Zweifelhafte Forderungen

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Schuldner Ihre an ihn gestellten Forderungen noch begleicht? Rückt der Tag der Jahresbilanzierung näher, bleibt Ihrer Buchhaltung nur eine Wertberichtigung. Doch keine Sorge: Sollte sich Ihre Befürchtung im Nachhinein als unnötig herausstellen, können Sie den Zahlungseingang dennoch korrekt verbuchen.

Was sind zweifelhafte Forderungen?

Trotz mehrfacher Mahnung meldet sich Ihr Geschäftspartner nicht zurück? Ihnen ist zu Ohren gekommen, dass sein Betrieb möglicherweise Insolvenz anmelden muss? In diesen Fällen handelt es sich um zweifelhafte oder auch dubiose Forderungen. Diese werden zu Ihren Lasten und mit hoher Wahrscheinlichkeit unter dem Wert des Nennbetrages beglichen. Da Sie in Ihrer Bilanz den zu erwartenden Wert ausweisen müssen, sind Sie zu einer Wertberichtigung beziehungsweise Abschreibung verpflichtet.

Neben den dubiosen Forderungen finden sich noch einwandfreie Forderungen. Deren Begleichung in voller Höhe ziehen Sie nicht in Zweifel ziehen. Zuletzt gibt es noch die uneinbringlichen Forderungen. Bei diesen sind Sie sich so gut wie sicher, Ihren Anspruch nicht mehr durchsetzen zu können.

Wie erkennt man zweifelhafte Forderungen?

Um zweifelhafte Forderungen zu erkennen, ist ein systematisches und mehrstufiges Vorgehen notwendig. Das Ziel: Frühzeitig Risiken im Forderungsbestand zu identifizieren und diese sachgerecht in der Buchhaltung abzubilden. Folgende Schritte sind dabei wesentlich:

Regelmäßige Überprüfung der offenen Forderungen

Unternehmen sollten ihre offenen Forderungen laufend analysieren. Dazu gehört die Kontrolle aller noch nicht beglichenen Rechnungen und die Überwachung der Fälligkeit. Besonders wichtig ist die Altersstruktur der Forderungen: Je länger eine Forderung überfällig ist, desto höher ist das Risiko, dass sie nicht mehr beglichen wird.

Identifikation von Risikofaktoren

Typische Anzeichen für zweifelhafte Forderungen sind:

• Längerer Zahlungsverzug trotz Mahnungen
• Wiederholte Zahlungsversprechen, die nicht eingehalten werden
• Beantragtes oder laufendes Insolvenzverfahren des Kunden
• Schecks werden nicht eingelöst
• Widerspruch gegen Mahnbescheid
• Streitigkeiten über die gelieferte Ware oder Dienstleistung

Auch wirtschaftliche Schwierigkeiten des Kunden, eine schlechte Kreditwürdigkeit oder Hinweise auf Betrug können Indizien sein.

Einzelfallprüfung und Dokumentation

Jede potenziell zweifelhafte Forderung sollte einzeln geprüft werden. Dabei werden alle relevanten Informationen wie die Kommunikation mit dem Kunden, Mahnverlauf, Bonitätsauskünfte und sonstige Hinweise auf Zahlungsprobleme dokumentiert. Diese Dokumentation ist wichtig, um die Zweifelhaftigkeit gegenüber dem Finanzamt oder im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt glaubhaft zu machen.

Bewertung und Schätzung des Ausfallrisikos

Im nächsten Schritt wird das Ausfallrisiko bewertet. Hierzu können verschiedene Methoden genutzt werden:

• Analyse der Zahlungshistorie des Kunden
• Historische Ausfallquoten im Unternehmen oder branchenspezifische Benchmarks
• Altersstruktur der Forderungen (z. B. 30, 60, 90 Tage überfällig)
• Einschätzung durch das Management auf Basis der aktuellen Wirtschaftslage und individueller Kundeninformationen

Trennung von einwandfreien und zweifelhaften Forderungen

Sobald eine Forderung als zweifelhaft eingestuft wird, muss sie in der Buchhaltung von den einwandfreien Forderungen abgegrenzt werden. Dies erfolgt meist durch Umbuchung auf ein separates Konto für zweifelhafte Forderungen.

Wertberichtigung vornehmen

Für die als zweifelhaft erkannten Forderungen wird eine Einzelwertberichtigung gebildet. Die Höhe richtet sich nach dem geschätzten Ausfallrisiko. Erst wenn endgültig feststeht, dass die Forderung uneinbringlich ist (z. B. nach Insolvenzverfahren, Tod des Schuldners oder Verjährung), erfolgt die vollständige Abschreibung. Wertberichtigungen mindern den Gewinn und wirken sich auf die Steuerlast aus, weshalb eine sorgfältige Dokumentation erforderlich ist.

Zweifelhafte Forderungen buchen

Bei der bilanziellen Behandlung einer zweifelhaften Forderung ist Ihre Buchhaltung zu Folgendem verpflichtet: Nach dem sogenannten Niederstwert- und Vorsichtsprinzip den wahrscheinlichen Wert in der Bilanz anzugeben. Bereits gebuchte Werte werden im Hauptbuch korrigiert, um ein fehlerfreies Finanzbild der aktuellen Unternehmenssituation zu gewährleisten.

Jegliche Zweifel an einem Erhalt des berechneten Betrages in seiner Gesamtsumme führen zu einer Umbuchung der nun dubiosen Forderungen. Und damit zu einer Abgrenzung zu den Konten der einwandfreien Forderungen. Als Resultat verringern sich Ihre Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Der genaue Wert bemisst sich am ursprünglichen Wert der Forderung. Ihre Buchhaltung schätzt anhand vergangener Erfahrungswerte, welchen Prozentsatz der Forderung der Schuldner womöglich noch begleicht. Dabei ist der reine Nettowert ohne Umsatzsteuer berücksichtigt.

Sonderfall: Zweifelhafte Forderungen werden bezahlt. Haben Sie sich geirrt und erhalten nach der Wertberichtigung doch noch die gesamte Forderung? Dann müssen Sie den Zahlungseingang auf dem Konto für zweifelhafte Forderungen verbuchen und die gesamte Position schließen.

Zweifelhafte Forderungen: HGB und Kapitalgesellschaften

Gemäß § 266 Abs. 2 Handelsgesetzbuch steht Ihnen als Kapitalgesellschaften kein separates Konto für zweifelhafte Forderungen zur Verfügung. Sie haben die Wahl, sie als direkte oder auch als indirekte Abschreibung in Höhe der Wertkorrektur zu verbuchen. Und damit die Passivposition wieder zu erhöhen.

Grundsätzlich fallen zweifelhafte Forderungen gegenüber Schuldnern aus dem Inland unter die Einzelwertberichtigung. In Ausnahmefällen können Sie bei Unternehmen mit Hauptsitz im Ausland auch eine Pauschalwertberichtigung durchführen. Pauschalwertberichtigungen kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn ein Unternehmen viele kleinere offene Forderungen hat. In solchen Fällen wäre es zu zeit- und arbeitsintensiv, jede einzelne Forderung auf ihr Ausfallrisiko zu prüfen und individuell zu bewerten. Deshalb wird stattdessen eine pauschale Wertberichtigung für den gesamten Forderungsbestand vorgenommen.