Wer die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und hat damit auch keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Die Regelung greift, wenn:

• der Gesamtumsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und
• der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird

Seit dem 1. Januar 2025 gilt zudem eine EU-weite Harmonisierung: Kleinunternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten können unter bestimmten Bedingungen auch in Deutschland die Kleinunternehmerregelung anwenden – und umgekehrt. Dies ist vor allem für Onlinehändler und Dienstleister mit grenzüberschreitendem Geschäft relevant.

Wichtig: Auf Rechnungen von Kleinunternehmern darf kein Umsatzsteuerausweis erscheinen. Ein entsprechender Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" ist hingegen empfehlenswert, damit Kunden nicht unnötig nachfragen.

Umsatzsteuer-ID und Steuernummer: Was ist der Unterschied?

Häufig werden diese beiden Begriffe verwechselt. Sie haben jedoch unterschiedliche Funktionen:

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben und dient der internen Identifikation des Unternehmens im nationalen Steuerrecht. Sie erscheint auf Rechnungen im Inland und ist zwingend anzugeben.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) – oft kurz „Umsatzsteuer-ID" oder „USt-ID" – ist eine europaweit gültige Nummer, die Unternehmen beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen können. Sie ist speziell für den innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU gedacht. Ohne gültige USt-IdNr. des Geschäftspartners ist zum Beispiel eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nicht möglich.

Die USt-IdNr. beginnt in Deutschland stets mit dem Länderkürzel „DE", gefolgt von neun Ziffern (Beispiel: DE123456789). Unternehmen, die regelmäßig mit Geschäftspartnern in der EU zusammenarbeiten, sollten die USt-IdNr. des jeweiligen Partners stets vorab über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verifizieren – das schützt vor unberechtigten Steuerbefreiungen und späteren Nachforderungen.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG). Fehlt auch nur eine davon, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Folgende Angaben sind erforderlich:

• vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• das Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• angewandter Steuersatz sowie der darauf entfallende Steuerbetrag
• bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die einschlägige Vorschrift

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV). Hier reichen Rechnungsaussteller, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Datum.

Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und Pflichten

Neben der jährlichen Umsatzsteuererklärung müssen die meisten Unternehmen auch unterjährig Rechenschaft ablegen – durch die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA). Dabei melden sie die eingenommene Umsatzsteuer und die abzuziehende Vorsteuer ans Finanzamt und überweisen die Differenz.

Die Häufigkeit der Voranmeldung richtet sich nach der Steuerzahllast des Vorjahres:

• Monatlich: bei einer Zahllast von mehr als 7.500 Euro im Vorjahr
• Quartalsweise: bei einer Zahllast zwischen 1.000 und 7.500 Euro
• Jährlich (Jahressteuererklärung genügt): bei einer Zahllast unter 1.000 Euro

Die Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats (bzw. des Folgequartals) elektronisch über das ELSTER-Portal einzureichen. Wer eine sogenannte Dauerfristverlängerung beantragt, erhält einen Monat mehr Zeit – muss dafür aber eine Sondervorauszahlung leisten.

Neu gegründete Unternehmen sind in den ersten zwei Jahren ihrer Tätigkeit verpflichtet, monatliche Voranmeldungen abzugeben, unabhängig von der tatsächlichen Zahllast.

Das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft)

Beim grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU und bei bestimmten inländischen Leistungen gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Dabei geht die Steuerschuldnerschaft vom leistenden Unternehmer auf den Leistungsempfänger über.

Konkret bedeutet das: Der Verkäufer stellt eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis aus. Der Käufer muss die Umsatzsteuer selbst berechnen, in seiner Voranmeldung ausweisen – und kann sie gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen. Das klingt zunächst neutralisierend, schützt aber vor Steuerbetrug und erleichtert den grenzüberschreitenden Handel erheblich.

Anwendungsfälle für das Reverse-Charge-Verfahren sind unter anderem:

• B2B-Dienstleistungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten
• Bauleistungen (wenn der Leistungsempfänger selbst Bauleistungen erbringt)
• Lieferung von Schrott und bestimmten Metallen
• Handel mit Treibhausgasemissionszertifikaten
• Telekommunikationsdienstleistungen in bestimmten Konstellationen

Auf Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren ist stets der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" anzubringen.

OSS-Verfahren: Umsatzsteuer für den EU-weiten Onlinehandel

Wer als Unternehmen Waren oder digitale Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern verkauft, unterliegt grundsätzlich dem Umsatzsteuerrecht des jeweiligen Ziellandes. Seit Juli 2021 vereinfacht das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) die Abwicklung erheblich.

Statt sich in jedem EU-Land, in das geliefert wird, steuerlich registrieren zu müssen, können Unternehmen alle anfallenden EU-Umsatzsteuern zentral über eine einzige Erklärung beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern melden und abführen.

Das OSS-Verfahren greift, sobald der EU-weite Nettoumsatz mit B2C-Kunden in anderen EU-Ländern die Schwelle von 10.000 Euro pro Kalenderjahr überschreitet. Unterhalb dieser Schwelle gilt weiterhin der deutsche Steuersatz.

Häufige Fehler rund um die Umsatzsteuer

In der Praxis schleichen sich immer wieder dieselben Fehler ein – sowohl bei Gründern als auch bei erfahrenen Unternehmern:

• Falscher Steuersatz: Nicht jedes Lebensmittel ist automatisch mit 7 % besteuert. Verarbeitete Produkte oder Getränke unterliegen oft dem Regelsatz.
• Fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen: Eine einzige fehlende Angabe kann den Vorsteuerabzug kosten.
• Verspätete Voranmeldung: Verspätungen werden mit Verspätungszuschlägen geahndet – in der Regel 1 % der Zahllast, mindestens jedoch 25 Euro pro Monat.
• Falsche Einordnung bei Kleinunternehmerregelung: Wer irrtümlich Umsatzsteuer ausweist, obwohl er Kleinunternehmer ist, schuldet diese dem Finanzamt trotzdem.
• Kein Nachweis bei steuerfreien Lieferungen: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Exporte müssen durch Belege (Versandnachweise, CMR-Frachtbriefe etc.) nachgewiesen werden – sonst droht Nachversteuerung.

Umsatzsteuer in der Buchführung

In der Buchführung werden Umsatzsteuer und Vorsteuer auf getrennten Konten erfasst:

• Konto 1776 (SKR 03) bzw. Konto 3806 (SKR 04): Umsatzsteuer
• Konto 1576 (SKR 03) bzw. Konto 1406 (SKR 04): Vorsteuer

Am Ende des Voranmeldezeitraums werden beide Konten saldiert. Ergibt sich ein Überschuss der Umsatzsteuer über die Vorsteuer, ist dieser Betrag an das Finanzamt abzuführen. Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer – zum Beispiel bei größeren Investitionen –, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, den das Finanzamt erstattet.

Häufige Fragen zur Umsatzsteuer (FAQ)