Durchlaufende Posten

Vor allem Selbstständige und kleine Unternehmen verwechseln durchlaufende Posten häufig mit Auslagenersatz oder einfachen Kostenweiterberechnungen. Wer hier sauber trennt, vermeidet unnötige Umsatzsteuer-Nachzahlungen und hält seine Gewinnermittlung rechtssicher und transparent.

Definition: Was sind durchlaufende Posten?

Wenn Unternehmer Beträge im Namen und für Rechnung Dritter vereinnahmen und in gleicher Höhe weiterleiten, entstehen durchlaufende Posten. Diese Gelder berühren den eigenen Unternehmenszweck nicht und haben weder Gewinn noch Verlust zur Folge.

Durchlaufende Posten gelten rechtlich als Fremdkapital. Sie gehören nicht zum umsatzsteuerlichen Entgelt und zählen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht zu Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben. Bilanzierende Unternehmen zeigen sie dagegen als kurzfristige Forderungen oder Verbindlichkeiten in der Bilanz.

Was sind Voraussetzungen für durchlaufende Posten?

Tätigkeit im fremden Namen und für fremde Rechnung

Ein durchlaufender Posten liegt nur vor, wenn der Unternehmer eindeutig als Mittelsperson auftritt. Er handelt im fremden Namen und für fremde Rechnung und nimmt keinen eigenen Leistungsanspruch in Bezug auf den durchgereichten Betrag ein.

Der Unternehmer darf aus diesen Beträgen weder einen eigenen Anspruch gegen den Leistenden haben noch selbst gegenüber dem Empfänger zahlungspflichtig sein. Er leitet die Gelder lediglich treuhänderisch weiter.

Offene Darstellung und saubere Dokumentation

Für die Anerkennung als durchlaufender Posten spielt die Transparenz gegenüber dem Auftraggeber eine wichtige Rolle. Auf Rechnungen und in Vereinbarungen sollte klar erkenntlich sein, dass bestimmte Beträge nur durchgeleitet werden.

Zusätzlich bedarf es einer lückenlosen Dokumentation. Dazu gehören mindestens folgende Angaben pro durchlaufendem Posten:

• Name und Anschrift des Auftraggebers oder Begünstigten
• genauer Betrag
• Datum des Geldzuflusses und Geldabflusses
• Zweck des durchlaufenden Postens

Diese Informationen helfen bei Betriebsprüfungen und begrenzen spätere Diskussionen mit dem Finanzamt.

Woran erkennt man durchlaufende Posten?

Durchlaufende Posten erfüllen immer zwei Kerneigenschaften. Erstens handelt der Unternehmer eindeutig als Zahlstelle bzw. Mittelsperson. Zweitens fließt der Betrag in exakt gleicher Höhe wieder an den eigentlichen Empfänger zurück.

Dadurch entsteht kein wirtschaftlicher Vorteil. Der Unternehmer erhöht nur kurzfristig seine Kasse oder sein Bankkonto, bis er die Mittel an den Berechtigten weiterleitet. Genau dieser „Durchlaufcharakter“ unterscheidet durchlaufende Posten von echten Betriebsausgaben und Kostenweiterberechnungen.

Typische Indizien für durchlaufende Posten:

• Der Betrag betrifft eine behördliche oder fremde Gebühr.
• Der Betrag berührt nicht den eigenen Leistungsumfang.
• Der Unternehmer verdient daran nichts und schlägt keine Marge auf.

Durchlaufende Posten und Umsatzsteuer

Warum durchlaufende Posten nicht zum Entgelt gehören

Umsatzsteuerlich zählen durchlaufende Posten nicht zum Entgelt. Sie erhöhen also weder die Bemessungsgrundlage der eigenen Leistung noch löst ihre Vereinnahmung eigene Umsatzsteuer oder Vorsteuer aus.

Die Konsequenzen im Überblick:

• Auf weitergereichte durchlaufende Posten berechnet man keine eigene Umsatzsteuer.
• Aus verauslagten durchlaufenden Posten zieht man keine eigene Vorsteuer.

Der ursprüngliche Rechnungsaussteller bleibt umsatzsteuerlich Leistungserbringer. Deshalb stellt er Umsatzsteuer auf seine Leistung in Rechnung, die der eigentliche Auftraggeber trägt.

Ist Umsatzsteuer selbst ein durchlaufender Posten?

