Privateinlage

Was ist eine Privateinlage?

Lässt ein Unternehmer oder ein Gesellschafter einem Unternehmen Geld oder Sachgüter ohne Gegenleistung zukommen, ist die Rede von einer Privateinlage. Dieser als erfolgsneutral zu buchende Geschäftsvorfall erhöht das Eigenkapital des Unternehmens und kann dessen wirtschaftliche Lage verbessern.

Somit sind Privateinlagen auch für die betriebswirtschaftliche Auswertung bedeutend. Und auch für den Unternehmer selbst kann die Privateinlage Vorteile, beispielsweise auf steuerlicher Ebene mit sich bringen.

Privateinlagen sind alle privat für den Betrieb nachvollziehbar vorgelegten Beträge. Es lassen sich zwei verschiedene Privateinlagen unterschieden:

1. Bareinlagen
2. Sacheinlagen

Unternehmer oder Gesellschafter können Bareinlagen vornehmen, um dem Unternehmen liquide Mittel zukommen zu lassen. So können beispielsweise Investitionen getätigt oder offene Rechnungen beglichen werden - ohne Anleihen und Kredite von Dritten aufzunehmen.

Sacheinlagen sind unübersichtlicher als Bareinlagen. Der Unternehmer oder Gesellschafter stellt dem Unternehmen immaterielle oder materielle Vermögensgegenstände ohne Gegenleistung zur Verfügung. Dabei kann es sich um Wertpapiere, Grundstücke, Gebäude, Vorräte oder Maschinen handeln. Und selbst Forderungen lassen sich an das Unternehmen überschreiben.

Rechtlicher Rahmen und steuerliche Einordnung

Privateinlagen sind vor allem für Einzelunternehmen und Personengesellschaften relevant, da hier keine strikte Trennung zwischen Privat- und Betriebsvermögen besteht. Bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) gelten andere Regelungen, da Einlagen dort meist als Einzahlungen ins Stamm- oder Grundkapital behandelt werden.

Für die steuerliche Behandlung ist insbesondere § 4 Abs. 1 EStG maßgeblich, der die Gewinnermittlung nach dem Betriebsvermögensvergleich regelt. Privateinlagen sind erfolgsneutral, beeinflussen also nicht den Gewinn, erhöhen aber das Eigenkapital. Die Bewertung von Sacheinlagen erfolgt grundsätzlich zum Teilwert, wobei der Teilwert dem aktuellen Marktwert entspricht. Bei der Einlage von Wirtschaftsgütern, die bereits länger im Privatvermögen gehalten wurden, gelten besondere Bewertungsregeln (z. B. maximal fortgeführte Anschaffungskosten).

Auf welches Konto Sie eine Privateinlage buchen

Privateinlagen sind verpflichtend zu buchen. Das richtige Buchungskonto dafür ist das Privatkonto, also jenes Konto auf das auch verauslagtes Porto oder Reisekosten gebucht sind.

Das Privatkonto ist wiederum ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos. Das erklärt, weshalb sie das Eigenkapital des Unternehmens erhöhen, es im Umsatz allerdings ergebnisneutral ist. Das erhöhte Vermögen des Unternehmens entstand nämlich nicht durch das operative Geschäft. Sondern durch das externe Zutun des Unternehmers beziehungsweise des Gesellschafters.

Das Gegenteil von einer Privateinlage ist eine Privatentnahme. Der Unternehmer entnimmt also vermögen aus dem Unternehmen. Auch dieser Geschäftsvorfall ist erfolgsneutral und gehört entsprechend verbucht.

Gut zu wissen: Der Unternehmer ist aufgrund seiner rechtlichen Personenidentität mit dem Unternehmen nicht dazu befugt Rechtsgeschäfte mit sich selbst abzuschließen.

Bewertung und Dokumentation

Jede Privateinlage muss nachvollziehbar dokumentiert werden, damit das Finanzamt die Herkunft und den Wert der eingebrachten Mittel oder Güter prüfen kann. Bei Bareinlagen reicht ein Einzahlungsbeleg oder Kontoauszug. Sacheinlagen erfordern eine genaue Beschreibung und Wertermittlung, etwa durch Rechnungen, Gutachten oder vergleichbare Marktpreise. Die Dokumentation sollte so geführt werden, dass sie auch Jahre später noch nachvollziehbar ist. Besonders bei hochwertigen oder schwer bewertbaren Einlagen empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.

Grenzfälle und Besonderheiten

Bei der Einlage von gemischt genutzten Wirtschaftsgütern (z. B. ein Fahrzeug, das privat und betrieblich genutzt wurde) muss der betriebliche Nutzungsanteil klar abgegrenzt werden. Immaterielle Werte wie Patente oder Lizenzen können ebenfalls eingebracht werden, hier gelten jedoch besondere Bewertungs- und Nachweispflichten. Forderungen können als Privateinlage übertragen werden, sofern sie klar dokumentiert und bewertet sind. Arbeitsleistungen gelten steuerlich nicht als Privateinlage, da sie nicht als Wirtschaftsgut im steuerlichen Sinne anerkannt werden.

Ein Beispiel für die Privateinlage im Einzelunternehmen

Überstellt ein Unternehmer ein relativ neues Fahrzeug (jünger als drei Jahre) vom Privatvermögen in das Betriebsvermögen: Dann gilt es, diese Privateinlage voll auf das Privatkonto zu verbuchen.

Schaffte er das Fahrzeug aber drei oder mehr Jahre vor der Privateinlage an: Dann muss die Buchhaltung zwar der entsprechende Wert erfassen, darf aber den der maximal fortgeführten Anschaffungskosten nicht übersteigen. Diese Regelung gilt für jedes „übergehende Wirtschaftsgut“.

Praktische Tipps und häufige Fragen

Typische Fehler sind fehlende oder unzureichende Dokumentation, falsche Bewertung von Sacheinlagen oder die Verwechslung mit Darlehen. Es empfiehlt sich, alle Einlagen zeitnah und vollständig zu erfassen und Belege sorgfältig aufzubewahren. Bei Unsicherheiten sollte immer der Steuerberater eingebunden werden, um spätere Nachfragen des Finanzamts zu vermeiden. Die Nutzung von Buchhaltungssoftware kann helfen, die Buchungen korrekt zuzuordnen und den Überblick zu behalten.

Häufige Fragen