Management Reporting

Das Management Reporting gilt als wichtigstes Tool für den Erfolg Ihres Unternehmens. Es umfasst sämtliche Geschäftsbereiche und führt sämtliche Fakten und relevanten Zahlen in einem Bericht zusammen. Anhand dieser Zusammenfassung ist es möglich, Entscheidungen in der Unternehmensführung zu treffen und zu begründen. Zudem unterstützt der Management Report das Management dabei, eine zukunftsweisende Richtung einzuschlagen. Es ist daher auch unabdingbar für ein erfolgreiches Controlling.

Das Wichtigste in Kürze

• Management Reporting fasst Daten aus verschiedenen Bereichen zu einem Management Report zusammen. 
• Im Fokus stehen KPIs (Key Performance Indicators) und deren verständliche Aufbereitung.
• Typische Inhalte: Kosten, Umsatz/Absatz, Liquidität, Produktivität sowie Kunden- und Vertriebskennzahlen. 
• Zweck: Entscheidungen vorbereiten, Trends erkennen, Risiken früh sehen, Maßnahmen steuern. 
• Nicht verpflichtend wie externe Finanzberichte, aber wichtig fürs Controlling.

Welche Daten bietet das Management Reporting?

Das Ergebnis des Managements Reporting ist ein aussagekräftiger Management Bericht. Dieser Bericht enthält in erster Linie Zahlen, die für die Unternehmensführung von Bedeutung sind. Dabei umfasst das Management Reporting gemäß Definition sämtliche Faktoren, die für den Erfolg Ihres Unternehmens von Bedeutung sind. Diese können sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf den Umsatz oder die Produktivität haben.

Folgende Angaben berücksichtigen spezielle Management Reporting Tools:

• Kosten für Materialien, Personal und Liegenschaften
• Kundenstamm einschließlich Verteilung, Interessen und Bestellmengen
• Verkaufszahlen, sowohl die Stückmenge als auch der Produkt-Mix und ein stockender Absatz
• Liquidität
• Produktivität

Abhängig von der eigenen Ausgangslage und der individuellen Fragestellung kann das Management Reporting weitere Faktoren berücksichtigen. Das mach das Reporting ebenfalls wichtig für die Betriebswirtschaftliche Auswertung und die Cash Flow Analyse.

Hier liegt ebenfalls die Stärke im Management Reporting: Es kann sich auf sämtliche Geschäftsbereiche erstrecken oder den Fokus auf ein neues Produkt oder eine einzelne Produktionsstätte legen.

Ein neues Produkt macht beispielsweise die Zahlen aus der Marktforschung besonders relevant. Daneben können Zahlen und Informationen über andere Produktionsstätten aber ebenso von Bedeutung sein. Deshalb ist es durchaus sinnvoll, das Management Reporting für firmeninterne Neuerungen einzusetzen.

Wer kann Management Reporting Tools nutzen?

Das Management Reporting kommt in erster Linie in Unternehmen zum Einsatz. Es erleichtert etwa die Kostenstellenrechnung. Allerdings richtet sich das Tool nicht ausschließlich an firmeninterne Zwecke. Externe Parteien wie Analysten oder Börsenhändler können es ebenfalls nutzen. Sie erhalten verlässliche und verständlich aufbereitete Daten, die sie beim Kauf von Aktien oder bei der Planung von Investitionen unterstützen.

Wo liegen die Probleme im Management Reporting?

Die vielen unterschiedlichen Anforderungen können das Management Reporting vor ein Problem stellen. Schwierig gestaltet sich ein solches Tool dann, wenn Ihnen nicht alle relevanten Zahlen vorliegen. Ist ein externer Dienstleister mit dieser Aufgabe betraut, ist dessen umfassende Expertise zwingend notwendig. Dieses fachliche Know-how ermöglicht es, die richtigen Fragen zu fehlenden Zahlen zu stellen. Selbst innerhalb eines Unternehmens kann es schwierig sein, sämtliche Informationen zusammenzutragen.

Ein weiteres Problem ist der mögliche Zeitdruck. Ist das Management Reporting in kürzester Zeit zu durchlaufen, steigt die Gefahr, dass wichtige Zahlen in Vergessenheit geraten. Dabei muss es sich jedoch nicht immer um Zeitdruck handeln. Die beschleunigte Ökonomie und die Anzahl an komplexen Prozessen machen einen vollständigen Überblick ebenfalls schwierig.

Aufbau eines Management Reports: Was sollte drinstehen?

Damit ein Management Report nicht zur Zahlenwüste wird, hat sich ein klarer Aufbau bewährt:

1. Kurzüberblick (Executive Summary): 5–10 Kernaussagen, wichtigste Abweichungen und Entscheidungspunkte
2. Kernkennzahlen (KPI-Set): z. B. Umsatz, Marge, Kosten, Cashflow bzw. Liquidität, Produktivität, Kundenkennzahlen
3. Abweichungsanalyse: Ist vs. Plan bzw. Ist vs. Vorperiode, inklusive Ursachen und Kommentar
4. Maßnahmen und Verantwortlichkeiten: was wird getan, bis wann, wer ist Owner
5. Anhang (optional): Detailtabellen nur für die, die tiefer einsteigen müssen
   Genau diese Kombination aus Daten und Einordnung (Kontext/Kommentar) ist in der Praxis wesentlich für wirksames Reporting. 

Management Reporting vs. Finanzreporting

Finanzreports und externe Berichte dienen typischerweise der formalen Dokumentation gegenüber Dritten und folgen festen Regeln. Management Reporting ist dagegen frei gestaltbar und richtet sich an interne Entscheider: Es wird freiwillig erstellt, um die Entscheidungsgrundlage zu verbessern, Trends früh zu erkennen und Steuerungsimpulse abzuleiten.

Best Practices: So wird Reporting wirklich nutzbar

Einige Grundregeln machen den Unterschied zwischen „Report erzeugt“ und „Report genutzt“:

• Klarheit und Einfachheit: wenige, gut erklärte Kennzahlen statt Datenüberladung
• Relevanz: nur Zahlen, die eine Entscheidung unterstützen
• Genauigkeit und Aktualität: veraltete oder fehlerhafte Daten führen zu falschen Entscheidungen
• Visuelle Aufbereitung: Diagramme und strukturierte Übersichten helfen, Muster schneller zu erkennen