Mehrwertsteuer (MwSt.)

Ob bei Lebensmitteln oder Malerarbeiten: Für Waren und Dienstleistungen fallen in Deutschland Steuern an. Die so genannte Mehrwertsteuer dient der Finanzierung von Bund und Ländern.

Definition: Was ist die Mehrwertsteuer?

Alle Bürger müssen die Mehrwertsteuer zahlen. Sie ist daher auch als Gemeinschafts- oder Konsumentensteuer bekannt. Den Aufwand allerdings haben nicht die Verbraucher, sondern vor allem die Unternehmer. Denn sie müssen die Steuer als durchlaufenden Posten bei der Buchung laufender Geschäftsvorfälle aufführen und an das Finanzamt weiterleiten. Dabei wird die unter der Abkürzung „MWST“ bekannte Steuer zur „Umsatzsteuer“.

Wie funktioniert die Mehrwertsteuer?

Unternehmen müssen ihren Produkten und Dienstleistungen in Deutschland stets einen Mehrwertsteuerbetrag auf den Nettoverkaufspreis aufschlagen. Privatpersonen, die Waren oder Services erwerben, zahlen den Bruttobetrag einschließlich Mehrwertsteuer direkt an das Unternehmen. Anschließend leiten Unternehmen die kassierte Mehrwertsteuer in voller Höhe an das Finanzamt weiter. Beim Einkauf von Waren, Materialien oder Dienstleistungen durch Unternehmen wird ebenfalls Mehrwertsteuer auf die von anderen Unternehmen bezogenen Leistungen erhoben.

In der Unternehmensbuchhaltung gilt die vereinnahmte Mehrwertsteuer als durchlaufender Posten, der nicht zum Gewinn zählt. Die Erfassung erfolgt separat, damit die Steuer exakt berechnet, gemeldet und fristgerecht abgeführt werden kann. Unternehmen setzen die gezahlte Mehrwertsteuer auf Eingangsrechnungen als sogenannte Vorsteuer gegen die selbst berechnete Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen. Nur die Differenz wird dem Finanzamt erstattet oder abgeführt. Diese Regelung gewährleistet Transparenz und eine nachvollziehbare Steuerabwicklung bei Geschäftsvorfällen jeder Art.

Auch das Unternehmen entrichtet Mehrwertsteuer, wenn es selbst Waren oder Dienstleistungen einkauft. Die Buchhaltung verbucht diese Steuer als durchlaufenden Posten. Die Mehrwertsteuer wirkt sich wegen des Vorsteuerabzugs nicht auf den Gewinn aus; sie taucht getrennt von Umsatz und Kosten auf. Dieses System sorgt für klare Abgrenzung zwischen vereinnahmter und gezahlter Mehrwertsteuer sowie eine korrekte Abführung an den Staat.

Sie darf auf der Rechnung nicht fehlen: Die Mehrwertsteuerangabe

Auf fast allen Rechnungen für Produkte und Dienstleistungen ist zwischen dem Netto- und dem Gesamtbetrag die Mehrwertsteuer separat vermerkt. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Barquittung für einen Geschäftsvorfall ausstellen oder Rechnungen für eine Überweisung: Mit der Kontierung von Belegen und Rechnungsdokumenten können Sie bei der Rechnungsprüfung die ordnungsmäßige Steuererhebung nachweisen.

Wie hoch die Mehrwertsteuer ist, ist abhängig von der Art des Produktes beziehungsweise der Dienstleistung. Der Regelsteuersatz liegt in Deutschland bei 19 Prozent. Nun in Ausnahmefällen beträgt er 7 Prozent. Der ermäßigte Steuersatz gilt beispielsweise für Unterkünfte oder Eintrittskarten für Kulturveranstaltungen.

Ausnahme: Wer muss die Mehrwertsteuer nicht angeben?

Nur in wenigen Ausnahmefällen ist es erlaubt, Rechnungen ohne Mehrwertsteuer auszustellen:

• Kleinunternehmer:
  Seit 2025 beträgt der Schwellenwert für Kleinunternehmer 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro laufenden Jahresumsatz. Liegt der Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro und bleibt der aktuelle Umsatz innerhalb der 100.000 Euro-Grenze, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG genutzt werden – es fällt dann keine Umsatzsteuer an. Sobald einer der beiden Beträge überschritten wird, unterliegen alle weiteren Umsätze der Regelbesteuerung nach UStG, und das Unternehmen muss Umsatzsteuer abführen.

