Offenlegungspflicht

Die Offenlegungspflicht ist eine gesetzlich festgelegte Pflicht. Sie betrifft sowohl Kapitalgesellschaften als auch Personengesellschaften und wird vom HGB geregelt. Diese Verpflichtung legt fest, dass der Jahresabschluss sowie sämtliche Unterlagen einzureichen sind - natürlich abhängig von der Größe des Betriebs.

Die Offenlegungspflicht dient nicht nur der gesetzlichen Dokumentation, sondern auch dem Gläubigerschutz und dem Ausgleich zur beschränkten Haftung bestimmter Rechtsformen. Gleichzeitig schafft sie Transparenz für Geschäftspartner, Gesellschafter und die Öffentlichkeit über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens.

Was ist die Offenlegungspflicht?

Die Offenlegungspflicht ist ein Begriff, der der Wirtschaft entstammt. Es handelt sich um die Verpflichtung, den Jahresabschluss sowie weitere Unterlagen beim Bundesanzeiger einzureichen. Von dort aus leiten die zuständigen Mitarbeitenden die Daten an das Unternehmensregister weiter. Gleichzeitig betrifft diese Pflicht die Kreditinstitute, die gewährte Kredite offenlegen müssen.

Seit 2022 erfolgt die Einreichung grundsätzlich elektronisch über das Unternehmensregister. Für Kleinstkapitalgesellschaften besteht die Möglichkeit, ihre Bilanz nur zu hinterlegen, statt sie vollständig zu veröffentlichen.

Welche Unternehmen sind zur Offenlegung verpflichtet?

Die Offenlegungspflicht betrifft zahlreiche Firmen. Zu den gängigsten gehören:

• Kleine, mittelgroße und große Kapitalgesellschaften
• Personenhandelsgesellschaften
• Banken und Versicherungsunternehmen

Trotzdem betrifft die Offenlegungspflicht weitaus mehr Unternehmen, als auf den ersten Blick zu vermuten. Selbst kleine Gesellschaften in Insolvenz oder Liquidation sind von dieser Pflicht nicht befreit.

Darüber hinaus sind auch kapitalistische Personengesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG) verpflichtet. Zudem können Personengesellschaften und Einzelkaufleute ab einer bestimmten Größe nach dem Publizitätsgesetz offenlegungspflichtig sein.
Die Schwellenwerte sind u. a.:

• Bilanzsumme über 65 Mio. Euro
• Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro
• mehr als 5.000 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt

Wichtig ist: Unternehmen, die von der Offenlegungspflicht betroffen sind, können gewisse Erleichterungen geltend machen. Diese Möglichkeiten sind im Bundesanzeiger publiziert. Kleine Kapitalgesellschaften erhalten beispielsweise die Aussicht, verkürzte Bilanzen zu veröffentlichen. Wichtig ist allein, dass sich etwa ein Jahresüberschuss in der Bilanzanalyse einwandfrei rückverfolgen lässt.

Welche Dokumente betrifft diese Verpflichtung?

Die handelsrechtlichen Anforderungen an die Offenlegung des Jahresabschlusses sind durchaus speziell. Aus diesem Grund sollten Kapitalgesellschaften sich an einen ausgewiesenen Steuerberater wenden. Welche Dokumente im individuellen Fall von Bedeutung sind, weiß der Experte und weist das Unternehmen darauf hin.

Dieses Vorgehen ist notwendig, da verschiedene Positionen der Steuer- und Handelsbilanz unterschiedliche Abschreibungszeiten aufweisen. Gleichzeitig gilt es, die Drohverlustrückstellung zu berücksichtigen, die in der Steuerbilanz nicht aufzuführen sind. Solche Aspekte machen den Jahresabschluss für die Offenlegungspflicht weitaus komplexer als andere Sachverhalte.

Während sich die unterjährigen Buchführungsarbeiten intern regeln lassen, ist der Jahresabschluss eine heikle Angelegenheit. Dieser muss den zuständigen Behörden außerdem in der vorgeschriebenen Offenlegungsfrist vorliegen.

Wann erfolgt die Offenlegung?

Nach § 325 HGB müssen die offenzulegenden Unterlagen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres beim Unternehmensregister eingereicht werden. Für börsennotierte Gesellschaften gilt eine verkürzte Frist von vier Monaten.

Welche Folgen hat eine verspätete Offenlegung?

Wird die Offenlegung versäumt, droht ein Ordnungsgeldverfahren durch das Bundesamt für Justiz. Die Strafen reichen von mindestens 2.500 Euro bis zu 25.000 Euro und können so lange wiederholt werden, bis die Pflicht erfüllt ist. Zusätzlich fallen Verwaltungsgebühren an.