Was ist ein Inkassoverfahren?

Ein Inkassoverfahren ist ein strukturiertes Verfahren zur Eintreibung offener Forderungen. Der Begriff leitet sich vom italienischen „incassare" (einkassieren) ab. Ein Gläubiger oder Kreditor kann es einleiten, um eine offene Forderung bei einem Kunden (in diesem Fall Debitor) einzufordern. Um ein solches Verfahren einleiten zu können, beauftragt man in der Regel einen externen Dienstleister - sogenannte Inkassodienstleiter. Für Unternehmen bedeutet das mehr Sicherheit, obwohl der Kunde in Zahlungsverzug geraten ist.

Gut zu wissen: Laut dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU) werden jährlich rund 20 Millionen Forderungen an Mitgliedsunternehmen übergeben: mit einem realisierten Volumen von rund sechs Milliarden Euro.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Inkassoverfahren dient der Durchsetzung offener und fälliger Forderungen.
• Meist wird zunächst ein außergerichtliches Inkassoverfahren durchgeführt.
• Bleibt die Zahlung aus, kann ein gerichtliches Mahnverfahren folgen.
• Inkassounternehmen dürfen Schuldner kontaktieren und Zahlungsvereinbarungen treffen, jedoch keine eigenständigen Pfändungen durchführen.
• Die Kosten des Inkassoverfahrens trägt grundsätzlich der Schuldner, sofern die Forderung berechtigt ist und er sich im Zahlungsverzug befindet.
• Eine frühzeitige Forderungsüberwachung hilft Unternehmen dabei, Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Voraussetzungen für ein Inkassoverfahren

Die Grundlage für ein Verfahren ist eine offene Forderung, zum Beispiel eine unbezahlte Rechnung. In vielen Fällen wird vor Einleitung eines Inkassoverfahrens zunächst eine Mahnung versendet. Eine Mahnung ist jedoch nicht in jedem Fall zwingend erforderlich, da der Schuldner unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Mahnung in Verzug geraten kann. Hinzu kommt der Nachweis darüber, dass die vertraglich vereinbarte Leistung auch erbracht wurde, zum Beispiel eine Lieferung eines bestimmten Produkts. Wenn die sogenannte Mahnfrist abgelaufen ist, kann man das Inkassoverfahren einleiten.

Weitere Voraussetzungen im Überblick:

• Die Forderung ist fällig und nicht verjährt (Regelverjährung: 3 Jahre gemäß §195 BGB)
• Es liegt ein gültiger Rechtstitel vor
• Eine Mahnung wurde versendet und die Mahnfrist ist abgelaufen
• Die Forderung muss nachvollziehbar und nachweisbar sein, beispielsweise durch einen Vertrag, eine Rechnung oder einen Lieferschein.

Außergerichtliches vs. gerichtliches Inkassoverfahren 

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Inkassoverfahren: 

• Außergerichtliches Inkasso: Das Inkassounternehmen versucht, die Forderung ohne Gerichtsbeteiligung einzutreiben. Entweder durch einen Mahnbescheid oder die direkte Kontaktaufnahme mit dem Schuldner. Denn dieser Weg ist schneller und kostengünstiger.
• Gerichtliches Inkasso: Zahlt der Schuldner trotz außergerichtlicher Bemühungen nicht, wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Dies mündet im Idealfall in einen Vollstreckungsbescheid.

Ablauf eines Inkassoverfahrens in 3 Phasen

Je nach Reaktion des Schuldners kann ein Inkassoverfahren unterschiedliche Verläufe nehmen. In der Praxis lässt sich der Ablauf meist in drei aufeinanderfolgende Phasen unterteilen:

Phase 1: Vorgerichtliche Phase

Der Inkassodienstleister nimmt Kontakt mit dem Schuldner auf, weist auf die offene Forderung hin und fordert zur Zahlung auf. Ziel ist eine außergerichtliche Einigung. Die eingezogene Summe wird an den Gläubiger weitergeleitet. Das Verfahren ist damit abgeschlossen und die Forderung in der Bilanz zu verbuchen.

Phase 2: Gerichtliche Phase

Reagiert der Schuldner nicht, leitet das Inkassounternehmen – mit Zustimmung des Gläubigers – ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Das Gericht kann einen Mahn- und Vollstreckungsbescheid erlassen. Der Schuldner hat dann die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Tut er das, kommt es zu einem ordentlichen Gerichtsverfahren.

Phase 3: Nachgerichtliche Phase / Zwangsvollstreckung

Liegt ein vollstreckbarer Titel vor und zahlt der Schuldner dennoch nicht, schaltet sich ein Gerichtsvollzieher ein. Dieser vollstreckt die Forderung, ggf. durch Pfändung von Geldbeträgen oder Wertgegenständen.

Wichtig: Ein Inkassobüro kann niemals eigenmächtig pfänden! Dafür ist stets ein Vollstreckungsgericht zuständig.

Kosten eines Inkassoverfahrens 

Die Kosten eines Inkassoverfahrens richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und werden grundsätzlich vom Schuldner getragen, sofern die Forderung berechtigt ist. 

• Bei einer Streitsumme bis 50 Euro: maximal 36 Euro Inkassogebühr
• Bei sofortiger Zahlung nach erstem Mahnschreiben: maximal 18 Euro
• Gerichtliche Phasen verursachen zusätzliche Gerichts- und Anwaltskosten

Bleibt der Schuldner unauffindbar oder ist zahlungsunfähig, kann der Gläubiger auf den Kosten sitzen bleiben. Dieses Risiko sollte bei der Entscheidung für ein Inkassoverfahren einkalkuliert werden. 

Wie lange dauert ein Inkassoverfahren?

Die Dauer eines Inkassoverfahrens hängt vom Einzelfall ab. Begleicht der Schuldner die Forderung nach dem ersten Mahnschreiben, kann das Verfahren bereits nach wenigen Tagen oder Wochen abgeschlossen sein.

Kommt es hingegen zu einem gerichtlichen Mahnverfahren oder sogar zu einer Zwangsvollstreckung, kann sich die Forderungsdurchsetzung über mehrere Monate erstrecken. Grundsätzlich gilt: Je früher offene Forderungen verfolgt werden, desto schneller lässt sich ein Inkassoverfahren häufig abschließen.

Inkassoverfahren einleiten: Darauf kommt es an

Es gibt verschiedene Faktoren, die den Erfolg eines Inkassoverfahrens beeinflussen können. Zunächst sollten Unternehmer genau Buch darüber führen, welche Rechnungen nicht bezahlt wurden. Hier kann zum Beispiel eine Offene-Posten Liste helfen, wie man unter anderem bei DATEV nutzen kann.

Bevor eine Mahnung verschickt wird, empfiehlt sich zunächst eine formlose Zahlungserinnerung mit klar gesetzter Frist – insbesondere bei Kunden, die bisher zuverlässig gezahlt haben. Erst wenn diese ohne Reaktion bleibt, folgt die offizielle Mahnung und schließlich die Beauftragung eines Inkassobüros. Das Inkassobüro sollte möglichst zeitnah beauftragt werden, damit die Forderung nicht verjährt (§195 BGB: 3 Jahre ab Jahresende der Fälligkeiten). Bei Forderungen, die kurz vor der Verjährung stehen, kann eine verjährungshemmende Maßnahme wie der gerichtliche Mahnantrag sinnvoll sein.