Wirtschaftlich wirkt Umsatzsteuer oft wie ein durchlaufender Betrag. Das stimmt nur teilweise, weil man vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt.

Steuerlich gilt etwas anderes. Umsatzsteuer, die man Kunden in Rechnung stellt, ist kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerlichen Sinn. Sie entsteht aus der eigenen Leistung und unterliegt dem Umsatzsteuergesetz mit eigenständigen Pflichten.

Beispiele für durchlaufende Posten

Echte durchlaufende Posten in der Praxis

Typische Fälle sind:

• Notare, die Gerichts- und Registergebühren für Mandanten verauslagen
• Rechtsanwälte, die Gerichtskosten oder Gebühren im Namen von Mandanten zahlen
• Architekten, die behördliche Genehmigungsgebühren für den Bauherrn übernehmen
• Kfz-Werkstätten, die TÜV- oder AU-Gebühren im Namen des Kunden vorstrecken
• Reisebüros, die reine Durchleitungsgebühren für Visa oder Behörden weiterreichen

In allen Fällen tritt der Unternehmer als Mittelsperson auf, berechnet keine Marge und reicht den Betrag transparent weiter.

Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: kein klassischer durchlaufender Posten

Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die Arbeitgeber einbehalten und abführen, fließen zwar ebenfalls durch die Buchhaltung. Dennoch gelten sie nicht als klassische durchlaufende Posten im umsatzsteuerlichen Sinn.

Der Arbeitgeber besitzt gesetzliche Pflichten und haftet für eine korrekte Abführung. Damit handelt er nicht nur als neutrale Mittelsperson. Passender ist hier der Begriff „durchlaufende Gelder“ an den Fiskus bzw. an Sozialversicherungsträger.

Auslagenersatz und Kostenweiterberechnung

Nicht jede Weiterbelastung von Kosten an Kunden oder Mandanten bildet durchlaufende Posten. Häufig handelt es sich um Auslagenersatz, der Teil des Entgelts wird.

Typische Fälle:

• Man legt Hotels oder Reisekosten für Kundentermine aus und berechnet sie eins zu eins weiter.
• Man bezahlt Fremdleistungen (z. B. Freelancer, Subunternehmer) und stellt diese Beträge weiter in Rechnung.

Auch wenn du keinen Aufschlag vornimmst, entsteht umsatzsteuerlich in vielen Fällen ein Entgeltbestandteil. Dann berechnest du Umsatzsteuer auf den weitergereichten Betrag und ziehst im Gegenzug Vorsteuer aus der Eingangsrechnung.

Durchlaufende Posten in Buchführung und Bilanz

Verrechnungskonto und Buchungslogik

In der Buchführung führt man ein Verrechnungskonto „durchlaufende Posten“. Über dieses Konto laufen alle Ein- und Ausgänge, die du als durchlaufende Posten behandelst.

Typischer Ablauf:

1. Eingang des Fremdbetrags auf Kasse oder Bank mit Gegenbuchung auf das Konto „durchlaufende Posten“.
2. Abfluss des Betrags an den Empfänger mit Gegenbuchung ebenfalls auf dieses Konto.

Im Ergebnis gleichen sich Zu- und Abgänge aus. Am Periodenende weist das Konto im Idealfall keinen oder nur einen geringen Restbestand offener Fälle aus.

Behandlung in EÜR und Bilanz

Ermittelst du deinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, gehören durchlaufende Posten nicht zu den Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben. Sie beeinflussen den Gewinn daher nicht.

Bilanzierende Unternehmen erfassen durchlaufende Posten dagegen sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite. So bilden sich kurzfristige Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber den eigentlichen Berechtigten ab.

Typische Fehler und Risiken

Unternehmer machen bei durchlaufenden Posten immer wieder ähnliche Fehler. Dazu gehört die falsche Behandlung von Kostenweiterbelastungen als durchlaufende Posten, obwohl ein eigenes Leistungsverhältnis vorliegt.

Ohne klare Belege für Name, Zweck und Durchleitungscharakter lehnt das Finanzamt die Einstufung als durchlaufenden Posten in der Regel ab. In der Folge drohen Umsatzsteuer-Nachzahlungen und Gewinnkorrekturen.

Mit internen Checklisten und einheitlichen Kontierungsrichtlinien stellt man sicher, dass nur wirklich geeignete Beträge über das Konto „durchlaufende Posten“ laufen.