Offene Posten Liste (OPL)

Buchungen, die auf einem Konto noch nicht ausgeglichen sind, gelten allgemeinhin als „offene Posten“. Diese Posten können dabei sowohl debitorisch als auch kreditorisch sein. Dementsprechend ist die Forderung oder Verbindlichkeit bereits im Vorfeld zu kategorisieren. Da es im Unternehmensalltag immer wieder zu offenen Posten kommt, ist das Führen einer Offenen Posten Liste (kurz OPL) sinnvoll.

Was ist eine Offene-Posten-Liste?

Das Führen der Offenen-Posten-Liste ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung. Die Offene-Posten-Liste ist dabei, wie der Name bereits sagt, für offene Posten vorgesehen. Eine solche Buchung entsteht beispielsweise, wenn Unternehmen A dem Unternehmen B eine Rechnung stellt. Solange diese noch nicht beglichen ist, fällt ein offener Posten für beide Unternehmen an. Für Unternehmen A handelt es sich dabei um eine Forderung, Unternehmen B hat jedoch eine Verbindlichkeit zu tilgen. Ein Ausgleich kann über eine Bezahlung von Unternehmen B und eine Verbuchung des Geldeingangs bei Unternehmen A erfolgen.

Die Offene-Posten-Liste im Detail: Forderungen vs. Verbindlichkeiten

Dabei haben offene Posten Listen stets einen Einfluss auf die Liquidität der jeweiligen Unternehmen. Grundsätzlich ist in diesem Rahmen zwischen debitorischen Fällen (Forderungen) und kreditorischen Fällen (Verbindlichkeiten) zu unterschieden. Es lohnt sich daher, für jedes Unternehmen, das anderen Firmen Waren oder Dienstleistungen anbietet, eine Offene-Posten-Liste zu erstellen. Dabei gehen die Firmen nach einem bestimmten Muster vor:

• Für die Forderungen ist es wichtig, dass die Kreditoren die Zahlungseingänge aller ausgestellten Rechnungen sorgfältig abgleichen. Somit lassen sich bei Zahlungsverzügen schnell Mahnungen erstellen. Das dient vor allem der Zahlungsfähigkeit des eigenen Unternehmens.
• Verbindlichkeiten sind von Debitoren hingegen schnellstmöglich zu regulieren und Fristen einzuhalten. So lassen sich Verzugszinsen und höhere Kosten optimal vermeiden.

Offene Posten Liste erstellen: Darauf sollten Sie achten

Um den Überblick aller Forderungen und Verbindlichkeiten nicht zu verlieren, ist das Erstellen einer Offene-Posten-Liste ratsam. Alle Rechnungen kommen in die Offene-Posten-Liste für a) Debitoren-Transaktion oder b) Kreditoren-Transaktion. Somit ergibt sich eine Liste mit allen noch nicht ausgeglichenen Buchungen. Wichtig ist, die Liste sorgsam, regelmäßig und gewissenhaft zu führen. Doch dabei kann es zu Fehlern oder Problemen kommen.

Die Liste sollte kontinuierlich unter Beobachtung stehen. Aktualisierungen und Korrekturen sind in diesem Rahmen überaus wichtig. Kommt es hier zu Versäumnissen oder Verzügen, können diese Umstände gewisse Unkosten für das Unternehmen verursachen. Dabei ist es ebenso maßgeblich, die Geldeingänge- und -Ausgänge richtig zu erfassen und die Liste dementsprechend abzuändern. So gelingt die Buchhaltung, keine Rechnungen oder Posten gehen unter und alle Zahlen stimmen.

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