Umsatzkostenverfahren

Erwirtschaften Sie mit Ihrem Unternehmen innerhalb eines Kalenderjahres mehr als 800.000 Euro Umsatz oder einen Gewinn von mehr als 80.000 Euro, kann eine Buchführungspflicht nach § 141 Abgabenordnung entstehen. In der doppelten Buchführung erstellen Ihre Buchhalter neben der Bilanz auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): und genau hier kommen das Umsatzkostenverfahren und das Gesamtkostenverfahren ins Spiel.

Das Wichtigste in Kürze

Das Umsatzkostenverfahren (UKV) ist eine Form der GuV nach § 275 Abs. 1 HGB – Alternative: Gesamtkostenverfahren (GKV).
Im UKV werden Aufwendungen nach Funktionsbereichen gegliedert (z. B. Herstellung/Vertrieb/Verwaltung).
Maßgeblich sind die Kosten der verkauften Leistungen; Bestandsveränderungen werden in der UKV-GuV nicht ausgewiesen.
Die Gliederung ist in § 275 Abs. 3 HGB vorgegeben (Schema siehe weiter unten).

Was versteht man unter Umsatzkostenverfahren?

In der GuV sind Ihre Betriebsaufwendungen den Erträgen gegenübergestellt. Möglich ist dies gemäß § 275 Abs 1 Handelsgesetzbuch (HGB) durch ein Umsatzkosten- oder ein Gesamtkostenverfahren. Welche Methode Sie wählen, bleibt Ihren überlassen, denn beide Verfahren führen zum identischen Ergebnis. Der Weg dorthin allerdings verläuft ungleich: Er richtet sich nach jeweils eigenen Kriterien zur Aufschlüsselung der einzelnen Berechnungsposten.

Entscheiden Sie sich für das Umsatzverfahren, ziehen Sie ausschließlich die direkt mit Ihren Umsatzerlösen zusammenhängenden Aufwendungen vom Umsatz ab.

Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen gegenübergestellt. Weitere Aufwendungen werden zu Funktionsposten wie Vertrieb und Verwaltung zusammengefasst.

Rabatte und Skonti sind Erlösschmälerungen und mindern die Umsatzerlöse; sie sind nicht der Kern dessen, was im UKV als „Umsatzkosten“ ausgewiesen wird.

Aus den Umsatzerlösen getätigter Warenverkäufe oder Dienstleistungsangebote werden die Produktionskosten abgezogen. Diese beziehen sich direkt auf den Umsatz.
Resultat: Das Bruttoergebnis.
Vom Bruttoergebnis werden anschließend insbesondere Vertriebskosten und allgemeine Verwaltungskosten abgezogen.
Auf das Betriebsergebnis sind allgemeine unternehmensunabhängige Aufwendungen und Erträge wie Steuern oder Zinsen angerechnet.

Am Endergebnis ersehen Sie auf einen Blick die wirtschaftliche Rentabilität Ihres Unternehmens.

Schema des Umsatzkostenverfahrens nach § 275 Abs. 3 HGB

Bei Anwendung des Umsatzkostenverfahrens sind auszuweisen:

Umsatzerlöse
– Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
= Bruttoergebnis vom Umsatz
– Vertriebskosten
– Allgemeine Verwaltungskosten
+ Sonstige betriebliche Erträge
– Sonstige betriebliche Aufwendungen
(+ / – Finanzergebnis, Steuern)
= Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Zum besseren Verständnis, ein kurzes Beispiel:

Umsatzerlöse: 1.000.000 €
– Herstellungskosten der verkauften Leistungen: 600.000 €
= Bruttoergebnis vom Umsatz: 400.000 €
– Vertriebskosten: 120.000 €
– Verwaltungskosten: 80.000 €
= Betriebsergebnis (vereinfacht): 200.000 €

Wo liegt der Unterschied zum Gesamtkostenverfahren?

Im Gesamtkostenverfahren werden sämtliche Kostenarten, noch in der Produktion befindliche Waren, separat ausgewiesen. Daneben rechnet Ihr Buchhaltungsservice Bestandserhöhungen und unternehmenseigene Sachanlagen als aktivierte Eigenleistungen an und subtrahiert Bestandsreduzierungen von den Umsatzerlösen.

UKV vs. GKV auf einen Blick

Bezugspunkt: UKV = verkaufte Mengeneinheiten; GKV = hergestellte Mengeneinheiten.
Bestandsveränderungen: im UKV nicht aus der GuV ableitbar; im GKV gesondert ausgewiesen.
Gliederung: UKV nach Funktionsbereichen (Herstellung/Vertrieb/Verwaltung); GKV nach Aufwandsarten (Material, Personal, Abschreibungen usw.).

Vor- und Nachteile des Umsatzkostenverfahrens

Das Umsatzkostenverfahren liefert Ihnen mit der Ausweisung des Großprofits einen wichtigen Anhaltspunkt zur Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. Es lässt sich auf sämtliche Warengruppen, Vertriebswege und einzelne Betriebsbereiche anwenden und damit als geeignete Basis für künftige Unternehmensentscheidungen nutzen.

Ein Umsatzkostenverfahren birgt jedoch einen administrativen Nachteil: Durch die erforderliche Ermittlung jeder einzelnen Zahl anhand von Kostenrechnungen und statistischen Kalkulationen ist es wesentlich zeitaufwendiger als das Gesamtkostenverfahren. Führen Sie einen Kleinbetrieb oder ein mittelständisches Unternehmen? Dann ist die getrennte Kostenrechnung für Ihre Buchhaltung in der Regel nur schwer durchführbar: Die Entscheidung, welche betrieblichen Aufwendungen welchem Funktionsbereich unterfallen, ist nicht immer eindeutig, lässt sich allerdings nicht einfach ändern.

Ein Überblick

Aspekt	Vorteile	Nachteile
Steuerung/Controlling	Ergebnis lässt sich gut nach Produktgruppen, Sparten oder Märkten interpretieren; Entscheidungen zum Produktprogramm werden einfacher.	Nur so gut wie die Zuordnung der Kosten zu Funktionsbereichen; bei Mischkosten ist das oft strittig.
Transparenz der Funktionskosten	Vertrieb und Verwaltung werden als eigene Blöcke sichtbar – das macht Effizienzpotenziale leichter erkennbar.	Weniger Detailtiefe nach Kostenarten (Material/Personal/Abschreibungen) als im GKV – dafür braucht man intern oft Zusatz-Auswertungen.
Vergleichbarkeit	International weit verbreitet (u. a. in vielen IFRS-Umfeldern) und daher häufig besser vergleichbar.	Vergleichbarkeit leidet, wenn Unternehmen Funktionskosten unterschiedlich abgrenzen (z. B. wo endet Herstellung, wo beginnt Vertrieb).
Bestände/Produktion	Fokus auf Markterfolg: Abbildung orientiert sich stärker am Absatz (verkaufte Leistungen).	Bestandsveränderungen sind in der UKV-GuV nicht als eigener Posten sichtbar; für Produktionsunternehmen kann das weniger anschaulich sein.
Aufwand/Umsetzbarkeit	Bei gut aufgestellter Kostenrechnung kann die Darstellung sehr zielgerichtet sein.	Höherer organisatorischer Aufwand: UKV verlangt i. d. R. Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung und Abstimmungen (z. B. bei Planwerten/Abweichungen).