Offene Posten Liste (OPL)

Buchungen, die auf einem Konto noch nicht ausgeglichen sind, gelten allgemeinhin als „offene Posten“. Diese Posten können dabei sowohl debitorisch als auch kreditorisch sein. Dementsprechend ist die Forderung oder Verbindlichkeit bereits im Vorfeld zu kategorisieren. Da es im Unternehmensalltag immer wieder zu offenen Posten kommt, eine strukturierte Übersicht über diese Buchungen sinnvoll.

Die Offene-Posten-Liste wird häufig auch als OP-Liste, OPL oder OPOS-Liste bezeichnet. Gemeint ist dabei stets eine Übersicht aller noch nicht ausgeglichenen Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Sie hilft dabei, Zahlungseingänge und offene Rechnungen im Blick zu behalten und die Liquidität besser zu planen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Offene-Posten-Liste (OPL oder OPOS-Liste) enthält alle noch nicht ausgeglichenen Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens.
• Offene Posten entstehen beispielsweise durch unbezahlte Rechnungen oder noch offene Lieferantenverbindlichkeiten.
• Die OPL unterstützt Unternehmen dabei, Zahlungseingänge und Zahlungsfristen zu überwachen.
• Eine aktuelle Offene-Posten-Liste verbessert die Liquiditätsplanung und erleichtert das Mahnwesen.
• Zu den wichtigsten Angaben gehören Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Zahlungsziel sowie Kunde oder Lieferant.
• Die regelmäßige Pflege der OPOS-Liste hilft dabei, Zahlungsausfälle und unnötige Zusatzkosten zu vermeiden.

Was ist eine Offene-Posten-Liste?

Das Führen der Offenen-Posten-Liste ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung. Die Offene-Posten-Liste ist dabei, wie der Name bereits sagt, für offene Posten vorgesehen. Eine solche Buchung entsteht beispielsweise, wenn Unternehmen A dem Unternehmen B eine Rechnung stellt. Solange diese noch nicht beglichen ist, fällt ein offener Posten für beide Unternehmen an. Für Unternehmen A handelt es sich dabei um eine Forderung, Unternehmen B hat jedoch eine Verbindlichkeit zu tilgen. Ein Ausgleich kann über eine Bezahlung von Unternehmen B und eine Verbuchung des Geldeingangs bei Unternehmen A erfolgen.

Die Offene-Posten-Liste im Detail: Forderungen vs. Verbindlichkeiten

Dabei haben Offene-Posten-Listen stets einen Einfluss auf die Liquidität der jeweiligen Unternehmen. Grundsätzlich ist in diesem Rahmen zwischen debitorischen Fällen (Forderungen) und kreditorischen Fällen (Verbindlichkeiten) zu unterschieden. Es lohnt sich daher, für jedes Unternehmen, das anderen Firmen Waren oder Dienstleistungen anbietet, eine Offene-Posten-Liste zu erstellen. Dabei gehen die Firmen nach einem bestimmten Muster vor:

• Für Forderungen ist es wichtig, dass Unternehmen die Zahlungseingänge aller ausgestellten Rechnungen sorgfältig überwachen. Dadurch lassen sich Zahlungsverzüge frühzeitig erkennen und bei Bedarf Mahnungen versenden. Das dient vor allem der Sicherung der eigenen Liquidität.

• Offene Verbindlichkeiten sollten möglichst innerhalb der vereinbarten Zahlungsfristen beglichen werden. Dadurch lassen sich Verzugszinsen, Mahngebühren und weitere Zusatzkosten vermeiden.

Eine aktuelle OPOS-Liste hilft Unternehmen dabei, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen. Werden offene Forderungen konsequent überwacht, können ausstehende Zahlungen schneller eingefordert werden. Gleichzeitig behalten Unternehmen ihre eigenen Verbindlichkeiten im Blick und vermeiden unnötige Zusatzkosten.

Welche Informationen enthält eine Offene-Posten-Liste?

Damit eine Offene-Posten-Liste ihren Zweck erfüllen kann, sollte sie sämtliche relevanten Informationen zu offenen Forderungen und Verbindlichkeiten enthalten.

Dazu gehören insbesondere:

• Name des Kunden oder Lieferanten
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsziel
• aktueller Zahlungsstatus

Durch diese Angaben können Unternehmen jederzeit nachvollziehen, welche Rechnungen noch offen sind und bei welchen Posten Handlungsbedarf besteht.

Offene Posten Liste erstellen: Darauf sollten Sie achten

Um den Überblick aller Forderungen und Verbindlichkeiten nicht zu verlieren, ist das Erstellen einer Offene-Posten-Liste ratsam. Alle noch nicht ausgeglichenen Rechnungen werden entweder als Debitoren- oder Kreditorenposten in der Offenen-Posten-Liste erfasst. Somit ergibt sich eine Liste mit allen noch nicht ausgeglichenen Buchungen. Wichtig ist, die Liste sorgsam, regelmäßig und gewissenhaft zu führen. Doch dabei kann es zu Fehlern oder Problemen kommen.

Die Liste sollte kontinuierlich gepflegt werden. Kommt es hier zu Versäumnissen oder Verzügen, können diese Umstände gewisse Unkosten für das Unternehmen verursachen. Dabei ist es ebenso maßgeblich, die Geldeingänge- und -Ausgänge richtig zu erfassen und die Liste dementsprechend abzuändern. So gelingt die Buchhaltung, keine Rechnungen oder Posten gehen unter und alle Zahlen stimmen.

Viele Unternehmen führen ihre Offene-Posten-Liste heute nicht mehr manuell, sondern mithilfe einer Buchhaltungssoftware. Dadurch lassen sich offene Forderungen und Verbindlichkeiten einfacher erfassen und aktuell halten. Gleichzeitig lassen sich Zahlungseingänge schneller zuordnen und offene Rechnungen leichter überwachen.

Unabhängig davon, ob die OPL digital oder manuell geführt wird, sollte sie regelmäßig kontrolliert und aktualisiert werden. Nur so ist gewährleistet, dass die Liste jederzeit den tatsächlichen Stand der offenen Posten widerspiegelt.

Warum ist eine Offene-Posten-Liste so wichtig?

Die Offene-Posten-Liste gehört zu den wichtigsten Auswertungen der Finanzbuchhaltung. Sie ermöglicht einen schnellen Überblick über sämtliche offenen Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens.

Durch die regelmäßige Pflege der OPOS-Liste lassen sich Zahlungsausfälle schneller erkennen, Mahnverfahren rechtzeitig einleiten und Zahlungsfristen besser überwachen. Gleichzeitig bildet sie eine wichtige Grundlage für die Liquiditätsplanung und das Forderungsmanagement.