Das Kassenbuch

In einem Kassenbuch können Unternehmen einen Geschäftsvorfall erfassen, der per Barzahlung erfolgt ist. Dabei kann es sich zum Beispiel um Ein- oder Auszahlungen aus der Geschäftskasse handeln. Diese Vorfälle und der Saldo werden im Kassenbuch festgehalten, wodurch sich später der „Kassenbestand“ ermitteln lässt.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Kassenbuch erfasst alle Barein- und -ausgaben sowie den laufenden Kassenbestand
• Kassenbuchpflicht gilt für alle buchführungspflichtigen Unternehmen sowie solche mit Handelsregistereintrag
• Pflicht greift ab 800.000 € Jahresumsatz oder 80.000 € Jahresgewinn (zwei aufeinanderfolgende Jahre)
• Jeder Eintrag muss Datum, Belegnummer, Buchungstext, Betrag und USt-Satz enthalten
• Der Kassenbestand darf nie negativ sein
• Excel ist grundsätzlich nicht GoBD-konform, außer bei täglichem Ausdruck mit Unterschrift
• Aufbewahrungspflicht: mindestens 10 Jahre

Wer muss ein Kassenbuch führen und warum?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen ein Kassenbuch führen, das auch zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Das Gleiche gilt für Betriebe mit (freiwilligem) Handelsregistereintrag. Somit kann die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, auch Kleingewerbe betreffen. Darüber hinaus gilt die Pflicht eines Kassenbuchs für Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erforderlich machen.

Die Buchführungspflicht – und damit auch die Kassenbuchpflicht – greift ab einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro, jeweils in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren.

Der Grund für die Pflicht ist simpel: Gerade bei Bargeschäften ist es relativ einfach, durch Unterschlagung der Umsätze Steuern zu hinterziehen. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, gibt es entsprechende Gesetze. Diese gelten insbesondere für Unternehmen, die generell hohe Umsätze oder speziell hohe Umsätze in Form von Bareinnahmen erzielen. Diese Faktoren spielen unter anderem bei der Berechnung der Umsatzsteuer eine Rolle.

Welche Pflichtangaben enthält ein Kassenbuch? 

Jeder Eintrag im Kassenbuch muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit er den Anforderungen der Finanzbehörden standhält: 

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Fortlaufende Belegnummer
• Buchungstext (Beschreibung des Vorfalls)
• Einnahme- oder Ausgabebetrag
• Anwendbarer Umsatzsteuersatz
• Laufender Kassenbestand nach jeder Buchung

Wichtig: Der Kassenbestand darf zu keinem Zeitpunkt negativ sein! Eine Kasse kann nicht weniger als 0 Euro enthalten. Ein negativer Saldo ist ein klares Warnsignal für das Finanzamt.

Wie führt man ein Kassenbuch richtig?

Doch wie führt man eigentlich ein Kassenbuch? Diese Frage kommt häufig auf, wenn Unternehmer sich erstmalig mit der Thematik rund um das Kassenbuch befassen. Zunächst sollte man einige rechtliche Faktoren beachten. So besagt Paragraph 146, Absatz 1, Satz 1 der Abgabenordnung, dass die Vorfälle "einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden müssen". Außerdem sollten sämtliche Geschäftsvorfälle für Dritte nachvollziehbar sein.

Eine einfache Schritt-für-Schritt-Übersicht für die tägliche Kassenbuchführung:

1. Jeden Geschäftsvorfall mit Bargeldbezug sofort erfassen
2. Alle Pflichtangaben vollständig eintragen (siehe oben)
3. Beleg zum Vorfall ablegen und Belegnummer im Kassenbuch vermerken
4. Laufenden Kassenbestand nach jeder Buchung aktualisieren
5. Am Tagesende: Kassensturz durchführen und Istbestand mit dem Sollbestand abgleichen
6. Abweichungen sofort dokumentieren und erklären

Wie kann man ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich ist es möglich, für das Kassenbuch ein Programm zu verwenden (elektronisches Kassenbuch). Allerdings darf das Kassenbuch nicht in Form einer einfachen Excel-Tabelle geführt werden, da diese nachträglich veränderbar wäre und damit den GoBD-Anforderungen nicht standhält. Eine Ausnahme gilt nur, wenn das Kassenbuch täglich ausgedruckt, manuell unterschrieben und unveränderbar archiviert wird. 

Besonders Programme wie DATEV werden hier gerne genutzt. Das hat den Vorteil, dass man alle Kassenbücher an einem "Platz" sichern kann. Wer das Kassenbuch handschriftlich führt, darf nicht den typischen Fehler machen und die Kontierung der Belege vergessen. Außerdem sollte man beim handschriftlichen Kassenbuch keine Leerzeilen lassen oder fehlerhafte Einträge löschen. Letztere müssen stattdessen markiert werden.

Welche typischen Fehler sollte man vermeiden? 

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen? 

Wer das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß führt, riskiert ernsthafte Konsequenzen. Das Finanzamt kann bei Mängeln die Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen. Dabei wird in der Regel zuungunsten des Unternehmens geschätzt. Darüber hinaus drohen: 

• Bußgelder bis zu 25.000 Euro (§ 379 AO)
• Steuernachzahlungen inkl. Zinsen
• Im schlimmsten Fall: strafrechtliche Verfolgung wegen Steuerhinterziehung

Wie lange muss ein Kassenbuch aufbewahrt werden?

Das Kassenbuch sowie alle zugehörigen Belege müssen gemäß §147 AO und §257 HGB mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, sofern die Vorgaben der GoBD eingehalten werden und die Unterlagen jederzeit lesbar und unveränderbar sind.