Debitor

Im Internet, aber auch im alltäglichen Geschäftsleben ist der Begriff „Debitor“ weit verbreitet. Ein Debitor ist eine Person, die einen Kauf tätigt, ohne die Ware sofort zu bezahlen, wie es beispielsweise beim Kauf auf Rechnung der Fall ist.

Der Begriff stammt vom lateinischen Wort „debere“ ab und bedeutet übersetzt „schulden“. Im Rechnungswesen bezeichnet ein Debitor daher einen Schuldner aus Lieferungen und Leistungen.

Die Unterschiede zwischen Debitoren und Kreditoren haben wir übrigens in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Debitor ist ein Kunde oder Schuldner, der eine Rechnung noch nicht bezahlt hat.
• Debitoren entstehen bei Lieferungen oder Dienstleistungen mit Zahlungsziel.
• Offene Forderungen gegenüber Debitoren werden in der Debitorenbuchhaltung verwaltet.
• Zahlt ein Debitor nicht fristgerecht, kann ein Mahnverfahren eingeleitet werden.
• Das Gegenstück zum Debitor ist der Kreditor, also der Gläubiger beziehungsweise Lieferant.
• Eine funktionierende Debitorenbuchhaltung ist wichtig für die Liquidität eines Unternehmens.

Was ist ein Debitor?

Im Grunde ist jede Person, die ein Produkt bestellt oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, ohne dabei in Vorkasse zu gehen, ein Debitor. Denn wer eine Ware oder Leistung nicht direkt bezahlt, schuldet dem Gläubiger zunächst den offenen Rechnungsbetrag. Meist kommt in diesem Zusammenhang ein Kaufvertrag zustande, in dem das so genannte Zahlungsziel festgehalten wird. Lässt der Debitor die vereinbarte Frist verstreichen, ohne die Rechnung zu begleichen, gerät er automatisch in Verzug. Aus diesem Grund ist es üblich, dass sich die Kreditoren, also die Gläubiger, vor Vertragsabschluss über die Bonität des Debitors erkundigen. So kann besser eingeschätzt werden, ob der Kunde seine offenen Forderungen fristgerecht begleichen kann.

Besonders bei größeren Aufträgen oder langen Zahlungszielen spielt die Bonitätsprüfung eine wichtige Rolle. Unternehmen möchten dadurch vermeiden, dass offene Forderungen entstehen, die später nicht mehr beglichen werden können.

Typische Debitoren sind:

• Kunden im Onlinehandel beim Kauf auf Rechnung
• Geschäftskunden mit vereinbartem Zahlungsziel
• Auftraggeber bei Dienstleistungen oder Projekten
• Unternehmen, die Waren auf Rechnung beziehen

Was kann ich tun, wenn ein Debitor seine Rechnungen nicht bezahlt?

Es kann vorkommen, dass ein Debitor der Zahlungsaufforderung nicht innerhalb der vereinbarten Frist nachkommt. In diesem Fall bleibt die Forderung zunächst offen und muss weiterhin in der Buchhaltung berücksichtigt werden. Das hat nicht nur Folgen für Ihren Gewinn, sondern muss auch explizit in der Bilanz ausgewiesen werden. Gleichzeitig können Sie diese Forderung auch in das sogenannte Debitorenkonto eintragen. Dieses Konto ist dem jeweiligen Debitor zugeordnet und weist bei Nichtbezahlung einen offenen Sollsaldo auf.

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, wird in der Regel zunächst eine Zahlungserinnerung und anschließend ein Mahnverfahren eingeleitet. Ziel ist es, die offene Forderung möglichst schnell zu begleichen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Kann eine Forderung dauerhaft nicht mehr eingetrieben werden, spricht man von einer uneinbringlichen Forderung. Dies kann beispielsweise bei einer Insolvenz des Debitors der Fall sein. Solche Forderungen müssen abgeschrieben werden.

Ist die Debitorenbuchhaltung für mich wichtig?

Die „Debitorenbuchhaltung“ ist ein zentraler Bestandteil einer jeden Finanzbuchhaltung. Sie gibt Auskunft über offene Forderungen und noch nicht bezahlte Rechnungen, sodass im Zweifelsfall auch ein Mahnverfahren eingeleitet werden kann. Für Sie als Unternehmer kann dieser Umstand wiederum zu einer Drohverlustrückstellung führen. Diese Rückstellung kommt immer dann zum Tragen, wenn ein Geschäft abgeschlossen, aber die Höhe der Finanzeinbuße noch nicht ermittelt ist. Es ist daher besonders wichtig, dass Sie sich ausreichend mit der Debitorenbuchhaltung, einzelnen Debitoren und der Bildung von Rückstellungen beschäftigen.

Die Debitorenbuchhaltung übernimmt dabei unter anderem folgende Aufgaben:

• Erfassung von Ausgangsrechnungen
• Überwachung offener Posten
• Kontrolle von Zahlungseingängen
• Durchführung des Mahnwesens
• Verwaltung einzelner Debitorenkonten

In vielen Unternehmen werden sämtliche offenen Forderungen zusätzlich in einer sogenannten Offene-Posten-Liste (OPL) erfasst. Dadurch behalten Unternehmen stets den Überblick über unbezahlte Rechnungen, Zahlungsziele und mögliche Mahnstufen.

Eine funktionierende Debitorenbuchhaltung hat außerdem direkten Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens. Werden Rechnungen zu spät bezahlt, fehlt dem Unternehmen unter Umständen kurzfristig Kapital für laufende Kosten oder Investitionen. Aus diesem Grund zählt das Forderungsmanagement zu den wichtigsten Aufgaben innerhalb der Finanzbuchhaltung.

Bei Unklarheiten ist ein professioneller Finanzbuchhalter stets der richtige Ansprechpartner, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.