Kassenbuchhaltung (Cash Accounting)

Die Kassenbuchhaltung (auch als Cash Accounting bezeichnet) ist eine wichtige Form der Buchführung, die sich auf die Erfassung aller Bareinnahmen und -ausgaben eines Unternehmens konzentriert. Sie bildet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung von Bargeldflüssen und dient nicht nur der internen Kontrolle, sondern auch der ordnungsgemäßen Steuererklärung und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Der Begriff Cash Accounting ist im internationalen bzw. englischsprachigen Raum gebräuchlich, während in Deutschland in der Regel der Begriff Kassenbuchhaltung verwendet wird.

Was versteht man unter der Kassenbuchhaltung?

Die Kassenbuchhaltung umfasst alle Transaktionen, die mit Bargeld in Verbindung stehen. Hierbei werden sämtliche Barzahlungen – sowohl Einnahmen als auch Ausgaben – chronologisch und detailliert aufgezeichnet. Jedes Unternehmen, das Bargeldgeschäfte tätigt, ist verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Dieses Buch muss sowohl die Herkunft als auch die Verwendung des Bargelds transparent machen. In vielen Fällen ist es auch erforderlich, dass die Kassenbuchhaltung mit der Bankbuchhaltung verknüpft wird, um eine vollständige Übersicht über alle Zahlungsströme zu gewährleisten.

Was beinhaltet die Kassenbuchhaltung?

Die Aufgaben der Kassenbuchhaltung beinhalten:

• Erfassung aller Bartransaktionen: Jede Zahlung, die in bar erfolgt, wird im Kassenbuch vermerkt. Dies betrifft sowohl Einnahmen aus Verkäufen als auch Ausgaben wie Miete oder Materialkäufe.
• Tägliche Kontrolle: Eine regelmäßige Überprüfung und Abstimmung des Kassenbestands ist notwendig, um eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentation von Belegen: Jeder Buchung muss ein entsprechender Beleg (z. B. Kassenbon oder Quittung) beigefügt werden, um die Transaktionen nachvollziehbar und rechtssicher zu machen.
• Abgleich mit Banktransaktionen: In vielen Fällen erfolgt eine Abgleichung der Kassenbuchführung mit den Bankbewegungen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungsflüsse korrekt erfasst wurden.

Die Kassenbuchhaltung dient nicht nur der ordnungsgemäßen Buchführung, sondern auch der Vorbereitung auf steuerliche Prüfungen.

Das gilt es zu beachten

Ein wichtiger Begriff aus der Kassenbuchhaltung ist die sogenannte Kassensturzpflicht. Diese verpflichtet Unternehmer, regelmäßig die Richtigkeit des Bargeldbestands zu überprüfen. In der Praxis erfolgt dies meist täglich oder wöchentlich, insbesondere in kleinen Unternehmen mit hohem Bargeldumsatz.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aufbewahrungspflicht für Belege. Alle Kassenbuchungen müssen mit entsprechenden Belegen nachweisbar sein. Fehlen diese, können steuerliche Nachteile oder sogar Strafen drohen. Ebenso ist die ordnungsgemäße Dokumentation von Kassenprüfungen nicht zu vernachlässigen, um im Falle einer Betriebsprüfung eine fehlerfreie Buchführung nachweisen zu können.