Kontierung von Belegen

Die Kontierung von Belegen bildet die Basis für eine transparente, nachvollziehbare und rechtssichere Buchhaltung. Sie sorgt dafür, dass jeder Geschäftsvorfall korrekt erfasst, zugeordnet und dokumentiert wird. Nur so lassen sich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen zuverlässig erstellen und gegenüber dem Finanzamt oder anderen Prüfinstanzen belegen.

Was bedeutet Kontierung von Belegen?

Die Kontierung von Belegen beschreibt die Zuordnung eines Geschäftsvorfalls zu den passenden Konten im betrieblichen Kontenplan. Jeder Beleg – egal ob Rechnung, Quittung, Kassenbon oder Gutschrift – wird mit einem Buchungssatz versehen. Dieser Buchungssatz legt fest, auf welches Soll- und Haben-Konto der Betrag gebucht wird. Die Kontierung erfolgt immer auf Basis eines Belegs und orientiert sich am individuellen Kontenrahmen des Unternehmens, zum Beispiel SKR03 oder SKR04.

Vorkontierung als Vorbereitung

Vor der eigentlichen Kontierung steht die sogenannte Vorkontierung. In diesem Schritt werden die Belege vorbereitet: Sie werden sortiert, mit Datum und Betrag versehen und um zusätzliche Informationen wie Kostenstelle, Kostenträger oder verantwortliche Person ergänzt. Diese Vorkontierung erleichtert die spätere Kontierung und schafft Struktur, gerade wenn externe Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister eingebunden sind.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Kontierung von Belegen

1. Belegerfassung:
   Sammeln Sie alle Belege, prüfeen Sie diese auf Vollständigkeit und notieren Sie Eingangsdatum sowie Betrag.
2. Chronologische Sortierung:
   Ordnen Sie die Belege nach Eingangsdatum oder Buchungskreis, um eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
3. Rechnungsprüfung:
   Kontrollieren Sie alle Angaben auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.
4. Zuordnung zu Konten:
   Entscheiden Sie, auf welche Konten der Beleg gebucht wird. Notiere den Buchungssatz direkt auf dem Beleg oder in der Buchhaltungssoftware.
5. Buchung:
   Erfassen Sie die Buchung im System und verknüpfe sie mit dem digitalen oder physischen Beleg.
6. Archivierung:
   Bewahren Sie den Beleg entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in Deutschland meist sechs bis zehn Jahre) sicher auf – digital oder in Papierform.

Bedeutung des Kontenplans

Die Kontierung erfolgt immer anhand des unternehmensspezifischen Kontenplans. Dieser legt fest, welche Konten für bestimmte Geschäftsvorfälle genutzt werden. Bestandskonten (z. B. Kasse, Bank, Forderungen), Erfolgskonten (z. B. Umsatzerlöse, Aufwendungen) und Privatkonten sind typische Beispiele. Eine korrekte Kontierung ist unerlässlich für ein effektives Controlling und eine präzise Kostenanalyse.

Rolle der Buchhaltungssoftware

Moderne Buchhaltungssoftware vereinfacht die Kontierung erheblich. Sie bietet Funktionen zur Automatisierung, schlägt Konten vor und prüft auf Plausibilität. Digitale Lösungen ermöglichen das schnelle Erfassen, Sortieren und Archivieren von Belegen. Künstliche Intelligenz kann die Zuordnung zu Konten unterstützen und Fehlerquellen minimieren.

Rechtliche Anforderungen und Aufbewahrungspflichten

Die Kontierung von Belegen ist gesetzlich vorgeschrieben. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und vollständig dokumentiert werden. Fehlende oder falsch kontierte Belege können zu Problemen bei Betriebsprüfungen oder im Rahmen des Jahresabschlusses führen.

Typische Fehler und Praxistipps

Häufige Fehler bei der Kontierung sind fehlende Angaben auf dem Beleg, falsche Kontenzuordnung oder unvollständige Archivierung. Prüfe daher immer alle Angaben sorgfältig und nutze eine Checkliste für die Kontierung. Die regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden und der Einsatz moderner Software erhöhen die Qualität und Effizienz der Buchhaltung.

Beispiel für eine Kontierung

Ein Unternehmen erhält eine Rechnung über 119 Euro für Büromaterial. Der Buchungssatz lautet:
4930 (Bürobedarf) an 1200 (Bank).
Das Konto „Bürobedarf“ wird im Soll angesprochen, das Bankkonto im Haben. Die Buchung erfolgt auf Basis des Belegs, der mit allen relevanten Angaben versehen und archiviert wird.