• Bestimmte Berufsgruppen:
  Unabhängig vom Jahresumsatz müssen medizinische Berufsgruppen wie Ärzte oder Physiotherapeuten keine Mehrwertsteuer ausweisen. Laut § 4 Umsatzsteuergesetz sind Bildungsleistungen, Versicherungen, Bank- und Finanzdienstleistungen sowie viele gemeinnützige Tätigkeiten steuerbefreit. Nicht nur Ärzte, sondern zum Beispiel auch Dozenten, Versicherungen und bestimmte gemeinwohlorientierte Institutionen fallen ebenfalls unter die Befreiung von der Mehrwertsteuer.
• Kleinbetragsrechnung:
  Zur Vereinfachung alltäglicher Massengeschäfte entfallen bei Rechnungen mit Gesamtbeträgen von unter 250 Euro einige der im Normalfall erforderlichen Angaben. Der Steuersatz bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung müssen jedoch auch hier enthalten sein.

Mehrwertsteuer vs. Umsatzsteuer: Was ist der Unterschied?

Grundsätzlich besteht kein Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer. Die unterschiedlichen Begrifflichkeiten dienen lediglich der einfacheren Zuordnung:

• Privatkonsumenten zahlen Mehrwertsteuer
• Unternehmen führen Umsatzsteuer ab

Beim Eintragen der Steuerangaben in das Hauptbuch nimmt das Buchhaltungsbüro eine weitere Unterteilung vor: Bei Geschäften mit anderen Unternehmen dürfen Sie die sogenannte Vorsteuer einbehalten. Statt die Mehrwertsteuer wie bei Privatkunden dem Finanzamt zu übermitteln, dürfen Sie die Umsatzsteuer einbehalten. Die 19 bzw. sieben Prozent Steuer werden vorab erstattet, mit positiver Auswirkung auf Ihre Bilanz – und somit auch Ihre Bilanzanalyse.

Buchhalterische Umsetzung: Vorsteuerabzug und Dokumentationspflichten

Der Vorsteuerabzug ist nur bei ordnungsgemäßen Rechnungen möglich, die jede Position mit Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen. Die Buchhaltung muss die Mehrwertsteuer revisionssicher dokumentieren, regelmäßig an das Finanzamt melden und alle Änderungen durch Gesetzesnovellen sofort umsetzen.

Die Meldepflicht betrifft insbesondere E-Rechnungen sowie Kassensysteme, die für die Erfassung der Umsatzsteuer genutzt werden. Durch ein solches System erhalten Behörden genaue Informationen zu steuerpflichtigen Vorgängen, was Manipulationen und Steuerbetrug deutlich erschwert. Die Meldung umfasst unter anderem Umsatzsteuerbetrag, Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsdatum sowie Rechnungsnummer.

Grenzüberschreitende Leistungen und innergemeinschaftliche Lieferungen

Lieferungen zwischen Unternehmen innerhalb der EU sind unter bestimmten Bedingungen von der Umsatzsteuer befreit. Die Ware muss tatsächlich von einem EU-Mitgliedstaat in einen anderen gelangen, und der Abnehmer benötigt eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Rechnung weist im Regelfall keinen Umsatzsteuerbetrag aus, jedoch werden alle Beleg- und Buchnachweise dokumentiert.

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb ist der Empfänger für die Umsatzsteuer verantwortlich. Die Abführung erfolgt im Zielland, wobei der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich ist. Privatkunden hingegen erhalten Rechnungen mit der Umsatzsteuer des Lieferlandes, sobald Lieferschwellen überschritten sind.

Internationale Lieferungen in Drittländer sind für das liefernde Unternehmen steuerfrei. Voraussetzung ist, dass der Export nachgewiesen wird, zum Beispiel durch Zolldokumente. Die Umsatzsteuerpflicht entfällt für den Lieferanten, während eventuell Einfuhrsteuern im Zielland entstehen. Rechnungen ins Ausland enthalten immer die korrekten Angaben zum Leistungsort und relevante Identifikationsnummern.

Aktuelle Änderungen und historische Entwicklung

Seit 2025 besteht die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von strukturierten E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen. E-Rechnungen müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, beispielsweise in XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Übergangsregelungen erlauben bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen oder abweichende elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 2027 gelten diese Ausnahmen nur noch für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Beträgt der Umsatz mehr als 800.000 Euro, ist ab 2027 zwingend das strukturierte E-Rechnungsformat vorgeschrieben. Die Pflicht umfasst auch die revisionssichere Verarbeitung und Archivierung digitaler Rechnungen.