Inventur: Dreh- und Angelpunkt ordnungsgemäßer Buchhaltung

Die Inventur bildet eine zentrale Säule jedes funktionierenden Buchhaltungssystems und sorgt für Transparenz beim wirtschaftlichen Handel. Sie dient dazu, zu einem bestimmten Stichtag sämtliche Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens exakt festzuhalten. Ohne eine präzise Inventur fehlt Unternehmen die faktische Grundlage für eine zuverlässige Bilanz und den Überblick über ihre wirtschaftliche Situation.

Was ist eine Inventur?

Unter einer Inventur versteht man die planmäßige und lückenlose Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Ziel dieser Maßnahme bleibt, den tatsächlichen Bestand an Vermögenswerten und Verbindlichkeiten zu erfassen, diese zu bewerten und mit den betriebswirtschaftlichen Aufzeichnungen abzugleichen. Die Inventur erstreckt sich dabei nicht nur auf materielle Dinge wie Waren, Rohstoffe oder Maschinen, sondern umfasst auch immaterielle Werte wie Patente, Lizenzen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten. Das Ergebnis der Inventur bildet die Basis für den Jahresabschluss und spiegelt die aktuelle Vermögenslage wider.

Unterschied zwischen Inventur und Inventar

Die Inventur beschreibt immer den Vorgang der systematischen Bestandsaufnahme. In diesem Arbeitsschritt werden alle vorhandenen Wirtschaftsgüter wie auch die Schulden gezählt, gemessen oder anderweitig festgestellt. Das daraus resultierende Inventar ist das Ergebnis dieser Arbeit: eine strukturierte, detaillierte Liste sämtlicher erfasster Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Stichtag.

Im Inventar erscheinen diese Posten meist nach Art, Menge und Wert, unterteilt nach Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Schulden und Eigenkapital.

Kurz gesagt: Inventur ist der Prozess, Inventar ist das Dokument.

Arten und Verfahren der Inventur

Unternehmen können die Inventur nach verschiedenen Verfahren durchführen. Zu den wichtigsten Inventurarten gehören:

• Stichtagsinventur: Hier erfolgt die Aufnahme sämtlicher Bestände an einem vorgegebenen Stichtag, meist am Ende des Geschäftsjahres.
• Verlegte Inventur: Diese erlaubt, die Bestandsaufnahme innerhalb eines festgelegten Zeitfensters rund um den Bilanzstichtag vorzunehmen, solange die Mengen fortgeschrieben werden.
• Permanente Inventur: Hierbei dokumentieren Unternehmen jede Bewegung im Bestand fortlaufend während des gesamten Jahres. So lassen sich die tatsächlichen Bestände jederzeit abrufen.
• Stichprobeninventur: In bestimmten Fällen ermöglicht das Handelsrecht eine Inventur auf Basis von Stichproben. Durch statistische Verfahren können Unternehmen von der vollständigen Zählung absehen, wenn die Genauigkeit gesichert bleibt.
• Zeitnahe Stichtagsinventur: Die körperliche Bestandsaufnahme findet in kurzer zeitlicher Nähe zum Bilanzstichtag statt. Die Werte werden mit geeigneten Verfahren auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben oder rückgerechnet.

Jede dieser Methoden bringt spezifische Anforderungen und Vorteile mit sich und muss auf die individuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens abgestimmt sein.

Durchführung einer Inventur

Um eine fehlerfreie Inventur zu gewährleisten, braucht es eine sorgfältige Vorbereitung und klare Arbeitsanweisungen. Zunächst legt die Geschäftsleitung den Inventurtermin fest und erstellt einen Zeitplan für alle beteiligten Bereiche. Danach organisiert man das Inventurteam, weist Verantwortlichkeiten zu und richtet die benötigten Hilfsmittel wie Inventurlisten, Zählgeräte oder Waagen bereit. Vor der eigentlichen Bestandsaufnahme müssen die Lagerflächen aufgeräumt, Artikel gekennzeichnet und defekte oder nicht mehr benötigte Ware aussortiert werden.

Die Durchführung der Inventur selbst erfolgt in Teams, die jeden Artikel sorgfältig zählen, messen oder wiegen. Erhobene Werte trägt das Team auf die Inventurlisten ein. Besonders wichtig: Die Soll-Bestände aus der Buchhaltung werden erst nach Abschluss des Prozesses mit den Ist-Beständen verglichen, um unbeeinflusste Ergebnisse zu erhalten. Während der Aufnahme kontrollieren Aufsichtspersonen stichprobenartig die Arbeit der Zählerteams, damit manipulationssichere und vollständige Listen entstehen.

Nach Beendigung des Zählvorgangs werden eventuelle Abweichungen aufgeklärt und in der Buchhaltung verbucht. Die Inventurdokumente müssen gesetzeskonform mindestens zehn Jahre archiviert bleiben. Eine strukturierte und gut dokumentierte Inventur schützt vor Fehlern, erleichtert die Bilanzierung und deckt Schwachstellen im Lager oder bei den betrieblichen Abläufen auf.